Tips en uitleg over een personeelsfeest op eigen locatie en de WKR (werkkostenregeling)

Willen jullie dit jaar eens goed uitpakken met een top feest op eigen locatie? Organiseer je personeelsfeest in en rondom je eigen bedrijfspand! Laat je medewerkers verrassen door het bekende “eigen terrein” om te toveren naar een super mooie feestlocatie. En wist je al dat deze manier van feestvieren WKR proof is? Allemaal voordelen!

Een belangrijke vraag is natuurlijk; waarom en voor wie wordt het feest georganiseerd? Een opening van een nieuw bedrijfspand zal logischerwijs bij het eigen bedrijf plaats vinden. Een jubileumfeest of bedrijfsfeest kun je echter op meerdere locaties organiseren. Maar hoe leuk is het om het jubileumfeest op eigen locatie te organiseren,  waarbij medewerkers en partners uitgenodigd worden? Misschien zelfs wel in de vorm van een familiedag voor het hele gezin! Hierbij kunnen de medewerkers met alle trots hun bedrijf laten zien aan partners en kinderen.

In deze blog zullen we in gaan op het personeelsfeest op eigen locatie; welke voorbereidingen moet je treffen, wat heb je allemaal nodig en met welke kosten moet je rekening houden? Verder zullen er veel dingen zijn waar je aan moet denken, maar waar bijna niemand aan denkt. Wij geven jullie de tips en checks voor jullie personeelsfeest op eigen locatie!

Dit artikel over personeelsfeesten op eigen locatie bestaat uit:

• Tip 1: Bepaal vooraf de kaders
• Tip 2: Begin op tijd met de voorbereidingen
• Tip 3: Durf belangrijke vragen te stellen
• Tip 4: Checklist voor een personeelsfeest op eigen locatie
• Tip 5: Om over na te denken…
• Tip 6: Het zijn de kleine dingen die het verschil maken
• Tip 7: Plattegrond
• Tip 8: de kosten va een personeelsfeest op eigen locatie
• Tip 9: de WKR (werk kostenregeling)
• Tip 10: de week van het evenement zelf
• Tip 11: Tijdens het event
• Tip 12: Referenties en voorbeelden van personeelsfeesten op locatie

Tip 1: Bepaal vooraf de kaders

Als bedrijf zijnde is het idee gegroeid om een personeelsfeest op eigen bedrijf te organiseren. Leuk! Het is goed om dan eerst na te denken over de hoofdlijnen, zoals doelstelling en kaders van het feest. Bedenk bijvoorbeeld goed welke mensen je wilt uitnodigen. Is het personeelsfeest voor alleen eigen medewerkers, of zijn partners en eventuele kinderen ook uitgenodigd? Misschien zijn er ook nog oud-medewerkers, trouwe leveranciers of andere relaties welke jullie graag op het feest terug zien? Bepaal dus vooraf de doelstelling en de kaders; dit maakt het maken van beslissingen makkelijker en kom je niet voor verrassingen te staan. 

Zo is het verstandig om van te voren na te denken over het maximale budget. Dit is bepalend voor het soort feest wat jullie gaan geven. Kies je bijvoorbeeld voor een middagbijeenkomst met een borrelhapje? Of is ook ruimte voor uitgebreid eten gevolgd door een feestavond met artiest? Wil je met aankleding en decoratie het pand omtoveren tot een sfeervolle locatie voor het feest, of is jullie kantine mooi genoeg om daar het feest te houden?

Tip 2: Begin op tijd met de voorbereidingen (aanrader: 6 maanden vooraf)

