Aanmeldsysteem evenementen: de tool voor online aanmelden voor je bedrijfsfeest, klantendag of team event

Voor een personeelsfeest, bedrijfsfeest, klantendag, jubileum of bedrijfsevent wil je je collega’s of relaties uitnodigen. Klinkt simpel, zou je zeggen. Toch zijn er diverse tips & tricks om te volgen, zodat je de attentiewaarde vergroot en de opkomst kunt boosten. Het verschil kan tot 50% oplopen wanneer je je gasten al weet te triggeren vóór het event. In deze blog vertellen we alles over een traditionele versus een digitale uitnodiging, en de voordelen van een aanmeldsysteem.

Dit artikel over aanmeldsystemen bestaat uit:

• Aanmelden event
• Grats aanmeldsystemen
• Online aanmeld systemen zoals Aanmelder.nl
• Evenementen website maken
• Tips en tricks voor aanmeldsystemen

Verschillende soorten uitnodigingen

Je kunt je gasten op verschillende manieren uitnodigen. Meest bekende voorbeeld is de “in Word gemaakte” flyer welke wordt opgehangen in de bedrijfskantine. Of een flyer in ieder postvak doen.  Ook veel gezien is het plaatje (als uitnodiging) per email aan iedereen toesturen, en hopen dat iedereen ook écht komt. Uit ervaring blijkt dat de mensen hier helaas niet meer op af komen. Zo heb je 100 genodigden en slechts 30 aanmeldingen. Jammer van je energie en de investering van het organiseren. Een succesvol uitnodiging traject uitwerken is een kunst op zich (we hebben er een complete blog aan gewijd, lees hier >>). Om een paar voorbeelden te noemen: 

Uitnodiging personeelsfeest

Een goede uitnodiging moet knallen, opvallen en verleiden. Om je personeelsleden of relaties op je evenement te krijgen is een leuke en goeie uitnodiging noodzakelijk. Dat betekent niet een saai mailtje of een onpersoonlijke envelop met een kaartje er in. Bij voorkeur een uitnodiging welke direct de interesse wekt van de genodigden. Het moet de gasten nieuwsgierig maken voor wat komen gaat. Gebruik daarom geen standaard zinnen zoals: “Hierbij nodigen wij je uit voor ons 5-jarig jubileum”, “wij willen dit niet onopgemerkt voorbij laten gaan”. En vermijd hulpwerkwoorden zoals: “Daarom zouden wij u graag op (datum) willen uitnodigen”. Bij het maken van een uitnodiging moet je niet de nadruk leggen op het evenement zelf maar vertel je genodigden waarom ze onmisbaar zijn voor het bedrijf. Je gasten moeten zich belangrijk voelen. Geef subtiele hints en maak je event exclusief.

De persoonlijke touch

Maak de uitnodiging persoonlijk Gebruik dus niet de zin “wij stellen uw aanwezigheid op prijs”. Maar gebruik bijvoorbeeld; “gezien onze goede relatie is het feest niet compleet zonder u”.  Een dergelijke zin komt veel geïnteresseerder en meer betrokken over. Sluit de uitnodiging goed af en probeer gelijk al een reactie uit te lokken bij je gasten. Voorbeeld: “daarom horen we graag of u erbij kunt zijn”.

Een event logo is ook heel belangrijk, het is bewezen dat mensen slechts 10% van de informatie die ze horen onthouden. Echter: als er een mooie afbeelding bij zit weet 65% drie dagen later nog wat voor een informatie er is verstrekt. Werk daarom met een persoonlijk / event logo.

Hints en tips over het event

Maak een leuke website (ruim voldoende) van te voren en geef elke week een hint of artiest prijs. Zo maak je de gasten nieuwsgierig naar wat komen gaat. Ook kun je hier een gastenlijst aan toevoegen zodat collega’s van elkaar kunnen zien of ze meegaan. De gasten kunnen zich dan aanmelden, inclusief praktische gegevens. Zo krijg je een goede indicatie van hoeveel mensen er nu komen op jullie evenement. Voor een klanten dag is dit helemaal interessant.  Leveranciers kunnen zien of er andere belangrijke relaties of concurrenten aanwezig zijn. Tevens kun je deze aanmeld lijst gebruiken voor eventuele dieetwensen. Je kunt er ook voor kiezen om geregistreerde bezoekers andere bezoekers kunnen uitnodigen, dat maakt het nog persoonlijker.

Persoonlijk uitnodigen

Je kunt de gasten ook persoonlijk uitnodigen. Ga je eigen locaties langs met een opvallend vervoer middel, trek een ludiek pak aan, neem muziek mee en kom onverwacht binnenstormen. Op deze wijze creëer je “buzz” en worden je gasten al nieuwsgierig naar wat er komen gaat. Daar gaat het om:trigger je gasten! Persoonlijk vind ik dit de leukste manier van uitnodigen, omdat het zo persoonlijk is.

