Bedrijfsevent op eigen locatie organiseren (onze tips)

Bedrijfsevent op eigen locatie organiseren? Zo organiseert u het professioneel met Showtime Orange

Het organiseren van een bedrijfsevent op eigen locatie is een kans om een onvergetelijke ervaring te creëren voor medewerkers, klanten en relaties. Of u nu een jubileum, open huis, familiedag, klantendag of bedrijfsfeest in uw eigen werkhal organiseert, er komt veel kijken bij de planning. Veel bedrijven weten niet waar te beginnen: vergunningen, plattegronden, technische tekeningen, catering, meubilair, entertainment, aanmeldingen en techniek vormen een complexe puzzel. In dit blog nemen we u mee langs alle mogelijkheden en voorwaarden voor een geweldig bedrijfsevent op de eigen locatie. En we kijken naar de WKR (werkkostenregeling); want die maakt een bedrijfsfeest op eigen locatie extra aantrekkeliijk!

Evenementenbureau Showtime Orange is dé partner die al deze taken uit handen neemt. Wij zorgen ervoor dat uw evenement op eigen terrein vlekkeloos verloopt, van concept tot uitvoering, met oog voor detail en maximale impact.

Inhoudsopgave artikel over bedrijfsevent op eigen locatie:

• Waarom kiezen voor een bedrijfsevent op eigen locatie?
• Begin met een gedegen plan: vergunningen, plattegronden en technische tekeningen
• Online aanmeldservice: gastenregistratie volledig uit handen
• Meubilair, catering en aankleding: sfeer en stijl op eigen terrein
• Attracties, sprekers en entertainment op eigen locatie
• Techniek: licht, geluid, fotografie en videografie
• Praktische tips voor een succesvol bedrijfsevent op eigen locatie
• De voordelen van een volledig ontzorgd event op eigen terrein
• WKR: de belastingdienst helpt mee met een bedrijfsfestival of bedrijfsfeest op eigen locatie
• Waarom een bedrijfsevent op locatie fiscaal zo slim is binnen de WKR
• Wat is de WKR en waarom speelt die een rol bij een bedrijfsevent?
• Een event op locatie valt buiten de WKR-vrije ruimte
• De voorwaarden: wanneer geldt dit fiscale voordeel?
• Waarom steeds meer bedrijven kiezen voor hun eigen terrein
• Hoe bedrijven optimaal gebruik maken van de WKR
• Checklist: hoe begin je met een bedrijfsfestival op de locatie
• Conclusie: Showtime Orange maakt uw bedrijfsevent op de locatie onvergetelijk
• Referentieprojecten van bedrijfsevents op locatie

Waarom kiezen voor een bedrijfsevent op eigen locatie?

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun evenementen op eigen locatie te organiseren. Het organiseren van een bedrijfsevent op eigen locatie biedt meerdere voordelen. Denk hierbij aan:

Laten zien wat je in huis hebt!

Veel bedrijven kiezen voor een bedrijfsevent op het eigen bedrijf om te laten zien wat men in huis heeft. Letterlijk en figuurlijk. Veel bedrijven kunnen de machines en producten niet vervoeren naar een externe locatie, dus de eigen locatie is hiervoor de uitgelezen mogelijkheid. Wij kleden het daarna graag voor u aan met catering, aankleding, programma, etc.

 

Persoonlijke en authentieke sfeer

Een event op eigen terrein creëert een persoonlijke en authentieke sfeer. Uw gasten voelen zich direct verbonden met uw organisatie en de omgeving waarin u werkt. Of het nu gaat om een jubileum of een familiedag, een eigen locatie maakt het makkelijker om een warme en herkenbare setting neer te zetten.

Voorbeeld: bij een bedrijfsjubileum in de eigen werkhal van een productiebedrijf hebben wij bij Showtime Orange gezorgd voor een decor dat het verleden en de toekomst van het bedrijf combineerde. Van branding tot aankleding, alles weerspiegelde de identiteit van het bedrijf.

Flexibiliteit en creatieve vrijheid

Op uw eigen bedrijf of eigen terrein bent u niet beperkt door de regels of mogelijkheden van externe locaties. U kunt zelf de indeling bepalen, het programma vormgeven en creatieve elementen toevoegen, zoals een open podium voor sprekers, foodtrucks, of interactieve workshops. En het is bovendien een uitgelezen mogelijkheid om delen van uw bedrijf te tonen!

