Bedrijfsevent organiseren: onze tips

Lees onze tips hoe je een succesvol bedrijfsevent organiseert

Een bedrijfsevent organiseren klinkt leuk, maar het verschil tussen een matig, leuk of succesvol event organiseren zit in de details. Hoe zorg je ervoor dat alle werknemers het programma als succesvol ervaren? Met jaren ervaring in het verzorgen van bedrijfsevents en teamevents, weten wij dat het verschillende elementen het programma kunnen maken of breken. Wij zetten onze tips voor je op een rijtje.

Een bedrijfsuitje of teamuitje behoort ontspanning te zijn

We beginnen misschien wel met het allerbelangrijkste. Is een bedrijfsuitje nut of noodzaak? Eén enkel bedrijfsuitje is niet sfeerbepalend binnen een bedrijf, maar alle “leuke & gezellige dingen” binnen een bedrijf (wij noemen het de sociale contacten, één van de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden volgens werknemers) maakt wel degelijk het verschil tussen een “niet leuk”  of een “leuk” bedrijf. En iedereen wil toch bij een leuk bedrijf werken?  Een bedrijfsuitje (maar ook een vrijdagmiddagborrel, een keer samen uit eten, kerstborrel, samen iets leuks doen, etc) zouden daarom vooral leuk & ontspannend moeten zijn.  Toch wordt dit niet altijd meegenomen in de invulling. Managers die ROI willen tijdens hun bedrijfsuitje (return on investment), een compleet volgepropt programma, allerlei presentaties, veel verplichte elementen… Maar dat gebeurt al genoeg op het werk, terwijl een bedrijfsuitje juist een ontspannende dag behoort te zijn. Daarom ons advies: zorg dat het leuk is!  Vraag tijdens het jaar aan collega’s wat ze leuk vinden om te doen, plan het programma niet te vol, maar zorg voor ontspanning en gezelligheid. Een te duidelijk teambuilding doel of te educatief karakter zorgen ervoor dat het leuke bedrijfsuitje plots tot een verplichting voor uw collega’s gaat worden.

Wanneer plan je het bedrijfsuitje?

Leuk dat je het bedrijfsuitje gaat organiseren. Natuurlijk zorg je voor een leuk programma, en heb je je collega’s gevraagd wat zij leuk vinden. Je probeert er een origineel programma voor iedereen van te maken. Dat betekent ook dat je aan veel zaken moet denken; je hebt immers de verantwoording over de collega’s die dag. Een bedrijfsuitje organiseren is immers een leuke aangelegenheid, maar ook een serieuze taak. Waar moet je op letten bij het organiseren van “goede” bedrijfsuitjes?

Wat is de aanleiding & doel van het bedrijfsuitje

Je wilt dus iets leuks organiseren, en Google biedt binnen 10 seconden antwoord op je enthousiaste zoekvraag. Maar liefst 300.000 reacties, van workshops, stadsspellen tot teamuitjes. Leuk! Maar om het uitje beter te helpen organiseren is een doel en aanleiding onmisbaar. We vertelden hierboven al dat een bedrijfsuitje vooral leuk moet zijn, maar toch kan de situatie & aanleiding elke keer anders zijn. Zoek je een programma voor het bedrijf dat zojuist gefuseerd is, voor het team dat een belangrijke doelstelling heeft behaald, wellicht het jaarlijkse bedrijfsuitje van de 3 vestigingen samen of “gewoon” een gezellige avond met het vaste team? Voor elk van deze situaties is een ander bedrijfsuitje gepast, van een exclusief bedrijfsuitje, een teamdag met samenwerking tot een origineel bedrijfsuitje met fun element. Met een gericht doel in het achterhoofd, kun je gaan selecteren op het juiste soort programma.

 Een bedrijfsuitje is méér dan een teamuitje

Het klinkt hetzelfde maar inhoudelijk kan een bedrijfsuitje sterk verschillen van een teamuitje. Een bedrijfsuitje is voor het gehele bedrijf, wellicht met partners. Vaak zie je jaarlijks 1 gezamenlijk bedrijfsuitje bij bedrijven.  Een teamuitje kan per afdeling, of wellicht zelfs per team plaatsvinden. Doorgaans zijn dit kleinere gezelschappen en is sneller een programma met meer inhoud van toepassing. Een goede organisator speelt daar met zijn arrangementen op in. Dus: een teamuitje is met je eigen team, een bedrijfsuitje is met het hele bedrijf. Pas daar je programma opzet op aan. Bij een teamuitje kent iedereen elkaar (goed), terwijl dat bij een bedrijfsuitje niet zo hoeft te zijn.

