Werken als eventmanager (opleiding tot job inhoud)

‘Maar wat doe jij nou eigenlijk de hele week? Als je dit voor ons hebt geboekt dan is het toch klaar?’ Of toch niet?!

Het werk van eventmanager kent vele vooroordelen. Waar een “feestje” of “uitje” veertig jaar geleden “gewoon even” geregeld werd, maken bedrijfsevenementen vandaag de dag een belangrijk onderdeel uit van de marketingactiviteiten, sales activiteiten en HR activiteiten van een organisatie. Om niet te spreken over de gezelligheid die broodnodig is binnen elk bedrijf. De verwachtingen zijn hoger dan ooit; alles moet strak georganiseerd worden. “Even iets regelen” zoals vroeger is er niet meer bij; het werk van de eventmanager zorgt hiervoor.  In deze blog vertellen we graag meer over het werk van de eventmanager, van opleiding tot job inhoud. 

Dit artikel over het werk van de eventmanager bestaat uit:

• Werken als eventmanager
• Beschrijving van een werkweek als eventmanager
• Competenties eventmanager
• Opleiding eventmanager
• Meer weten over eventmanager

Werken als eventmanager

Als je wel eens hebt gezocht op vacatures voor eventmanagers dan krijg je steevast te zien dat deze persoon ‘flexibel’ moet zijn, ‘hands on’ moet zijn en zeker geen 9 tot 5 mentaliteit moet hebben. Verder moet de persoon stressbestendig zijn en een multitasker met goede organisatorische kwaliteiten.

Maar is overwerken tot 17.20 uur al ‘geen 9 tot 5 mentaliteit’? En ben je al een multitasker als twee dingen tegelij doet, en je je lunchpauze laat onderbreken door een telefoontje van een klant? En die gevraagde opleiding in de vacature, is het werk als eventmanager alleen voor deze mensen mogelijk?  Graag laat ik zien hoe een normale werkweek als eventmanager voor Showtime Evenementenbureau eruit kan zien.

Beschrijving van een werkweek als eventmanager

Om maar gelijk van wal te steken; een normale of gemiddelde week als eventmanager bestaat niet! Dit klinkt misschien gek maar door seizoen drukte is het werk erg verschillend door het jaar heen. Daarnaast is de ene klant de andere niet; met een bepaald soort bedrijfsevenement bezig. Om je een klein kijkje te geven in mijn baan als eventmanager heb ik een werkweek op papier gezet. Ook hier geldt: er bestaat geen ‘normale of gemiddelde’ werkweek.

Zaterdag

Dit was dé evenement dag van het jaar! Wij mochten voor een grote klant het bedrijfsfeest voor de gehele holding organiseren. Een evenement waarbij er 1100 gasten en relaties aanwezig waren op een fraaie locatie in Lelystad. In dit evenement zaten zo’n 150 voorbereidingsuren van 2 eventmanagers, dus je begrijpt dat gezonde spanning aanwezig was in combinatie met 2 eventmanagers en 1 assistent eventmanager op locatie! Gelukkig hadden we alle voorbereidingen en plattegronden doorgenomen met alle partijen. De dag ervoor vond al een generale repetitie plaats met een aantal medewerkers. Zo wisten we precies hoe alles opgebouwd ging worden en zou moeten verlopen.

Op de dag zelf waren we natuurlijk aanwezig tijdens de opbouw. We coördineren alles zodat alle elementen deze dag goed zouden verlopen volgens wens van de klant. Vanaf het moment dat de eerste gasten binnen kwamen zorgden wij als eventmanagers dat wij altijd een stap voor liepen door bijvoorbeeld snel iets te signaleren wat voor een betere doorstroom van de gasten kon leiden, of door op de avond zelf te zorgen dat de artiesten op tijd achter het podium klaar stonden.

De locatie was gevuld met gezellige gasten, champagne dames, een grootse opening met op maat gemaakte film en een eigen ‘band’ van medewerkers. Daarnaast waren er ook top artiesten zoals de DJ’s van 538, Daniel Oostra voor de Nederlandse hits, de fantastische band Black Tie Monkey Squads en als knallende afsluiter: Glennis Grace!

Als eventmanager ben je op zo’n avond vooral bezig met het monitoren van het feest: zijn alle artiesten binnen, hoe gedragen de gasten zich, moeten we bijvoorbeeld dingen duidelijker aankondigen of misschien een zaal langer open houden? Verder moesten we deze avond een stapje bij zetten om de horeca voor gasten vloeiend te laten lopen: de locatie kon een extra paar handen op piek momenten goed gebruiken.