Begin vooral op tijd met de voorbereidingen van het feest op jullie eigen locatie. Dit geeft jullie ruim voldoende tijd om over de opzet van het feest na te denken, offertes aan te vragen en zonder tijdsdruk te beoordelen. Iets om goed na te gaan bij jullie gemeente is een eventuele vergunning voor het event of feest. Soms volstaat een melding bij de gemeente. In andere gevallen moet er 10 weken van te voren al een vergunning aangevraagd worden. Dat zijn 2,5 maanden, en op dat moment dien je alle plannen, inrichting etc gereed te hebben. Dat betekent dat je dus tijdig moet starten met de voorbereidingen. Hierbij kan het zijn dat er zelfs een veiligheidsplan en draaiboek aangeleverd moeten worden bij de gemeente. Ook is de gemeente graag op de hoogte van de hoeveelheid mensen welke tegelijkertijd aanwezig zijn bij je pand, mogelijke geluidsoverlast, verkeers- en parkeerdrukte en bijvoorbeeld de plaatsing van een tent en veiligheidsmaatregelen. Ook kan het zijn dat je een vergunning nodig hebt om ter plekke dranken te mogen schenken. Als bedrijf zijnde ben je verantwoordelijk voor de orde en veiligheid van je gasten dus dit is zeker een goed punt om in de gaten te houden! Natuurlijk kan een evenementenbureau je hierbij helpen of de aanvraag van de vergunning over nemen.

Al bovenstaande punten zoals gasten, budget, logistiek en tijdsplanning zijn de basis van jullie evenement. Heb je al deze uitgangspunten als organisatie duidelijk? Dan kan je beginnen met de gedetailleerde voorbereidingen. Bedenk tijdig of je dit als bedrijf zelf gaat aanpakken en hiervoor ook de benodigde werkuren in mag steken of dat je liever een evenementenbureau inschakelt welke dit overneemt!

Tip 3: Durf belangrijke vragen te stellen

Als jullie de voorbereiding op papier hebben staan dan kan je meer in details gaan treden. Denk daarbij de optimale invulling van jullie personeelsfeest, de gewenste soort eten, tijdsduur, e.d.  Daarvoor hebben we aantal praktische tips:

• Stel een groep van een aantal enthousiaste medewerkers samen welke graag willen meedenken over de voorbereidingen van het feest. Het leukste is natuurlijk als dit een gevarieerde groep is. Als jullie bijvoorbeeld een productiebedrijf zijn waarbij 90% van de medewerkers een man is, dan is het aan te raden dat de organiserende groep niet alleen uit vrouwen bestaat. Klinkt wellicht logisch maar als evenementenbureau zien we dit vaak gebeuren! Je wilt natuurlijk niet dat alle energie en tijd gaat zitten in een evenement welke wellicht niet passend is voor de doelgroep.
• Het is natuurlijk ook een idee om een kleine enquête te houden onder de medewerkers. Wat voor een soort eten zien zij graag terug op de feestavond? Van welke artiest worden zij enthousiast om het feest tot een geweldig einde te brengen?

Vragen die kunnen helpen bij het invullen van jullie personeelsfeest:

Neem als organisator de tijd om vragen te stellen. Doe dit nog voordat je al druk bezig bent om verschillende bedrijven in te schakelen welke kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld eerst na over de volgende vragen:

• Wil je als bedrijf overdag een tour door het pand houden of kies je er voor om ’s avonds een spetterend feest te geven?
• Kies je voor de cateraar welke al jaren alle bedrijfsborrels van jullie verzorgt, of kies je voor een vernieuwend idee zoals een Foodtruck Festival? (lees hier tips voor een foodtrucks)
• Stel: Je hebt 100 medewerkers en je vindt het leuk om de partners en kinderen ook uit te nodigen. Is het budget dan ook toereikend voor deze extra hoeveelheid gasten? Of moet je dan flink inleveren op de WOW factor van het feest?
• Bedenk welke leveranciers jullie nodig gaan hebben voor bijvoorbeeld het plaatsen van de tent, meubilair bar, het verzorgen van licht en geluid en wellicht het boeken van entertainment en een artiest. Hebben jullie bestaande contacten waar je gebruik van kunt maken en passen deze leveranciers bij het feest wat jullie voor ogen hebben?
• Hebben jullie de tijd en kennis in huis om jullie eigen evenement te organiseren of laat je dit over aan anderen? Denk hierbij ook aan tijd en energie die je kwijt bent aan alle besprekingen met leveranciers, vergunning, veiligheidsplan, verwerken van aanmeldingen, e.d.  En natuurlijk de tijd op de dag tijdens het evenement: terwijl jouw collega’s gezellig een drankje drinken aan de bar ben jij misschien druk bezig met last minute problemen op te lossen.
• Ook is het belangrijk om te onthouden dat het organiseren van een feest op eigen locatie veel tijd gaat kosten. Hoeveel tijd mag je hiervoor van de baas gebruiken? En gaat het lukken om deze tijd in de organisatie te steken naast je dagelijkse werkzaamheden?
  Veelal is de opvatting dat het inschakelen van een evenementenbureau veel extra kosten met zich meebrengt. Bedenk hierbij wel dat zij de kennis en kunde in huis hebben waardoor ze het sneller kunnen regelen dan iemand wie hier niet thuis in is. Daarnaast hebben zij al lopende contacten met verschillende betrouwbare leveranciers waardoor afspraken snel gemaakt zijn. Lees hier de voordelen van een evenementenbureau
• De uren welke een medewerker van het bedrijf in het organiseren steekt zijn ook betaalde uren. Hebben de collega’s van het organisatie comité allemaal 100 uren vrij te besteden voor het feest? Wat zijn de kostprijzen van deze uren? Het is daarom verstandig om van te voren goed na te denken of het inschakelen van een evenementenbureau jullie juist veel tijd gaat schelen en wellicht zelfs lagere kosten met zich mee brengt.