Tijdens een bedrijfsuitje ontmoet je elkaar

Klinkt logisch, hoor ik je denken. Een teamuitje of bedrijfsuitje brengt de collega’s in een andere omgeving, sfeer en situatie bij elkaar. De vaste patronen verdwijnen naar de achtergrond (ik weet, dat klinkt cliché –> maar je praat tijdens een bedrijfsuitje niet over werk, maar over hobby’s, prive, gezien etc etc). Creëer daarom voldoende tijd en gelegenheid om met elkaar te kletsen, ontspannen en contacten te leggen. Vooral bij een bedrijfsuitje (waar dus niet iedereen elkaar kent) zijn informele activiteiten en borrel momenten daarvoor ideaal. Zorg dat de collega’s tijdens de activiteiten samen aan de slag gaan, groepsvorming, samen bezig zijn. Stel dus een programma samen waarin op een natuurlijke manier contact tussen de collega’s ontstaat en de samenhang binnen het bedrijf versterkt.

Welke doelgroep verwachten jullie?

Steevast stel ik deze vraag aan onze (potentiele) klanten, met als voorbeeld een bouwvakker en een advocaat. Voor beide personen organiseren wij graag een origoneel bedrijfsuitje, maar deze uitjes zijn wel geheel anders van opzet! Ook de man/vrouw verhouding, jong en oud, werkvloer of kantoor zijn elementen die bepalend zijn in het soort programma dat je gaat kiezen. Heb je veel verschillende doelgroepen, dan is een bedrijfsuitje met een origineel keuze programma (met voor elk wat wils) een goede optie. Samen begin je de dag met koffie, ieder kiest zijn/haar leuke activiteit, en daarna samen afsluiten met lekker eten.

Gaan de partners ook mee?

Bij sommige bedrijven gaan partners altijd mee, bij andere bedrijven nooit. Naar onze mening is de aanleiding van het bedrijfsuitje bepalend. Wat is het doel van het bedrijfsuitje?  Dit bepaalt of partners wel / niet aanwezig hoeven zijn. Dit gaat verder dan alleen de vraag wat leuk is.  Is het doel om contacten en gezelligheid te stimuleren, dan kunnen partners van harte uitgenodigd worden. Maar wil je juist een aantal nieuwe teams (of vestigingen) samen een leuke dag laten beleven, of het bedrijfsuitje combineren met een bezoek aan een toeleverancier of goede klant, dan is het niet wenselijk om de partners uit te nodigen. Wij adviseren bijvoorbeeld om beide 1 x per jaar te plannen.  Een bedrijfsuitje mét, en een uitje zónder partners.

Wat is voor jullie een origineel bedrijfsuitje? Wat zijn de verwachtingen?

Het succes van een bedrijfsuitje staat nooit op zichzelf. Het begint al met de geschiedenis van jullie bedrijfsuitje. Wat is het referentiekader van alle deelnemers? Hoe zijn de teamuitjes of bedrijfsuitjes de afgelopen jaren ingevuld? Wat verwachten de gasten van het komende programma? Is er bijvoorbeeld elk jaar uitgebreid eten geweest, dan kan een feest met alleen hapjes veel commentaar opleveren. Maar hebben jullie alleen nog maar bowling en kartbaan activiteiten gedaan, dan is een origineel bedrijfsuitje eens leuk. Probeer je daarom altijd in te leven in de doelgroep, en wat zij zullen verwachten. (dit hoeft trouwens niet te betekenen dat je geen hapjes kunt laten serveren, maar denk eraan dit past bij de verwachtingen van de deelnemers die dag)

In welke periode / welke datum plan je het bedrijfsuitje?

Een bedrijfsuitje of personeelsfeest is onderdeel van jullie waardering voor de collega’s. Of voor het teamelement, of misschien wel voor het vieren van een doelstelling. In jullie jaarplanning kun je daarom tijdig plannen in welke periode het uitje of feest plaats moet gaan vinden. Misschien heb je voor het hele jaar al data gekozen? Communiceer dit tijdig, dit bevordert de deelname! Mensen kunnen de dag dan blocken in de agenda. Ook wanneer het programma nog niet bekend is (maar de datum wel), zou je kunnen werken met een “save the date”. Maar ben je aan de late kant, bedenk dan dat het de opkomst vermindert (kan iedereen wel?), de stress verhoogt (lukt alles nog wel?), de programma keuze beperkter wordt en de mooie locaties al vergeven zullen zijn. Eigenlijk werkt het dus averechts…

Wat is het beste moment voor een bedrijfsuitje?