Showtime Orange begeleidt u bij het optimaal benutten van uw locatie, inclusief looproutes, opstellingen en sfeercreatie, zodat het event uniek en professioneel wordt.

Fiscale voordelen buiten WKR

Een bijkomend voordeel van een event op eigen locatie is dat het fiscaal interessant kan zijn. Kosten voor evenementen op uw eigen terrein vallen vaak buiten de WKR (werkkostenregeling), waardoor ze volledig aftrekbaar zijn. Dit maakt het organiseren van een bedrijfsfeest op eigen locatie niet alleen praktisch en persoonlijk, maar ook financieel aantrekkelijk voor de aftrekbaarheid. Maar let op: een open huis of bedrijfsfeest op eigen locatie is niet voordeliger. Sterker; alle materialen moeten ingehuurd worden; die echter wel aftrekbaar zijn.

Begin met een gedegen plan: vergunningen, plattegronden en technische tekeningen

Een goed georganiseerd event begint met een solide plan. Showtime Orange helpt bedrijven bij het opstellen van alle noodzakelijke voorbereidingen voor een event op eigen terrein. Dit begint met een eerste aanzet aan wensen, doelstellingen, aantal gasten en gewenste invulling. Op basis daarvan brengen wij de verplichtingen in kaart, zoals vergunningen.

Overzicht van benodigde vergunningen

Afhankelijk van het type evenement kunnen er verschillende vergunningen nodig zijn:

• Evenementenvergunningen voor open huis of publieksevenementen
• Geluidsvergunningen bij live muziek of DJ’s
• Brandveiligheid- en EHBO-regelgeving
• Ontheffing voor alcoholgebruik of een vuurwerkshow
• Showtime Orange regelt dit volledig uit handen, zodat u verzekerd bent van een veilig en legaal evenement.

Plattegronden en looproutes

Een overzichtelijke plattegrond is cruciaal voor elk event. Denk aan:

• Ingangs- en uitgangspunten
• Looproutes voor bezoekers
• EHBO-posten, toiletten en nooduitgangen
• VIP- en cateringzones

Een plattegrond incl. veiligheidsroutes, brandblusmiddelen e.d. is zelfs verplicht voor de vergunning verlening. Onze experts maken een gedetailleerde plattegrond van uw bedrijfspand of terrein, afgestemd op het type event en aantal gasten, met daarin alle voorzieningen (al dan niet ingehuurd). Zo verloopt alles veilig en efficiënt, conform de regels.

Technische tekeningen voor licht, geluid en podia

Een event op eigen locatie vereist ook technische planning:

• Lichtinstallaties op maat
• Geluidssystemen voor sprekers en muziek
• Podia, schermen en projectiemogelijkheden
• Elektra planning, water planning, afvoer planning
• Showtime Orange verzorgt technische tekeningen en coördinatie, zodat alle leveranciers precies weten wat er nodig is en het event technisch perfect verloopt.

Online aanmeldservice: gastenregistratie volledig uit handen

Nadat de wensen en mogelijkheden zijn vastgelegd in een definitief programma, en de vergunning procedure is gestart, begint de “customer journey” met uw gasten. Het uitnodigen en daarna registreren van gasten is een tijdrovende en foutgevoelige klus. Showtime Orange biedt een online aanmeldservice waarmee u alles uit handen geeft.

Voordelen van online registratie

• Gedrukte invitatie voor de gasten, verwijzend naar een online aanmeld dienst
• Volledig overzicht van het programma voor alle gasten
• Mogelijkheid om aan te melden, en tevens dieetwensen of speciale verzoeken te verzamelen

Voorbeelden van aanmeldprocessen

Voor een klantendag of groot event op eigen terrein verzorgen wij bijvoorbeeld de volledige registratie: gasten konden online kiezen voor workshops, lezingen, cateringopties aangeven en hun aanwezigheid bevestigen. Op de dag zelf was de check-in vlekkeloos en overzichtelijk.