Tip 4: Checklist voor een personeelsfeest op eigen locatie

Bij een personeelsfeest op eigen locatie komen veel dingen kijken. Het zijn wellicht niet de dingen zijn waar je gelijk over na zou denken. Hierbij volgt een checklist met een aantal punten om over na te denken (dit is zeker nog niet alles, maar dit is een start!)

• Maken van een uitnodiging (lees hier de tips)
• Mogelijk aanvragen van een vergunning
• Uitbreiding locatie (bijvoorbeeld in de vorm van een tent)
• Verwerken van de aanmeldingen (tips voor no-show verlagen lees je hier)
• Aankleding binnen en buiten – misschien een themafeest of alles in 1 kleur?
• Meubilair items zoals een bar / statafels / stoelen
• Catering – eten en drinken
• Techniek – geluid & licht
• Entertainment / band / artiest / DJ
• Activiteiten – welke doelgroep wil je hier mee vermaken?
• Garderobe – bewaakte garderobe of plaats je gewoon een garderobe rek?
• Groen aankleding, bloem en tafelstukjes
• Stroomplan en/of tijdelijk aggregaat
• Fotograaf of videograaf
• Toiletwagen
• Podium
• Logistieke planning
• Maken van een plattegrond
• Veiligheidsplan, AED, BHV etc
• Water toevoer en afvoer – bijvoorbeeld bij toiletwagen en bar

Tip 5: Om over na te denken…

Als je iets uitbesteed (zoals catering) dan mag je verwachten dat zij naast het eten ook de bordjes, bestek, servetten e.d. verzorgen. Zorg wel dat je deze dingen checkt en er niet op de dag zelf achter komt dat er door beide partijen hiervoor niks is geregeld!

Vind je het inhuren van een cateraar voor de dranken te veel geld en wil je liever met een aantal medewerkers zelf de bar beheren? Dat kan natuurlijk, denk hierbij dan wel aan een bar inclusief de juiste tap/bier koppeling, voldoende glaswerk, bar met spoel mogelijkheden, water aan- en afvoer naar de bar, het juiste glaswerk en ook de schoonmaak middelen en doeken om alles netjes te houden.

Daarnaast moet je in dat geval ook zelf de dranken inkopen en koud houden. Wat doe je als je op de avond te weinig dranken blijkt te hebben of stel dat er een heel aantal fusten bier over blijven? Het is goed om hier in de voorbereiding over na te denken!

Tip 6: Het zijn de kleine dingen die het verschil maken

Originele catering

Hebben jullie voor de catering gekozen om verschillende foodtrucks in te zetten? Super leuk! Je gasten hebben hierbij dan een gevarieerd aanbod van eten. Zorg wel dat je een goede berekening hebt gemaakt van het verwachtte eetpatroon. Zo voorkom je dat de pasta-foodtruck met 150 porties pasta blijft zitten en dat de hamburgers halverwege de avond al op zijn. Lees hier onze tips over foodtrucks. 

Stroomplan

Verder is het stroomplan een van de belangrijkste zaken om goed geregeld te hebben. Het is vaak ook een zaak waar niemand aan denkt. Stel je eens voor dat je met een drankje in de hand lekker aan het dansen bent met je collega’s en dat opeens de stroom uitvalt. Dit zou er voor kunnen zorgen dat je gasten vroegtijdig naar huis gaan, dat wil je natuurlijk niet als organisator van het feest!