Een ideaal moment om het bedrijfsuitje of personeelsfeest bekend te maken is daarom aan het begin van het jaar (bekend making jaarplanning). Bij veel bedrijven gebeurt dit in december al (tip: geef de planning mee bij het uitdelen van het kerstpakket!). Iedereen (inclusief de partners) kunnen de datum alvast noteren, en de invulling kun je dan later bekend maken.

Er zijn dagen en periodes waarop een bedrijfsuitje organiseren gewoon niet handig is. Feestdagen zijn not-done, en bovendien zijn veel mensen met Pasen, Hemelvaart en Pinksteren een weekend weg. Rondom de vakanties kunnen veel mensen vaak niet, en denk tevens aan populaire evenementen (carnaval, het dorpsfeest, WK voetbal, etc).

Voorbeeld van een origineel bedrijfsuitje

Wat wil je besteden aan het bedrijfsuitje?

Niet geheel onbelangrijk, dit element. Vaak is “hoe origineler // hoe duurder”. Wan uiteraard wil je een bijzonder programma binnen het gestelde budget. Dan is het goed om te weten wat het budget exact is. Denk hierbij aan het bedrag inclusief of exclusief btw. Maar ook of er een vastgesteld bedrag voor de gehele groep is (ongeacht het aantal deelnemers), of dat er juist een fixed bedrag per persoon is vastgesteld. Beide systemen hebben voor- & nadelen. In bepaalde gevallen is er wel een bijdrage vanuit directie, maar soms ook niet. Soms gaan de partners ook mee. Zijn zij inbegrepen bijvoorbeeld inbegrepen in dit budget?

Wij zitten vaak bij bedrijven aan tafel voor het bespreken van bedrijfsuitjes en personeelsfeesten, en sommigen zijn altijd terughoudend in het vertellen van het (werkelijke) budget. Zonder budget werken is ondoenbaar, omdat je niet kunt bepalen wat voor het bedrijf haalbaar en geschikt is….  Ons advies is daarom altijd om het budget duidelijk te communiceren bij een offerte aanvraag. Zonder budgetrichtlijn zul je offertes ontvangen die niet passend zijn (je ontvangt óf een te voordelige óf een te luxe offertes die boven budget ligt ==> maar in beide gevallen kun je er niets mee…). Bovendien kost jullie extra tijd, en de aanbiedende partij steekt energie in een offerte die nooit passend is.  Daarom: wees open over het budget en je kunt gerichte offerte objectief met elkaar gaan vergelijken.

Wees duidelijk over de tijden van je event

Niet alleen de begintijd, maar ook een eindtijd voor je event is van belang. Het feest of evenement geen eindtijd meegeven en laten doodbloeden is een afknapper. Al is het evenement nog zo geslaagd, wanneer iedereen voorbij het hoogtepunt naar huis gaat, dan onthouden ze ‘dronken’ personen aan het einde i.p.v. het spectaculaire optreden of het gezellige feest. Echt gebeurd: een personeelsfeest van een productiebedrijf, waarbij twee mannen met elkaar op de vuist gingen aan het einde van de avond…

DO: Wij adviseren een gesloten einde, waarbij wordt gestopt op het hoogtepunt en iedereen eigenlijk nog even door wil feesten. De DJ kan nog 1 of 2 nummers draaien, daarna gezamenlijk naar huis. Kies bijvoorbeeld voor een bus (samen uit, samen thuis), zodat je zeker weet dat je collega’s veilig thuis komen (don’t drink and drive).

 En dan nu: kies een origineel bedrijfsuitje!

Je hebt alle voorwerk gedaan. Het programma moet leuk zijn, er is bepaald of partners wel / niet aanwezig zullen zijn, je hebt wensen geïnventariseerd, tijdens een datum gekozen én gecommuniceerd, een programma opzet gekozen en het budget duidelijk in beeld. Tijd om nu dat leuke bedrijfsuitje te kiezen! Maar zoveel mensen, zoveel wensen. Daarom biedt Showtime Evenementenbureau originele  bedrijfsuitjes arrangementen waarin bovenstaande elementen juist meer of minder aanwezig zijn. Een voorbeeld:

• Bedrijfsuitje: een Foodtruck Festival op uw eigen bedrijf

• Bedrijfsuitje: samen een dagje zeilen

• Bedrijfsuitje: maak jullie eigen James Bond film

• Een groot personeelsfeest met goede muziek

• Met het hele bedrijf een dag naar Amsterdam?

• Teamuitje: met de collega’s samen een Keveruitje beleven?

• Teambuilding bedrijfsuitje: bouw jullie eigen racer tijdens de Scrapheap Challenge

• Teamuitje: paarden mennen met management tips