No show verminderen? Te late afmeldingen? Lees hier alles over de consequenties en de administratie van een evenementenbureau

Carly Oude Weernink is “controller” bij Showtime en vertelt je graag alle tips & tricks over project administratie. Wat komt er kijken bij de administratie van een evenementenbureau? Hoe wordt omgegaan met te late afmeldingen? En hoe kun je deze no show verminderen? Lees deze blog en u bent helemaal op de hoogte!

De administratie van een evenementenbureau: wat komt er bij kijken?

Inkomende facturen van leveranciers

Controleren en verwerken van de binnenkomende facturen van onze leveranciers is één van mijn taken. Hierbij kunt u denken aan een factuur van een bakker voor Petit Fours bij de koffie ontvangst. Een kleine factuur en eenvoudig te controleren: “klopt het bestelde aantal en is de prijs per stuk zoals afgesproken”? Maar ook een factuur van een locatie waar wij mee samenwerken en een jubileumfeest hebben georganiseerd voor 700 personen. Een uitgebreide factuur welke door mij nagelopen wordt of deze overeenkomt met de afspraken die we hebben gemaakt. De bottleneck bij veel toeleveranciers is de inkooptermijn: uiterlijk 7 tot 14 dagen vooraf verlangen zij doorgaans onze gasten opgaves, zodat de inkoop gedaan kan worden. Showtime heeft met deze leveranciers besproken dat we tot uiterlijk 10 dagen vooraf de aantallen mogen wijzigen. Natuurlijk kijkt de toeleverancier daarbij niet naar 1 enkele order, maar werken zij met een gecombineerde inkoop van veel orders bij (ook weer) toeleveranciers. De deadlines zijn dan ook vaak “hard”. Het komt geregeld voor dat een factuur een ander gastenaantal kent, dan opgegeven is door onze klant. Hoe u dit kunt voorkomen, vertel ik hieronder.

Verkoop facturen aan onze klanten

Daarnaast maak ik de eindnota’s op van al onze events. Mijn collega accountmanagers hebben een evenement met begroting opgesteld voor onze klanten. Dit evenement wordt vervolgens voorbereid en uitgevoerd door onze eventmanagers. Het zijn onze eventmanagers die de afspraken met leveranciers afstemmen en de begroting bewaken. Zij noteren dan ook de deadlines van zowel uw gasten opgaves (de vermelde 10 dagen vooraf) als ook de deadlines van inkoop van leveranciers. Daar zit maximaal 1 dag verwerkingstijd tussen. Op basis van deze afspraken stel ik na controle de eindnota op. Deze eindnota wordt gemaakt op basis van het aantal personen dat onze klanten uiterlijk 10 dagen voorafgaande aan het evenement bij ons hebben doorgegeven. De volgende regel zult u daarom in vrijwel elke programma bevestiging/reservering van ons terug vinden: “Ik wijs er nog op dat het genoemde aantal gasten in deze bevestiging een indicatie is. Dit aantal kan tot 10 dagen voorafgaand aan het programma gewijzigd worden.” Evenals “U heeft de mogelijkheid tot uiterlijk 10 dagen voorafgaand aan het programma de aantallen te wijzigen. Het aantal dat 10 dagen vooraf bij ons bekend is, is leidend voor de factuur. Tip: noteer dit in uw agenda!”

Binnen 10 dagen voorafgaande aan het programma nog het aantal personen willen aanpassen

In enkele gevallen neemt een klant nog contact met ons op om de aantallen te willen bijstellen. Veelal zijn er toch nog afmeldingen binnengekomen (soms ook bijgekomen 😉 ) wanneer de 10 dagen termijn verstreken is. We proberen altijd of we nog iets kunnen betekenen voor onze klanten. Maar wanneer er bijvoorbeeld nog 3 of 4 dagen te gaan zijn tot het programma, zijn wij genoodzaakt om aan te geven dat we voor de factuur niets meer kunnen aanpassen. Een minder vriendelijk antwoord welke we niet graag geven, maar niet omheen kunnen vanwege de eerdergenoemde inkoopdeadline. Waarom we de aantallen niet meer kunnen wijzigen, leg ik hieronder uit.