Showtime Orange regelt alles

Door de registratie uit handen te geven aan Showtime Orange hoeft u zich nergens zorgen over te maken. Geen oneindige mails met aanmeldingen of wensen, geen excellijsten met overzichten, maar alles duidelijk en solide verzorgd. Op het event worden uw gasten professioneel ontvangen en u heeft altijd een actueel overzicht van de aanwezigen.

Lees meer over onze online aanmeldservice

Meubilair, catering en aankleding: sfeer en stijl op eigen terrein

Een belangrijk onderdeel van een bedrijfsevent op eigen locatie is het creëren van de juiste sfeer en aankleding. Showtime Orange denkt met u mee over:

Meubilair en tenten

• Stijl van meubilair, zoals stoelen, tafels en loungesets
• Podia en tribunes
• Tentconstructies en overkappingen

Catering: foodtrucks, BBQ’s en diners

• Foodtrucks met verschillende keukens
• BBQ-arrangementen voor warme en informele settings
• Walking dinners of sit-down diners of verzorgde hapjes
• Drankjes en barservices

Aankleding en branding

• Decoratie en thema’s
• Aankleding in huisstijl
• Ondersteuning met techniek en videoschermen
• Bedrijfskleuren en branding op banners en meubilair
• Verlichting en bloemen

Showtime Orange werkt samen met betrouwbare partners, zodat uw bedrijfspand of terrein omgetoverd wordt tot een professioneel ingerichte eventlocatie, naar uw wensen. We denken graag met u mee voor dat onvergetelijke event op uw eigen terrein!

Attracties, sprekers en entertainment op eigen locatie

Een programma vraagt om een goede invulling van entertainment, sprekers en/of activiteiten. Vooral in de middag en avond zorgt entertainment voor een memorabel event. Showtime Orange organiseert:

Workshops, teambuilding en interactieve attracties

• Creatieve workshops voor medewerkers of klanten
• Teambuilding-activiteiten op uw terrein
• Interactieve attracties zoals VR of gamification
• Race simulatoren of real-life kartbaan op uw eigen terrein

Sprekers en presentaties

• Motivational speakers of productpresentaties
• Keynotes en panels
• Sprekers die als autoriteit in uw bedrijfsgebied fungeren

Muziek, shows en andere entertainmentopties

• Live muziek, DJ’s of optredens
• Shows en presentaties passend bij het thema
• Bijzondere openingsact tot vuurwerkshow als afsluiter

Showtime Orange regelt alles, van planning tot uitvoering en kleedruimtes.

Techniek: licht, geluid, fotografie en videografie

Een professioneel event vereist de juiste technische ondersteuning. Dit zorgt niet alleen voor de juiste professionele uitstraling (denk aan video schermen) maar ook voor een aangename sfeer (denk hierbij aan sfeerverlichting, muziek).  Showtime Orange verzorgt:

Geluid en verlichting op maat

• Lichtinstallaties afgestemd op het programma en locatie
• Geluidssystemen voor sprekers, muziek en presentaties
• Technische ondersteuning voor schermen, video’s en bedrijfspresentaties

Fotografie en videografie

• Professionele fotografie en videografie voor interne en externe communicatie
• Mogelijkheid voor live streaming of aftermovie
• Leg uw event vast en gebruik uit in uw social media, vakpers of Linked In uitingen

Elektra – water – afvoer

Planning van deze elementen wordt vaak over het hoofd gezien. Een entertainment act heeft veel elektra nodig. Een bar heeft water toevoer en vuil water afvoer nodig. Toiletten hebben ook voorzieningen nodig. Door tijdig te beginnen met organiseren kunnen we alle eisen in kaart brengen, de juiste plekken en voorzieningen treffen, opnemen in plattegronden en zorgen voor de uitvoering. Wij weten uit ervaring welke zaken reeds in uw bedrijfspand aanwezig zijn, en welke ingehuurd moeten worden.

Showtime Orange verzorgt technische coördinatie

Kortom: met onze jarenlange ervaring zorgen wij dat alle technische aspecten vlekkeloos verlopen, zodat uw event op eigen terrein of op eigen bedrijf professioneel oogt en vlekkeloos verloopt.

