Congres organiseren: de absolute voordelen van congressen

Het belang van een zakelijk congres organiseren voor u en uw  organisatie. Wij helpen u!

Wil je binnenkort een congres organiseren? Of een congres bijwonen? Binnen de dynamische wereld van hedendaagse bedrijfsvoering is het “eeuwig blijven leren” en blijven verbeteren van onderlinge samenwerking van cruciaal belang. Organisaties zoeken voortdurend naar manieren om meer kennis & kunde op te doen, de banden tussen teamleden te versterken, en een nog betere cultuur van presteren en samenwerking te bereiken. In de groeiende internationale wereld wordt het organiseren van congressen steeds vaker ingezet voor het bereiken van deze doelen. In deze blog gaan we dieper in op de reden waarom het bijwonen van een congres zowel een waardevolle ervaring is op professioneel vlak, maar ook hoe het bijdraagt aan het versterken van de verbinding tussen medewerkers en organisaties. En we tonen aan dat het bijwonen van congressen vooral ook heel leuk is! Wij helpen je daarom graag met het organiseren van een succesvol congres.

In dit artikel de voordelen van een zakelijk congres:

• • Een congres is synoniem voor kennisdeling en professionele ontwikkeling
  • Een congres staat bol van netwerkmogelijkheden
  • Congres: goed voor teambuilding en sociale cohesie
  • Op een congres doe je inspiratie en motivatie op
  • Een congres als voorbeeld naar je team
  • Congressen zijn van saai naar modern gegaan
  • Congressen kunnen digitaal bijgewoond worden
  • Conclusies over de voordelen van congressen

I. Een congres is synoniem voor kennisdeling en professionele ontwikkeling

Een van de meest voorkomende motieven voor het organiseren en bijwonen van een congres is kennisdeling. Congressen faciliteren vooraanstaande namen als keynote sprekers: ze brengen experts uit hun vakgebieden samen om nieuwe inzichten, ervaringen en best practices te delen met de gasten. Dit biedt de kans om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in het vakgebied en nieuwe inzichten te verwerven die van belang zijn voor het werk en professionele ontwikkeling van u en uw collega’s. Voorbeelden zijn er te over: een bekende vakspreker op een business congres, een nieuwe innovatie op een technisch congres of een medische doorbraak welke gepresenteerd wordt tijdens een farmaceutisch congres.

Congres organiseren = kennisdeling voor uw organisatie

Deze gezamenlijke kennisdeling door experts biedt een leerervaring voor alle gasten. Het creëert een gemeenschappelijke kennisbasis binnen het team (als organisatie wilt / moet u immers op niveau blijven!). Het stimuleert ook een cultuur van voortdurend leren, verbeteren en groeien als bedrijf.

Een congres ervaring met informatieve sessies en workshops werkt altijd inspirerend: medewerkers gaan opnieuw nadenken over de uitdagingen binnen hun werkgebied, en hoe zij deze (vanuit de nieuw opgedane invalshoek) in de toekomst kunnen aanvliegen. Een congres is daarmee tevens een katalysator voor teamleden om extra te gaan samenwerken om de nieuwe ideeën in de praktijk te gaan brengen. Vooruitgang door nieuwe inzichten, opgedaan op een congres.

​II. Een congres staat bol van netwerkmogelijkheden

Voordelen van een congres organiseren of bijwonen? Een ander cruciaal aspect van een congres / congressen is de mogelijkheid om te netwerken met professionals uit de branche. Bij grote congressen kom je immers andere professionals tegen. Dit kunnen zowel collega’s, vaksprekers, werknemers van concullega’s, keynote sprekers of vooraanstaande gezichten uit de branche zijn. Het netwerken op congressen gaat verder dan het uitwisselen van visitekaartjes; het biedt een platform voor het opbouwen van nieuwe, duurzame relaties en het onderhouden & versterken van banden met collega’s, klanten en leveranciers. Zelfs met concurrenten kan nuttige informatie uitgewisseld worden over branchegegevens, gerealiseerde projecten of mogelijke partnerships bij grote leads. Elk contact is immers een bruikbaar contact wanneer je voor een nieuwe uitdaging staat, en externe hulp moet inschakelen.