Na afloop van het feest was het natuurlijk aan ons de taak om de afbouw te coördineren, onze eigen spullen op te ruimen en onze leveranciers met de laatste dingen te helpen. Zo ben je als evenement manager 14 werkuren en een geweldig event verder!

Lees het verslag van dit feest hier >>

Zondag

Een vrije dag 🙂

Maandag

De maandag is altijd een drukke werkdag. Doordat de meeste evenementen op vrijdag en zaterdag worden georganiseerd, evalueren wij op maandag alle evenementen. Elke maandag staat er een vergadering gepland met alle eventmanagers: we nemen de events van afgelopen week door, bespreken alles om te kijken of er positieve punten en/of verbeterpunten waren. Ook nemen we de planning van de komende week door om te zien of alles goed georganiseerd is, of dat er nog openstaande vragen zijn.

Natuurlijk wordt ook het evenement van afgelopen zaterdag besproken: ik zorg dat ik deze evaluatie op papier zet en spreek af met mijn collega’s dat ik diezelfde week het evenement met de klant en met de locatie ga evalueren. Eventuele actiepunten worden genoteerd en terug gekoppeld.

Op deze wijze gaat de maandag razendsnel voorbij met de vergadering, het bijwerken van de mail inbox, het updaten van de planning (welke evenementen staat er op de planning?) en het welke nieuwe events zijn binnengekomen.

Dinsdag

Als eventmanager is het bekend dat je snel moet kunnen schakelen tussen veel verschillende partijen. Zo verzorgen wij een classic car rally voor een klant, en vandaag staat het uitwerken van de gehele rally route op de planning. Het betreft een klant uit Rotterdam die graag met Volkswagen Kever Cabriolets een rally wil rijden met klanten. Zij hebben ons gevraagd de activiteiten t.b.v. de klantendag te verzorgen, inclusief een route op maat. De rally dient te starten bij het gekozen startpunt waarbij de route perfect dient te verlopen volgens hun tijdschema. Een geheel ander evenement om aan te werken dan het feest van afgelopen zaterdag!

Ik ga snel aan de slag door met de klant de wensen voor de route te overleggen, de route uit te stippelen en daarna met verschillende navigatie technieken uit te schrijven voor het uiteindelijke routeboek. Het was even een pittig dagje doorwerken maar aan het einde van de dag ligt er een mooie route! Deze wordt komende week door een andere eventmanager nagereden, om te voorkomen dat ik mijn eigen fouten niet opmerk. 

Woensdag

Ik begin de dag met het doornemen van de nieuw geboekte evenementen. Dit zijn de evenementen welke vorige week door de klant zijn bevestigd bij Showtime middels een handtekening. Ik word de nieuwe contactpersoon voor deze klant dus ik neem alle correspondentie met de accountmanager door. Ook zorg ik dat alle leveranciers bevestigd worden en zorg dat de klant geïinformeerd wordt met details over hun boeking. Het kost mij een paar uur werk maar dan zijn alle acties ondernomen voor deze evenementen.

Nadat we met alle medewerkers hebben geluncht ga ik verder met de evenementen welke voor aankomend weekend op de planning staan. Dit zijn diverse bedrijfsevenementen, variërend van een bedrijfsuitje, teambuilding event tot personeelsfeest.  Ik ben verantwoordelijk voor een personeelsfeest met spelshow ‘Top 2000’, ik verzorg de voorbereidingen van twee keverrally’s, een teambuilding event met het dubbeldekkerdiner en als laatste een high tech drone workshop.

Assistent eventmanagers van mij zullen deze evenementen gaan begeleiden en het is mijn werk om een goede werkvoorbereiding voor hun te schrijven. Hierin staan de besproken details met de klant, alle benodigdheden voor de event en hoe het programma dient te verlopen. Ook bel ik elke klant persoonlijk op om het programma telefonisch door te nemen. Het is immers wel zo fijn voor de klant om te weten dat wij er klaar voor zijn en eventuele laatste vragen beantwoord kunnen worden!

Donderdag

De route voor de keverrally welke ik dinsdag gemaakt heb, wordt vandaag door een collega van nagereden in Rotterdam. Op deze manier hebben twee eventmanagers zich over de route gebogen, en weten we zeker dat het geschreven routeboek klopt voor de klanten. Dat vinden we erg belangrijk! Voorafgaand aan zijn vertrek nemen we nog een paar aandachtspunten door. Ook tijdens de dag belt hij een aantal keer om te overleggen over het tijdschema, de stopplekken en een wegopbreking. Deze kunnen we allemaal snel oplossen. 