Praktische tips voor een succesvol bedrijfsevent op eigen locatie

Waar moet je absoluut op letten wanneer je een bedrijfsevent op eigen locatie organiseert? Hierbij de belangrijkste tips:

Planningstips

• Begin minimaal 3-6 maanden van tevoren (hoe groter het event, hoe eerder u dient te beginnen met de voorbereidingen). Alleen een vergunning heeft namelijk al een doorlooptijd van 8 wkn!
• Stel duidelijke doelen, zodat u het event op eigen terrein kunt aanpassen aan de doelen
• Wees realistisch in gasten opgaves: wat organiseert u voor wie? Nodigt u relaties uit, prospects, politiek, medewerkers en partners, kinderen, of zelfs familie, gepensioneerden en buurt?
• Stel een duidelijk draaiboek op
• Wijs verantwoordelijkheden toe: wie doet wat?

Inspiratie en best practices voor events op eigen locatie

Na meer dan 20 jaren van organiseren, kunnen we zeggen dat we de beste practices hebben gezien en meegemaakt. Hier zijn ze:

• Combineer zakelijke en informele activiteiten
• Doe aan branding, beleving en storytelling
• Zorg voor fotomomenten en social media content
• Doe het goed, of doe het niet

Door deze checklist te volge, bent u verzekerd van een professioneel en onvergetelijk bedrijfsfeest, open huis of misschien wel festival sfeer op eigen locatie. Hulp nodig? Wij denken graag mee u mee om het proces samen op te pakken.

De voordelen van een volledig ontzorgd event op eigen terrein

Co-creatie vinden wij erg prettig: u kent uw bedrijf en wat u wilt neerzetten, wij kennen de klappen van de zweep wanneer het op organiseren aankomt,. Dit geeft u:

• Minder stress, meer focus op de inhoud en contact met uw klanten
• Professioneel resultaat met tevreden gasten
• Showtime Orange als betrouwbare partner, terwijl u zelf met uw klanten of medewerkers kunt praten

Onze klanten merken dat het volledig uitbesteden van de praktische zaken van het event niet alleen tijd bespaart, maar ook een hogere kwaliteit en impact oplevert. Zo werken we samen naar een optimaal resultaat! Uw event op eigen locatie wordt perfect georganiseerd, zodat u zich volledig kunt richten op uw gasten en relaties.

Neem contact op voor een volledig ontzorgd event

WKR: de belastingdienst helpt mee met een bedrijfsfestival of bedrijfsfeest op eigen locatie

Een bedrijfsfestival organiseren is dé manier om medewerkers en relaties samen te brengen, successen te vieren en trots te tonen op wat een organisatie bereikt heeft. Steeds meer bedrijven kiezen er daarom voor om hun bedrijfsevent op eigen locatie te organiseren. Niet alleen omdat het persoonlijker en praktischer is, maar ook omdat het binnen de werkkostenregeling (WKR) vaak aanzienlijk voordeliger uitpakt.

Waarom een bedrijfsfestival op eigen locatie fiscaal zo slim is binnen de WKR

Dus door slim gebruik te maken van de fiscale regels, kan een bedrijfsfestival op eigen terrein (of een open huis, of een bedrijfsfeest op eigen terrein) niet alleen memorabel zijn, maar ook financieel aantrekkelijk. Hieronder lees je precies waarom de WKR (werkkostenregeling) hierin van belang is.

Wat is de WKR en waarom speelt die een rol bij bedrijfsfeesten op eigen locatie?

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoeveel een werkgever onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor personeel. De belastingdienst spreekt dan van loon in natura. Binnen de WKR heeft ieder bedrijf een zogeheten vrije ruimte: een percentage van de totale loonsom dat kan worden gebruikt voor zaken als kerstpakketten, personeelsuitjes of bedrijfsfeesten. De loon in natura dus.

Wanneer een werkgever méér uitgeeft dan de vrije ruimte, moet over het meerdere bedrag liefst 80% eindheffing worden betaald. Een externe feestlocatie kan dus flink in de papieren lopen. Want elke € 10.000 boven de vrije ruimte kost dus in werkelijkheid € 18.000… Maar… er is een slimme manier om dat te voorkomen.

Een event op eigen locatie valt buiten de WKR-vrije ruimte

Een bedrijfsfeest op de eigen locatie — bijvoorbeeld in de werkplaats, loods, productieruimte of op het buitenterrein van het bedrijf — valt buiten de WKR-vrije ruimte. Dat komt doordat de Belastingdienst een feest op de werkplek beschouwt als een zogenoemde nihilwaardering.