Het gaat erom wie je kent tijdens congressen en je werk

Het opbouwen van een uitgebreid professioneel netwerk zal je altijd vooruithelpen. Het is goed om mensen te kennen en ‘contactlijnen’ binnen je organisatie of branche te gebruiken. Teamleden die in staat zijn om te connecten met professionals buiten hun directe werkomgeving vergroten namelijk zowel het eigen netwerk, verkleinen de afhankelijkheid van huidige partners, én ze vergroten de kans op betere toekomstige connecties en leads. Niet voor niets zegt men altijd: het gaat er niet om wat je kunt, maar wie je kent!

III. Congres: goed voor teambuilding en sociale cohesie

Alhoewel een congres organiseren vaak om inspiratie en kennisdeling gaat, zijn er ook subdoelen die behaald kunnen worden. Het zou jammer zijn om zoveel collega’s of branchegenoten bij elkaar te brengen, zonder aan de onderlinge verbinding te werken. Een congres deelname gaat vaak gepaard met teambuildingactiviteiten die zijn ontworpen om de onderlinge relaties tussen de (team) leden te verbeteren. Ideaal hiervoor zijn de randprogramma’s die ontwikkeld zijn rondom het congres. Denk daarbij aan gezamenlijke deelname aan workshops, teamchallenges of informele bijeenkomsten. Dit gaat verder dan de doorsnee netwerkborrels, lunches of diners: tegenwoordig worden ook sightseeiings georganiseerd, speeddates of een uurtje sparren over de branche. Een goed randprogramma is een uitgelezen kans voor bijvoorbeeld teamleden om elkaar op een meer persoonlijk niveau te leren kennen en nieuwe contacten op te doen.

Door een congres toenemende cohesie

Het is alom bekend dat teams met een sterke sociale band samen meer bereiken. De oorzaken zijn evident: een goed persoonlijk contact tussen teamleden zorgt ervoor dat men elkaar beter kent en makkelijker opzoekt. Dit vertaalt zich in lagere drempels tussen medewerkers en afdelingen.  Met een beter contact groeit het onderlinge vertrouwen en neemt effectieve communicatie sterk toe. Het resultaat: een effectievere professionele samenwerking met meer productiviteit. Men werkt mét elkaar in plaats van langs elkaar. Iedereen weet het; en toch staan weinig werkgevers stil bij het pro-actief stimuleren van sociale contacten en team cohesie. Door de eerdergenoemde kennisdeling van congressen zullen medewerkers elkaar sneller opzoeken. Gecombineerd met een randprogramma gericht op teambuilding en sociale cohesie, wordt tijdens een congres dus tegelijkertijd de samenwerking gestimuleerd.

IV. Op een congres doe je inspiratie en motivatie op

Het organiseren van een congres biedt een omgeving waarin creativiteit wordt aangewakkerd en inspiratie kan worden geput. Door deel te nemen aan inspirerende lezingen en interactieve sessies, worden het brein van de aanwezigen getriggerd om op een nieuwe manier naar bestaande mogelijkheden te kijken. Zo wordt men gestimuleerd om buiten de gebaande paden te denken en nieuwe innovatieve oplossingen toe te passen.

Deze inspiratie kan een waardevolle bron van motivatie zijn voor het gehele team. Wanneer men tijdens een congres nieuwe ideeën en denkwijzen opdoet, ontstaat er vaak een gevoel van enthousiasme en betrokkenheid. De wil om oude problemen of nieuwe uitdagingen opnieuw aan te vliegen met deze nieuwe tips. Deze vorm van enthousiasme kan worden overgebracht op de dagelijkse werkzaamheden, met als doel de prestaties en productiviteit van de gehele organisatie te verhogen. Op deze manier is een congres een katalysator voor vernieuwing!