Digitaal uitnodigen via een aanmeldsysteem

Wil je je gasten digitaal uitnodigen? Dat kan natuurlijk ook, en het wordt steeds meer aanvaard. Je hoeft dit niet alleen voor kleinere evenementen te doen (daar zijn de online aanmelders ideaal voor), maar het scheelt je ook heel veel werk bij grotere evenementen. De grotere evenementen verdienen immers meer aandacht.

Misschien is je bedrijf milieubewust en wil je dit extra benadrukken aan de hand van milieubewuste uitnodiging. Ook dan is een digitale uitnodiging een goede manier. Tevens is het \ budgetvriendelijk. Als je het digitaal doet, voeg er dan wel een persoonlijke boodschap aan toe. Zo voorkom je dat het een standaard mail is die je naar al je werknemers stuurt. Je genodigden voelen zich snel een “nummertje”. Ook een voordeel van digitaal uitnodigen is dat je er links aan toe kan voegen, bijvoorbeeld de route naar de locatie, de link naar het inschrijven en je kan er een leuke foto aan toevoegen hoe het evenement er uit gaat zien. Zo kunnen je gasten zich goed voorbereiden en weten ze wat hen te wachten staat. En wat dacht je bijvoorbeeld van een leuke persoonlijke videoboodschap?

Waarom een aanmeldmodule van Showtime Orange?

Voor grote evenementen en veel werknemers is het een geweldige klus om alle aanmeldingen en annuleringen te regelen. Zeker wanneer je een groot evenement organiseert (bv Open Dagen). Dan is het de moeite waard om een aanmeldmodule te gebruiken. Deze tool is ontwikkeld door Showtime en werkt als een uitnodigingsmodule op internet. Stuur uw gasten een uitnodiging (bijvoorbeeld in een persoonlijke brief aan klanten) waarin u verwijst naar “www.uwbedrijf.nl/opendag”. We bieden de registratiemodule op uw persoonlijke URL aan. Uw bezoekers kunnen op deze pagina het volledige programma zien, openingstijden, details, adresgegevens en meer. Met de grote knop “NU REGISTREREN” kunnen ze zich direct inschrijven. Het systeem registreert de bezoeker inclusief het aantal deelnemers, dieetwensen en e-mailadres. Dit e-mailadres dient als bevestigingsadres, maar ook voor het versturen van een herinnering. Prettig is dat het systeem alle aanmeldingen kan exporteren naar Excel, incl. alle dieetwensen. Met slechts een paar muisclicken heb je overzicht in alle aanmeldingen, en stuur je deze direct door naar de cateraar of andere leverancier.

Na het evenement kun je op deze pagina ook foto’s en video’s laten zien. Of misschien de powerpoint van deze interessante spreker? De registratiemodule kan alle e-mailadressen exporteren zodat de verkoopafdeling weer contact met je kan opnemen. Zo heb je alle cadeaugegevens bij de hand. Zo makkelijk!

Wat moet er allemaal op een uitnodiging staan

Om te beginnen, gebruik nooit teveel tekst op je uitnodiging! Dit ziet er te formeel uit en zitten de gasten niet op te wachten. Dit geldt voor gedrukte uitnodigingen, maar ook online.  Zeg nu zelf: een artikel met 1000 woorden leest toch (bijna) niemand volledig? Om je te helpen, zijn hier de belangrijkste 5 w’s:

• Wie: wie organiseert het evenement
• Wat: Wat is het voor een soort evenement
• Waar: waar vind het evenement plaats, is het in jullie eigen pand (WKR LINK, of link MARTE zijn stukje) of is het op een andere locatie
• Wanneer: op welke datum staat dit evenement gepland. Wat zijn de tijden.
• Waarom: is er een bepaalde reden om dit feest te geven (LINK JUBILEUMFEEST)

Uiteraard kun je op de uitnodiging nog extra dingen vermelden zoals; zijn de partner en/of kinderen ook uitgenodigd.  Is er een bepaalde dresscode? Hoe meld je je zelf aan en waar.

Nog wat laatste tips om uw uitnodiging zo goed en persoonlijk mogelijk te maken

Begin op tijd met een “save the date” melding, zo kan iedereen het alvast in zijn of haar agenda zetten en alles op tijd regelen om naar uw evenement te komen. Neem 1 van je werknemers in gedachten en probeer de uitnodiging hardop naar diegene uit te spreken. Accentueer de pakkende woorden in je uitnodiging zoals: feest, artiest en dresscode. Zorg dat de gasten maar een beperkte tijd hebben om zich aan te melden, dit zorgt voor een bepaalde druk bij uw gasten, gaan we wel of niet? Ten slotte, denk bij jezelf na of als je deze uitnodiging zou krijgen of je dan ook daadwerkelijk naar dit evenement heen zou gaan.