Dat betekent dat de kosten niet drukken op de vrije ruimte, en dus geen 80% eindheffing verschuldigd is. Anders gezegd: de fiscus ziet het als een voorziening op de werkplek, niet als een individuele beloning.

Het resultaat? De organisatie kan een groots bedrijfsfestival neerzetten zonder dat het in de vrije ruimte valt. Het event op het eigen bedrijf is dus volledig aftrekbaar zonder dat deze onnodig belastingtechnisch met 80% belast wordt.

De voorwaarden: wanneer geldt dit fiscale voordeel?

Om van dit voordeel te profiteren, moet aan een paar voorwaarden worden voldaan:

1. Het event vindt plaats op de werkplek of het eigen terrein van het bedrijf.De werkplek is iedere locatie waar de werkgever over beschikt en waar medewerkers normaliter werken. Dat kan dus de fabriekshal, het buitenterrein of de bedrijfstuin zijn. Voor een bouwbedrijf is dit bijvoorbeeld ook de bouwplaats extern (werk je dus aan een strandtent, dan kan daar ook gevierd worden J)
2. De werkgever betaalt de kosten centraal.Medewerkers ontvangen geen persoonlijke vergoeding, maar nemen deel aan een gezamenlijk evenement dat door de organisatie wordt gefaciliteerd.
3. Het evenement wordt georganiseerd voor personeel.De nihilwaardering geldt in principe voor werknemers. Wanneer ook partners of introducees aanwezig zijn, kunnen die kosten deels wél in de vrije ruimte vallen.
4. Het event heeft een commerciële insteek
   zijn er ook andere gasten dan werknemers, zorg dan voor een commerciële insteek, Denk hierbij aan een open huis voor klanten, of een product presentatie, of een spreker. Zo heeft het event (+ alle inhuur die hiervoor gedaan wordt) een zakelijk kenmerk en is deze dus volledig aftrekbaar.

Voldoet een organisatie aan deze voorwaarden, dan is het fiscaal voordeliger om het personeelsfeest of festival op eigen terrein te organiseren dan elders.

Is een bedrijfsfestival / open huis / event op eigen terrein (bedrijf) voordeliger?

Het duidelijke antwoord: nee.  In een feestlocatie zijn tafels, stoelen, garderobe, asbakken, verwarming etc allemaal reeds aanwezig, U betaalt hier niet voor. Bij een event op eigen terrein dienen deze ingehuurd te worden, wat tot flinke posten kan leiden. Vanwege de 80% eindheffing kan het echter wél aantrekkelijker zijn dit op eigen bedrijf te organiseren. En natuurlijk kunt u uw bedrijf fantastisch presenteren!

Waarom steeds meer bedrijven kiezen voor hun eigen terrein

Het fiscale voordeel is belangrijk, maar uiteraard niet het enige argument. Een bedrijfsfestival of een bedrijfsevent op eigen terrein biedt nog veel meer voordelen die perfect passen bij de tijdgeest:

1. Authentiek en persoonlijk

Een feest op de eigen locatie ademt uw identiteit. Gasten zien waar het bedrijf werkt, wat er gemaakt wordt en wie er achter het merk schuilgaat. Dat maakt het evenement persoonlijk en trotsmakend en dat zal nooit op een externe locatie lukken.

2. Volledige creatieve vrijheid

Op eigen terrein is alles mogelijk: een foodtruckfestival tussen de machines, een podium in de loods of een diner in de bedrijfstuin. Er zijn geen restricties van een externe locatie, en de inrichting kan volledig in de eigen huisstijl.

3. Logistiek en praktisch voordeel

Geen reistijd, geen transport van materialen, en volledige controle over timing, opbouw en veiligheid. Met een goed plan wordt de werkplek moeiteloos omgetoverd tot een professioneel festivalterrein.

4. Duurzaam en efficiënt

Door te kiezen voor de eigen locatie bespaart men transport, verpakkingen en tijdelijke constructies. Dat scheelt CO₂-uitstoot en kosten, zonder in te leveren op beleving.