Leveranciers berekenen ook het aantal door welke wij hebben doorgegeven

De meest belangrijke reden waarom niet meer gewijzigd kan worden is vanwege de rekening die wij ontvangen van onze leveranciers. Ook zij willen vooraf weten hoeveel gasten er zullen komen en zullen op basis van deze aantallen hun inkoop doen. In veel gevallen zijn de voorbereidingen al gestart, bijvoorbeeld voor een workshop voorbereiding, vervoeren van activiteiten, of marineren van vlees, etc etc. Elke locatie of event verzorger zal hun inkopen dan ook verzorgen op basis van de doorgegeven aantallen. Leveranciers plannen ook personeel op basis van het doorgegeven aantal mensen (zo kan het voorkomen dat vanaf 20 personen 2 event begeleiders nodig zijn. Iedereen is ingepland en geinstrueerd, wanneer gevraagd wordt of 18 mensen ook akkoord is. Kosten voor instructie en werkvoorbereiding voor 2 begeleiders zijn dan al gedaan). Wij ontvangen dan ook een factuur op basis van wat is besteld bij leveranciers; niet op basis van het aantal gasten dat daadwerkelijk is gekomen.

Veelgehoorde excuses: no show door ziekte

Een veel gehoorde reden voor het wijzigen van het aantal gasten binnen de termijn is ziekte. Het kan uiteraard voorkomen dat een collega ziek is geworden. Vaak horen wij dan: “onze collega is ziek geworden, daar kunnen wij toch niets aan doen”. Dat snappen we heel goed, dat u hier zelf niets aan kunt doen. Helaas kunnen wij daar echter óók niets aan doen. Het is dan ook een antwoord dat we niet graag geven, maar ziekte ligt zowel buiten uw als onze invloed sfeer.

Verwerken van de administratie

Elk bedrijf heeft een verwerkingstijd om facturen en betalingen te verwerken. Zo dienen sommige events 100% volledig voorafgaand betaald te worden. Na opgaaf van het aantal gasten (de eerdergenoemde 10 dagen voorafgaande aan het programma) maak ik de factuur hiervoor op. Na verzending, kan deze door de klant gecontroleerd en betaald worden. Doorgaans duurt dit tot 3-5 werkdagen. Aansluitend moeten wij ook kunnen checken of de betaling daadwerkelijk tijdig is ontvangen (voorafgaande aan het programma). Alle partijen hebben hiervoor een verwerkingstijd nodig, waardoor de 10 dagen termijn ook een noodzakelijk iets is.

Wijziging in aantal gasten heeft invloed op andere reserveringen

Al onze events hebben invloed op elkaar. Hier hoeven onze klanten zich niet van bewust te zijn, maar een wijziging in aantal personen in jullie reservering kan van invloed zijn op een reservering 10 dagen ervoor of 10 dagen erna.
Om een voorbeeld te geven: een wijziging in uw gasten aantallen kan verband houden met vervoersbewegingen van materieel. Zo kan het voorkomen dat u met 40 personen een leuke keverrally gaat beleven. Daarvoor plaatsen wij 10 Classic Kever Cabriolets. Aangezien een transport trailer slechts 9 kevers kan vervoeren, vervoeren wij de 10de kever op een aanhanger. Soms al 7 tot 10 dagen ervoor, wanneer dit planning / materieel technisch uitkomt. Wanneer drie dagen vooraf nog een aantal afzeggingen binnenkomen, hebben wij de 10de kever al geplaatst. De kever die wellicht niet meer nodig blijkt, is al op locatie geplaatst. De kosten zijn gemaakt en ook kan de kever niet meer aan een ander bedrijf verhuurd worden. Wat voor onze klant voelt als een ‘simpele wijziging’ in aantal gasten, betekent voor ons het wijzigen van planningen die strak op elkaar zijn afgestemd.