Nieuwe inspiratie & motivatie voor iedereen: door het congres

Niet het gehele team hoeft overigens deel te nemen aan het congres om een mate van enthousiasme, betrokkenheid en vernieuwing te ontwikkelen. Vaak zijn enkele teamleden aanwezig (bijvoorbeeld de bewuste teamleden die dagelijks werken aan de onderwerpen van het congres). Deze teamleden kunnen de nieuwe inzichten meenemen naar de werkvloer en binnen de eigen organisatie een presentatie verzorgen over de nieuwe methodes, werkwijzen en mogelijkheden. Op deze manier profiteert de gehele organisatie van de nieuwe inspiratie & motivatie van het congres!

V. Een congres als voorbeeld naar je team

Het bijwonen van een congres heeft tevens een grote symbolische waarde. Organisaties waarin nieuwe technieken, innovaties en vernieuwingen belangrijk zijn, worden geacht invulling te geven aan deze doelen. Hoe kun je immers stellen innovatief te zijn, wanneer je nooit bijeenkomsten of trainingen omtrent de meest recente ontwikkelingen en mogelijkheden bijwoont? En hoe blijft uw organisatie voldoen aan nieuwe eisen en voorwaarden, wanneer geen bijeenkomsten en congressen over deze onderwerpen worden bezocht?

Uw aanwezigheid als leider / manager op een congres kan dan ook dienen als een signaal: hiermee wordt het belang van innovatie binnen de organisatie onderstreept. Niet door een junior medewerker te sturen, maar door zelf óók het congres bij te wonen. Wanneer (vooral) ook leidinggevenden actief betrokken zijn bij het bijwonen van congressen, benadrukken ze het belang van innovatie, continue groei en ontwikkeling voor het bedrijf. Leading by example.

De symbolische waarde van congres bezoek

De symbolische waarde van congressen is daarmee minstens zo belangrijk. Leiders die de waarde van congressen erkennen, geven een sterk signaal af. Zij geven invulling aan een cultuur waarin leren, innoveren en samenwerken belangrijk zijn. Zij kunnen daarna hun teams aanmoedigen hetzelfde te doen. Immers: door zelf deel te nemen toon je het belang aan en inspireer je anderen hetzelfde te doen. Parallel aan dat proces stimuleer je individuele groei bij medewerkers, maar ook het versterken van de onderlinge banden en de algehele sociale cohesie binnen de organisatie.

VI: Congressen zijn van saai naar modern gegaan

De laatste reden om congressen bij te wonen: het is leuk! Naast het opdoen van nieuwe kennis, enthousiast worden over nieuwe mogelijkheden, connecten met andere deelnemers, en het stellen van een voorbeeld binnen de organisatie, kunnen congressen ook leuk zijn. In het verleden werden congressen nog weleens geassocieerd met saaie meetings, lange dagen en veel mannen in grijze pakken. Het bijwonen van congressen is gelukkig veel leuker geworden! Om enkele voorbeelden te noemen:

• Casual smart of casual chic is tegenwoordig “the way to go”: mannen in grijze pakken “not so much” meer 🙂
• Mensen doen zaken met mensen, dus laat zien wie je bent! Meer en meer zien wij congressen waarin niet meer de oude kaders gelden. Deelnemers worden juist geaccepteerd (of vaak zelfs gecomplimenteerd) met wie ze zijn. Naaldhakken hebben plaatsgemaakt voor sneakers. Een piercing of tattoo was vroeger “not done”, maar is tegenwoordig juist een positieve uitingsvorm van een creatieve persoonlijkheid. Het bezoeken van congressen is op deze wijze veel toegankelijker gemaakt.

Meer verandering bij zakelijke congressen:

• Het uitwisselen van een oneindig aantal visitekaartjes is passé: tegenwoordig “click & collect” je alle informatie, of scan je eenvoudig een QR code. Dit geeft alle congres deelnemers direct toegang tot je belangrijkste contactgegevens en bedrijfspresentaties, zonder het slepen met mappen, tassen, visitekaartjes en brochures. Om niet te spreken over de grote stapel informatiemateriaal die wekenlang op bureaus bleef liggen. Tegenwoordig ontvang je alle informatie direct in je mailbox, en kun je er overal ter wereld over beschikken.
• Congressen worden meer en meer onderbroken met social activities. De koffie break op een rondvaartboot? Tijdens de namiddag een city sightseeiing? Of een netwerkborrel met DJ? Formele settings hebben plaats gemaakt voor informele momenten samen, die ook gewoon leuk zijn om mee te maken!
• En misschien wel het leukste: congressen vinden meer en meer plaats op bijzondere locaties. Ging je vroeger naar de standaard theaters, beurshallen of congres zalen in Nederland, tegenwoordig word je uitgenodigd voor een congres in Rome, Parijs of Londen. Naast het congres programma, vinden randprogramma’s plaats met sightseeiing tours, lekkere diners op mooie locaties tot bezoek aan interessante bedrijven en instellingen. Op deze manier wordt het bezoeken van een congres ook leuk vanwege de fraaie bestemmingen!

VII: Moderne voordeel: congressen kunnen digitaal bijgewoond worden

Naast de fysieke aanwezigheid bij congressen, bieden de meeste congressen ook de mogelijkheid om online / virtueel aanwezig te zijn. Kun je bijvoorbeeld niet aanwezig zijn door een conflicterende agenda, dan kun je het congres alsnog online bijwonen (of wellicht zelfs terugkijken). Op deze manier kun je je tijd zo effectief mogelijk indelen, én tegelijkertijd nieuwe innovaties ontdekken op het congres.

Altijd en overal aanwezig kunnen zijn op congressen

Bijkomend voordeel van het virtueel aanwezig zijn op congressen, is dat werknemers ook veel eenvoudiger kunnen deelnemen. Wanneer een reis naar Rotterdam of Parijs niet past binnen de agenda, had men vroeger moeten afzeggen voor het congres. Tegenwoordig maakt men het eigen werk af, om daarna virtueel aanwezig te kunnen zijn op het congres. Op deze wijze kan men ook veel meer congressen bijwonen dan in de traditionele opzet. Kies bijvoorbeeld vier congressen waar je fysiek naartoe wilt gaan (de belangrijkste uiteraard!) terwijl je 5 andere congressen virtueel bijwoont of terugkijkt. Op deze manier neem je deel aan liefst 9 congressen, wat in een traditionele opzet nooit haalbaar zou zijn geweest.

Een congres organiseren? Dit is onze conclusie

In een tijdperk waarin steeds meer eisen worden gesteld aan bedrijven, is het tijd maken voor een congres zinvoller én leuker geworden dan ooit tevoren. Immers: de complexiteit en snelheid van verandering in het bedrijfsleven blijven almaar toenemen, waarmee het bevorderen van kennis en kunde een cruciaal aspect van organisaties is geworden. Wil je als organisatie het verschil blijven maken, dan is blijven leren, ontwikkelen en verbinden met medewerkers, leveranciers en partners van levensbelang. Congressen bieden een uitstekende kans om de kennis binnen organisaties te vergroten en verbinding tussen medewerkers, partners en leveranciers te stimuleren door middel van kennisdeling, netwerken, sociale activiteiten en inspiratie.

Een congres is een investering voor individu én het bedrijf

Het bijwonen van een congres is daarmee niet alleen een investering in individuele groei van medewerkers, maar ook in de groei van kennis van het team en de organisatie als geheel. Door nieuwe mogelijkheden te delen en nieuwe gezamenlijke ambities na te streven, kunnen organisaties een cultuur van blijven leren, betere samenwerking en innovatie cultiveren. Zo zorgt de organisatie ervoor dat het flexibel kan reageren op veranderingen en uiteindelijk gezamenlijk (meer) succes kan behalen. Kortom; het belang van congressen kan niet worden onderschat: het is een investering in medewerkers én organisaties die op termijn altijd zijn vruchten afwerpt.

Denk je erover na zelf een congres te organiseren?

Ons organisatie bureau is specialist in het organiseren van een zakelijk congres. Bekijk onze mogelijkheden voor een congres (nationaal of internationaal) op onze speciale pagina, of klik hier.  Wil je liever telefonisch contact, bel ons dan eens via 074-2569898.