5. Co-creatie

Betrek de medewerkers bij het event op het eigen bedrijf. Creëer bijvoorbeeld een styling team, een groep die oude foto’s verzamelt, de technische man die voor de voorzieningen zorgt tot de jeugd die als parkeerwacht helpt. Samen de schouders eronder zetten werkt verbindend en leidt tot trots.

Hoe bedrijven optimaal gebruik maken van de WKR

En uiteraard kun je de WKR slim inzetten. Veel organisaties benutten zo de fiscale ruimte optimaal door het bedrijfsfestival strategisch te plannen:

• Catering, techniek en aankleding worden via de organisatie betaald en geboekt als werkplekvoorziening.
• Foodtrucks, BBQ’s of diners worden gezien als faciliteiten voor medewerkers.
• Licht, geluid, podia en entertainment vallen onder voorzieningen op de werkplek.

Door deze posten juist te verwerken in de administratie, blijft de vrije ruimte beschikbaar voor andere doeleinden — zoals kerstpakket, fietsplan, bonussen of personeelsgeschenken.

Voorbeeld: van loods tot festivalterrein

Een mooi voorbeeld: een productiebedrijf vierde zijn 25-jarig jubileum op eigen terrein. De werkhal werd omgebouwd tot festivalzone met verlichting, podium, foodstands en zithoeken. Medewerkers en relaties genoten van live muziek en diners tussen de machines — op een plek die normaal niet voor feesten wordt gebruikt.

Omdat het evenement plaatsvond op de eigen werkplek, vielen de meeste kosten buiten de vrije ruimte van de WKR. Het bedrijf bespaarde duizenden euro’s aan eindheffing en had tegelijk een onvergetelijk feest dat perfect bij hun identiteit paste.

Checklist: hoe begin je met een bedrijfsfestival op eigen locatie buiten de WKR

1. Controleer of het terrein / locatie kwalificeert als werkplek.
2. Bepaal de doelgroep (alleen medewerkers of ook relaties).
3. Laat een draaiboek maken inclusief vergunningen, plattegrond en veiligheidsplan.
4. Bespreek catering, aankleding, techniek en entertainment via één centraal aanspreekpunt.
5. Stem de administratie af met de loonverwerking of accountant.
6. Zorg voor dossiervorming in geval van discussie

Met deze stappen benut je de voordelen van de WKR optimaal en voorkom je onaangename verrassingen achteraf.

Conclusie: Showtime Orange maakt uw bedrijfsevent op locatie onvergetelijk

Een bedrijfsevent op eigen locatie, eigen terrein of eigen bedrijf organiseren kan complex zijn. Showtime Orange regelt alles: vergunningen, plattegronden, online aanmeldingen, meubilair, catering, entertainment, licht, geluid en fotografie. Wij zorgen dat uw gasten genieten, terwijl u zich volledig kunt richten op uw organisatie.

Laat ons uw bedrijfsevent op eigen locatie tot in de puntjes verzorgen en maak een onvergetelijke indruk. Neem vandaag nog contact op met Showtime Orange en ontdek hoe we uw locatie dé plaats voor een geweldig bedrijfsevent kunnen maken. 

Samenvatting: event op eigen locatie kan fiscaal slim, persoonlijk en onvergetelijk

Een bedrijfsfestival op eigen locatie combineert het beste van twee werelden: een persoonlijke en unieke beleving met een aantrekkelijk fiscaal voordeel. Door gebruik te maken van de regels binnen de werkkostenregeling (WKR), besparen bedrijven niet alleen op extra fiscale kosten, maar creëren ze ook een evenement dat medewerkers trots maakt.

Of het nu gaat om een jubileum, een klantendag of een personeelsfeest — een goed georganiseerd festival op het eigen bedrijfsterrein is slim, duurzaam en fiscaal efficiënt.

Referentieprojecten bedrijfsevents op eigen locatie

Inspirerende referentieprojecten: bedrijfsevents op eigen locatie

Showtime Orange heeft door de jaren heen talloze bedrijfsevents georganiseerd op eigen locatie, variërend van open huizen en klantendagen tot jubileumvieringen en personeelsfeesten. Deze cases laten zien hoe een eigen werkplek of terrein kan worden omgetoverd tot een professionele en onvergetelijke eventlocatie.