Voor een stroomplan is het belangrijk om te inventariseren welke leveranciers of items er stroom verbruiken. Denk hierbij aan de techniek, de bar, de cateraar, de toilet wagen, de muziek, de lampen etc. Als je deze lijst compleet hebt dan is het de vraag of je deze hoeveelheid stroom vanuit eigen jullie eigen pand beschikbaar hebben, en ook of jullie de benodigde aantal meters verlengkabel in huis hebben. Je hebt in ieder geval krachtstroom nodig op de belangrijkste plekken van het feest. Mocht je dit niet hebben dan kan je een aggregaat inzetten en kabels inhuren. Houdt er wel rekening mee dat dit een klusje is voor de kenner. De kosten van electra lopen ook vaak snel op. Dit is iets wat je niet moet vergeten, zowel voor je planning, het aanvragen van de leveranciers maar ook in je budgetplanning!

Logistieke planning

Logistiek is misschien niet het eerste wat in je opkomt, maar de logistieke planning rondom jullie bedrijf speelt een duidelijke rol bij het organiseren van een feest op eigen locatie. Stel dat jullie een eigen bedrijfshal willen gebruiken voor het feest. Kun je deze één dag vooraf al vrij hebben, en ook een dag na het event beschikbaar hebben voor afbouw?  Of wanneer je een tent wilt plaatsen op de parkeerplaats voor het bedrijf, dan zal deze één tot twee dagen vooraf geplaatst worden. Is dit logistiek mogelijk voor het bedrijf?  En niet onbelangrijk: kunnen op de dag zelf alle leveranciers met hun vrachtwagen / bedrijfswagen bij de bedrijfshal parkeren? Of is er weinig plek en dien je leveranciers verspreid over de dag te laten komen (met wachturen als gevolg)? En parkeerplaatsen?   Kortom; stof tot nadenken 🙂

Tip 7:  Plattegrond

Als laatste punt benoemen we het belang van het maken van een gedegen plattegrond. Hierbij teken je onder andere de gehele situatie rondom het bedrijf in (waar komt de tent, de leveranciers toegang, de loop route van de gasten, etc). Voor de feestruimte zelf maak je een plattegrond met bijvoorbeeld de plaatsing van de bar, het podium, etc. Zo kun je bepalen hoeveel m2 er over blijft voor de gasten om te staan / zitten / dansen. Is er voldoende ruimte over en is de ruimte niet te groot voor het aantal gasten? Dit kan beide veel invloed hebben op de sfeer van de avond. En niet onbelangrijk: hoe groot dient de tent of feestzaal dan totaal te zijn? 

Verder is het belangrijk om de plaatsing van je items te bepalen. Je wilt je toiletwagen bijvoorbeeld niet naast de eetkraam hebben staan, maar als je dit verderop zet, is het dan nog toereikend voor stroom en water voorziening? Allemaal vragen om over na te denken! 

Tip 8: de kosten va een personeelsfeest op eigen locatie

Een evenement bij een eigen bedrijfspand is uniek, dit maakt echter ook dat de kosten uniek zijn. Deze kosten zullen o.a. afhankelijk zijn van het aantal gasten, de omvang van het evenement en welke wensen jullie hebben ten opzichte van techniek / catering / artiesten etc. Maar: een event op eigen locatie is altijd duurder dan een event in een volledig ingerichte horeca / eventlocatie.  Je dient immers alles in te huren, terwijl die bij een horeca locatie standaard aanwezig is. 

Een evenementenbureau denkt hierover graag met je mee. Zij kennen immers en mogelijkheden en onmogelijkheden. Stel: je hebt een aardig idee hoe jullie het feest wensen met het budget. Wij komen graag bij jullie op locatie zodat we werkelijk kunnen zien waar jullie het feest willen gaan houden. We adviseren jullie graag om de mogelijkheden, kunnen samen alle wensen doorspreken waarna we een maatwerk offerte voor jullie op kunnen stellen. Bel ons gerust voor een eerste gesprek en vrijblijvende offerte!