Naast deze actiepunten is mijn dag gevuld met het schrijven van de werkvoorbereidingen voor dit weekend. Een klant heeft zaterdag een Dubbeldekkerdiner en ik neem het programma telefonisch met hem door. Hij geeft aan dat hij net te horen heeft gekregen dat één collega glutenvrij moet eten en vraagt of we daar rekening mee kunnen houden. Natuurlijk kan dat, dus ik bel alle 3 de restaurants na om zeker te weten dat zij ook een lekker glutenvrij-gerecht kunnen bereiden. Het is 20 minuten werk maar gelukkig kan ik de klant melden dat we het op deze korte termijn hebben kunnen regelen.

Ook neem ik deze dag de tijd om met mijn collega Carly de werk planning onder de loep te nemen. Wij werken met verschillende locaties in Nederland waar veel van onze arrangementen kunnen starten. Dit betekent dat diverse benodigdheden en leveranciers van A naar B naar C moeten rijden. Hoe kunnen we dit het beste inplannen? Dit is soms een hele logistieke puzzel! We nemen dan ook echt even de tijd om uit te zoeken waar de knelpunten zitten.

Vrijdag

Binnen Showtime werken we elk seizoen met een stagiaire. Zelf ben ik ook als event student begonnen, en tijdens een stage leer je de echte kneepjes van het vak. Wij kunnen de stagiaire een interessante stageplaats bieden, andersom kan de stagiaire mij ondersteunen tijdens drukke momenten. Goede stagiaires mogen bij ook (delen van) een event zelfstandig organiseren.

Op vrijdag ochtend neem ik samen met onze stagiaire zijn afdeling van die week door: zijn alle voorbereidingen gedaan, instructies aan personeel en leveranciers geschreven, hebben we niks over het hoofd gezien? Wanneer we bijna klaar zijn word ik gebeld door een klant die een weekend weg organiseert. Ik ben verantwoordelijk voor dit weekend. Alhoewel het nog een aantal maanden duurt voor het weekend begint, vindt de klant het prettig om het hele programma telefonisch nogmaals door te nemen.  Het gaat om een weekend weg met 120 collega’s waarbij ze onder andere een dag gaan zeilen in Friesland. De klant heeft nog wat wensen en ideeën voor een extra stop onderweg. Ik ga de mogelijkheden voor ze uitzoeken!

Om 17.00 uur heb ik al mijn voorbereidingen voor het weekend klaar en kan ik samen met collega’s de werkweek afsluiten met een drankje! Inclusief het feest van afgelopen zaterdag staat de teller op meer dan 50 uren deze week. In hoogseizoen is het erg druk; maar gelukkig kan ik deze uren in laagseizoen compenseren. 

Competenties eventmanager

Na deze week kan je concluderen dat ‘flexibel’ zijn voor een eventmanager inhoudt dat die persoon snel moet kunnen schakelen tussen evenementen, maar ook qua uren bereid moet zijn om in hoogseizoen en in de weekenden / avonden te werken.

Je moet niet vast zitten aan de 9-5 mentaliteit; het kan gerust zijn dat je in de drukkere periodes dagelijks een uurtje langer werkt. Ook kan het voorkomen dat je in drukke weken soms 6 dagen achter elkaar werkt, of meerdere zaterdagen achter elkaar. Gelukkig genieten wij in januari / februari altijd van korte werkweken waarin dit gecompenseerd kan worden. 

De ‘hands on mentaliteit’ zie je doordat je als eventmanager weet wanneer je op een partij letterlijk de handen uit de mouwen moet steken. Ten gunste van het eindresultaat moet je even met de bediening mee lopen om te assisteren. Samen maak je immers het event. Hieruit En blijkt ook wat voor een multitasker je moet zijn als eventmanager: je moet van alle markten thuis zijn. Je multitaskt dagelijks door met mailtjes / telefoontjes te switchen tussen meerdere klanten en leveranciers. Van horeca tot logistiek, workshop tot personele planning. 

Opleiding eventmanager

In het begin kwamen we al even kort op de vraag welke opleiding je nodig hebt voor een baan als eventmanager. Zelf heb ik de HBO opleiding International Hospitality Management (hotelschool) gevolgd en ben ik met deze opleiding prima op mijn plek. Maar ook opleidingen zoals Facility management, Vrijetijdsmanagement, communicatie, marketing en natuurlijk event studies zijn hier zeer geschikt voor.

Als je deze opleidingen niet hebt, denk dan niet dat je geen kans maakt in de evenementenbranche. Mijn collega’s hebben o.a. opleiding achtergronden in de recreatiebranche, HBO small business & retail management, vrijetijdsbranche, Bouwkunde op de universiteit en ook Internationale groothandel. Zoals je ziet zijn het hele verschillende achtergronden maar vanuit eigen interesse en extra opleidingen/cursussen zijn ze nu goed op hun plek bij Showtime Evenementenbureau!