Menkehorst Kwekerijen: jubileum en open huis op eigen locatie

Voor Menkehorst Kwekerijen organiseerde Showtime Orange een combinatie van jubileum, bedrijfsopening en open huis op het eigen terrein van het bedrijf. De uitdaging was om zowel medewerkers als klanten een unieke ervaring te bieden in een werkhal en kwekerij die normaal niet bedoeld is voor evenementen. Met een slimme indeling van tenten, loungesets en een podium voor sprekers en artiesten werd het terrein volledig omgetoverd tot een festivalachtige setting.

Het event omvatte onder andere:

• Catering: foodtrucks en een BBQ voor medewerkers en relaties
• Entertainment: live muziek en interactieve workshops en demonstraties
• Techniek: verlichting, geluid en een podiumconstructie
• Aanmeldingen: online registratie voor bezoekers, inclusief dieetwensen

Dankzij het gebruik van de eigen locatie kon Menkehorst het event volledig fiscaal aftrekken buiten de WKR, terwijl de beleving van de dag maximaal was.

ART Group: klantendag en bedrijfsfeest op eigen bedrijf

Bij ART Group organiseerde Showtime Orange een klantendag gecombineerd met een bedrijfsfeest op hun eigen terrein. De wens was om klanten en medewerkers samen te brengen en tegelijkertijd de producten en innovaties van het bedrijf te presenteren. Door de eigen locatie te benutten, kon elk onderdeel van het event volledig afgestemd worden op de huisstijl en branding van het bedrijf.

Belangrijke onderdelen waren:

• Interactieve demonstraties van producten en diensten
• Sprekers die als autoriteit gelden in de branche
• Catering op maat met walking dinner
• Entertainment zoals een band en interactieve workshops
• Veiligheid en planning: plattegrond en technische tekening voor optimale logistiek

Het voordeel van de eigen locatie was dat de organisatie maximale flexibiliteit had, terwijl het event volledig professioneel en verzorgd werd.

Reesink Production: familiedag en open huis op eigen terrein

Voor Reesink Production – productent van grote landbouwmachines – verzorgde Showtime Orange een familiedag gecombineerd met een open huis op het eigen bedrijfsterrein. Medewerkers konden hun familie meenemen, terwijl klanten een kijkje kregen in de productieomgeving. Het evenement werd ingericht met:

• Tentconstructies en meubilair voor een comfortabele en gezellige setting
• Catering: BBQ, drankjes en een dinerbuffet
• Entertainment: artiesten, sprekers en interactieve workshops
• Fotografie en video voor interne en externe communicatie

Door het event op eigen terrein te organiseren, profiteerde Reesink van fiscale voordelen via de WKR en werd het een feest dat volledig aansloot bij de bedrijfscultuur.

Urenco en ITS: open huis en personeelsfeest op eigen locatie

Ook bij Urenco en ITS werd gekozen voor een event op eigen locatie. Voor Urenco was het een open huis, waarbij klanten en relaties een kijkje kregen in het productieproces. ITS organiseerde een personeelsfeest waarbij medewerkers centraal stonden en een ontspannen, feestelijke dag beleefden. Showtime Orange verzorgde voor beide projecten:

• Online aanmeldingen voor gasten
• Meubilair en aankleding afgestemd op de locatie
• Catering met foodtrucks en dineropties
• Licht, geluid en entertainment

Het gebruik van de eigen locatie maakte het mogelijk om de kosten te optimaliseren, het budget efficiënt in te zetten en de WKR-voordelen te benutten, terwijl het event een persoonlijke en professionele uitstraling had.

Conclusie: de kracht van een eigen locatie

Wat deze projecten laten zien, is dat een bedrijfsevent op eigen locatie enorm veel voordelen biedt:

• Maximale flexibiliteit en creatieve vrijheid
• Professionele inrichting en technische ondersteuning
• Fiscaal voordeel door WKR-optimalisatie
• Persoonlijke en authentieke beleving voor medewerkers en klanten

Door een event op eigen terrein te organiseren, kunnen bedrijven een evenement neerzetten dat volledig aansluit bij hun identiteit, terwijl de organisatie, logistiek en techniek soepel verlopen. Deze cases zijn inspirerende voorbeelden van hoe een eigen locatie omgetoverd kan worden tot een professioneel en memorabel festival, jubileum, open huis of personeelsfeest.

​