Tip 9: de WKR (werkkostenregeling)

Een personeelsfeest op eigen locatie is weliswaar duurder (zie vorige paragraaf) máár fiscaal veel interessanter!  Binnen de WKR (werkkostenregeling) is een event op de eigen locatie namelijk vrijgesteld van de verplichte naheffing loonbelasting. Dit kan jullie 80% naheffing schelen. Dus alhoewel het event (door meer externe inhuur) duurder kan uitvallen, bespaar je op naheffingskosten van de Belastingdienst. 

Een personeelsfeest op eigen locatie kan daarbij ruim uitgelegd worden: volgens de wet is alles – waar uw bedrijf ARBO technisch verantwoordelijk voor is – aan te merken als “eigen locatie“.  Dat zou dus ook uw grasveld met tuin naast uw bedrijfspand kunnen zijn, of – in het geval van een bouwbedrijf – een bouwplaats elders in Nederland waar u werkzaam bent.  

Een WKR-proof personeelsfeest op eigen locatie is dus zeker interessant! We schreven er een speciaal artikel over. Lees hierover meer in dit artikel over de WKR >>

Tip 10: de week van het evenement zelf

Eindelijk is het zover, de laatste week voor het evenement is aangebroken! De voorbereidingen zijn in volle gang; medewerkers zorgen dat de bedrijfsruimte geheel wordt opgeruimd, de buitendienst zorgt dat het terrein er netjes uitziet, de veegdienst veegt het terrein nogmaals aan en de schoonmaak zorgt dat alles schoon is!

Bij het organiseren van een groot evenement op het eigen terrein komen heel veel voorbereidingen kijken zoals we hierboven al hebben gelezen. Voor het tijdschema is het natuurlijk fijn als een dag van te voren al veel klaargezet kan worden. Hiervoor moet het terrein en bedrijfspand al helemaal gereed staan! Als er meerdere leveranciers tijdens de voorbereiding langs komen dan is het handig dat zij één aanspreekpunt hebben. Hiervoor is het maken van een draaiboek / checklist een absolute pré. 

En leveren jullie zelf de stroom voor alle leveranciers? Zorg dat je hiervoor ook één aanspreekpunt hebt die alle kennis hierover heeft.

Tip 11: Tijdens het event zelf

Op de dag van het evenement zullen de laatste voorbereidingen gedaan moeten worden. Zorg dat er overal goed getest wordt. Je wilt niet dat bijvoorbeeld de stroom uitvalt op het moment dat alle foodtrucks draaien en de DJ gaat beginnen met muziek draaien.

Verder wil je niet gestrest aan je eigen evenement beginnen. Zorg dus dat alles op tijd klaar staat zonder last-minute stress. Spreek met de leveranciers af dat ze bijvoorbeeld een half uur voor de ontvangst van de eerste gasten gereed zullen staan. Heb je een groot terrein of vinden er dingen buiten én binnen plaats? Zorg dat je dan met meerdere aanspreekpunten werkt welke hun eigen onderdelen in de gaten houden.

Tijdens het evenement zorg je dat je in contact blijft met je leveranciers. Loopt alles nog op rolletjes en hebben ze nog voldoende van alles? Moet er opgeschaald of juist terug geschroefd worden? Misschien heb je meerdere optredens voor de avond geboekt? Zorg dat er een persoon verantwoordelijk is dat de juiste artiest(en) op tijd bij het podium klaar staan.

Verder is het natuurlijk leuk om na deze terug te kunnen kijken op een top dag! Maak je zelf foto’s tussendoor of huur een professionele fotograaf. Verder is het natuurlijk vooral belangrijk om te genieten! Je steekt veel energie en tijd in de voorbereidingen om een evenement neer te zetten waar je trots op kunt zijn. 

Indien jullie er voor kiezen om een evenementenbureau in te schakelen voor de organisatie van jullie evenement op eigen locatie, dan zal er een eventmanager op de dag zelf aanwezig zijn die al deze onderdelen van jullie overneemt. Zij verzorgen de coördinatie van het event zodat jullie zelf ook kunnen genieten. Het is tenslotte jullie eigen bedrijfsfeest!

Tip 12: Referenties van personeelsfeesten op locatie

Bekijk hier enkele referenties van personeelsfeesten op eigen locatie van onze klanten.