Reserveren van materiaal en materieel tijdens bevestiging

Tot slot is het goed om te weten welke afspraken met leveranciers gemaakt worden bij het reserveren van een programma. Wanneer wij een opdrachtbevestiging voor 100 personen met een groepsdiner ontvangen, dan reserveren we 100 stoelen in het restaurant. U kunt zich voorstellen dat het restaurant deze tafels speciaal voor u vrijhoudt, en geen andere gezelschappen op deze plekken (of avond) kan aannemen. Het komt weleens voor dat de no-show op een event bijna 50% is. Dan is het niet zomaar mogelijk om “maar” 50 personen door te geven, omdat de restaurant eigenaar zich met inkomstenderving geconfronteerd ziet.
Identiek met bijvoorbeeld een krantendag met Cessna vliegen: wanneer u 55 personen opgeeft voor het vliegen, dan betekent dit letterlijk dat 55 stoelen (in een strakke vliegplanning) voorbereid en gereserveerd worden. Deze aantallen die (soms al een half jaar vooraf) gereserveerd worden, leiden derhalve tot enige verplichting.

Tips om op tijd het juiste aantal gasten door te kunnen geven

Voorkom daarom onnodige kosten op uw factuur, omdat u te laat wijzigingen in gasten aantallen doorgeeft. Uiteraard hebben we daarvoor ook een aantal tips:

• Maak zelf een goede uitnodiging om aan uw gasten te geven. Hierover hebben we reeds eerder het volgende blog geschreven: https://www.showtime.nl/uitnodiginstraject-voor-uw-bedrijfsuitje/. Vermeld in deze uitnodiging dat iedereen tot 14 dagen vooraf de aantallen kan doorgeven bij u zelf. Dat geeft u zelf de mogelijkheid om ruim op tijd het aantal personen aan ons door te geven. Wij weten als geen ander dat er altijd nog weer zaken tussendoor komen die net iets meer aandacht vroegen, en dan bent u alsnog op tijd 🙂
• 
We gaven het al eerder aan, het staat ook in onze overeenkomst, maar noteer de datum in uw agenda. Zo kunt u de deadline niet vergeten, en zelfs een reminder ontvangt van uw agenda.
• Wanneer u de aantallen aan ons (of een ander organiserende partij) doorgeeft vraag dan om een bevestiging hiervan (als u dat prettig vindt). Zo weten beide partijen over en weer wat er is afgesproken!
• Wees ook naar uw gasten helder: geef aan dat afmelding binnen de 10 dagen termijn niet meer mogelijk is en de kosten dan voldaan moeten worden. Maak uw genodigde gasten duidelijk wat de consequenties zijn van te laat afzeggen. Zo zijn er bedrijven die met een “boete pot” werken.
• 
Zijn er altijd veel last-minute afmeldingen, en levert dat interne frustratie op (bijvoorbeeld omdat de personeelsvereniging wel moet betalen voor mensen die niet meegaan)?  Wanneer bijvoorbeeld met een eigen bijdrage wordt gewerkt, vraag dan de gasten deze eigen bijdrage alvast te voldoen bij opgave. Te late afzeggers zijn de eigen bijdragen dan kwijt. Werkt u niet met een eigen bijdrage, laat alle aangemelde personen dan bijvoorbeeld € 10,00 aanbetalen. Als ze op de dag zelf komen geef je deze personen de € 10,00 terug.  Mensen die niet komen, zijn de € 10,00 aanbetaling kwijt. Zo werk je met een minimale drempel om de opkomst te stimuleren en de late afzeggingen te voorkomen.

Hoe de no-show verminderen?

No-show lijkt tegenwoordig vrij normaal: bij feesten waar de collega’s elkaar kennen komt 5-10% niet opdagen, zonder afmelding! Bij gratis events (zoals een klantendag) ligt dit percentage nog hoger. De no show is dan ook afhankelijk van het soort evenement, en de binding die je met de club hebt. Bij een feest of festival kun je je kaarten doorverkopen of weggeven.  Bij een gratis event kom je  “gewoon niet” wanneer het niet in je agenda past. Maar bij een persoonlijke invitation is “niet komen” vaak niet altijd een optie. Zorg dus dat no show onderdeel is van je denkwerk voorafgaand aan het event.  Bekijk deze video en je beseft dat no show veel consequenties heeft: