Aanmeldsysteem evenementen: de tool voor online aanmelden voor je bedrijfsfeest, klantendag of team event

Nadat een event bij Showtime Orange geboekt is, is de meest gestelde vraag of we tips hebben voor een leuke uitnodiging. Want de aanmeldingen vielen in het verleden vaak tegen. Hoe pakken jullie de aanmeldingen aan, vraagt men dan… Voor een personeelsfeest, bedrijfsfeest, klantendag, jubileum of bedrijfsevent wil je je collega’s of relaties namelijk op effectieve én verrassende wijze uitnodigen. Klinkt simpel, zou je zeggen. Toch zijn er diverse tips & tricks om te volgen, zodat je de attentiewaarde vergroot en de opkomst kunt boosten. Het verschil kan tot 50% oplopen wanneer je je gasten al weet te triggeren vóór het event. In deze blog vertellen we alles over het aanmelden en uitnodigen. Van een traditionele uitnodiging tot een modern digitaal aanmeldsysteem.

Dit artikel over aanmeldsystemen bestaat uit:

• Aanmelden event
• Grats aanmeldsystemen
• Online aanmeld systemen zoals Aanmelder.nl
• Evenementen website maken
• Tips en tricks voor aanmeldsystemen

Verschillende soorten uitnodigingen: gedrukt of digitaal?

Je kunt je gasten op verschillende manieren uitnodigen. Het meest bekende voorbeeld is toch wel de zelf gemaakte MS Word uitnodiging die wordt opgehangen in de bedrijfskantine. Of een flyer in ieders postvak doen. Vooruit, we kunnen er ook nog een mailtje aan wijden. We zien dan vaak het plaatje (als uitnodiging) die per email aan iedereen wordt toegestuurd. Origineel is dit zeker niet, en het is maar hopen dat iedereen ook écht komt. Maar uit ervaring blijkt dat gasten hier helaas niet (meer) op af komen. Zo heb je 100 uitnodigingen verstuurd en slechts 40 aanmeldingen. Jammer van je energie en de investering van het organiseren. Een succesvol uitnodiging traject uitwerken is een kunst op zich (lees dan vooral deze tip). En ons advies is: kies voor een combinatie van gedrukte uitnodiging, persoonlijke touch en een digitaal aanmeldsysteem. Hoe en waarom lees je hieronder: 

Een gedrukte uitnodiging versturen

Een goede uitnodiging moet knallen, opvallen en verleiden. Om je personeelsleden of relaties op je evenement te krijgen is een leuke en goede uitnodiging noodzakelijk. Dat betekent niet een saai mailtje of een onpersoonlijke flyer op het prikbord. Bij voorkeur ontwerp je een uitnodiging die direct de interesse wekt van de genodigden. Het moet de gasten nieuwsgierig maken voor wat komen gaat. Gebruik daarom geen standaard zinnen zoals: “Hierbij nodigen wij je uit voor ons 5-jarig jubileum”, “wij willen dit niet onopgemerkt voorbij laten gaan”. En vermijd hulpwerkwoorden zoals: “Daarom zouden wij u graag op (datum) willen uitnodigen”. Bij het maken van een uitnodiging moet je niet de nadruk leggen op het evenement zelf maar vertel je genodigden waarom ze onmisbaar zijn voor julliebedrijf. Je gasten moeten zich belangrijk voelen. Geef subtiele hints en maak je event exclusief.

Voorbeeld: de persoonlijke touch

Maak de uitnodiging persoonlijk en leg je gasten al in de watten in de uitnodiging. Gebruik dus niet de standaard zin “wij stellen uw aanwezigheid op prijs”. Maar gebruik bijvoorbeeld; “gezien onze goede relatie is het feest niet compleet zonder u”.  Een dergelijke zin komt veel geïnteresseerder en meer betrokken over. Of naar de collega’s “Jullie zijn zó belangrijk voor ons bedrijf dat jullie komst van grote betekenis is voor ons”. Kijk, dat voelt direct goed! Sluit de uitnodiging goed af en probeer gelijk al een reactie uit te lokken bij je gasten. Voorbeeld: “daarom horen we graag vandaag of morgen of u erbij kunt zijn”.

Een event logo is ook heel belangrijk, het is bewezen dat mensen slechts 10% van de informatie die ze horen onthouden. Echter: als er een mooie afbeelding bij zit weet 65% drie dagen later nog wat voor een informatie er is verstrekt. Werk daarom met een persoonlijk / event logo en gebruik aansprekende beelden van het programma dat de gasten te wachten staat. 

Aanrader: geef hints en tips over het event

Ga een stap verder dan normaal! Maak een leuke video om je collega’s te triggeren ook te komen (bijvoorbeeld op die bijzondere locatie die wij voor je geboekt hebben). Kun je het geroezemoes al voorstellen wanneer je video in de bedrijfs-app hebt gezet? Ook leuk: maak een aansprekende website en geef elke week een hint of artiest prijs. Zo maak je de gasten nieuwsgierig naar wat komen gaat. Ook kun je hier een gastenlijst aan toevoegen zodat collega’s kunnen zien wie meegaan. Kortom: creëer reuring! Voor een klanten dag is dit helemaal interessant.  Leveranciers kunnen zien of er andere belangrijke relaties of concurrenten aanwezig zijn. 

Nog beter: persoonlijk uitnodigen

Het kost extra tijd, maar je kunt de gasten ook persoonlijk uitnodigen. Ga je eigen bedrijfslocaties langs met een opvallend vervoer middel, trek een ludiek pak aan, neem muziek mee en kom onverwacht binnenstormen. Op deze wijze creëer je “buzz” en nodig je iedereen persoonlijk uit. Zo worden je gasten al nieuwsgierig naar wat er komen gaat. Daar gaat het om:trigger je gasten! Persoonlijk vind ik dit de leukste manier van uitnodigen, omdat het zo persoonlijk is.

Ook bij relaties kan dit: investeer een dag (of 2) en ga je klanten persoonlijk langs. Overhandig een luxe gedrukte uitnodiging, kijk ze in ogen en vertel dat hun aanwezigheid veel voor je betekent Zou jij dan nog nee kunnen zeggen?

Een digitaal aanmeldsysteem inzetten nádat je de uitnodiging overhandigd hebt

Kies vervolgens voor slimme digitale ondersteuning. Er is geen festival of event die tegenwoordig niet met online services werkt – deze worden algemeen aanvaard. Bovendien scheelt het je heel veel werk. Showtime Orange heeft bijvoorbeeld een volledig eigen digitaal aanmeldsysteem. Een soepel, professioneel systeem dat vertrouwen en professionaliteit uitstraalt.

Ons digitale aanmeld systeem werkt volledig online en kun je eenvoudig opnemen in een fraai gedrukt ticket. Kies bijvoorbeeld voor een QR code die naar het online aanmeldsysteem verwijst. Of neem een weblink op in een digitale uitnodiging (gebruik bijvoorbeeld de tekst “Klik hier om je direct aan te melden”). Door een online aanmeldservice te gebruiken na een fraaie / persoonlijke uitnodiging, verandert de registratie van een verplichting in een gastvrije ervaring. Mensen hoeven niet te bellen of verplicht te mailen om aanwezig te zijn (dit werkt drempelverhogend). Met een simpele click belanden uw gasten in uw persoonlijke aanmeld omgeving met uw bedrijfslogo. Zij voelen zich direct welkom en gewaardeerd, waar de persoonlijk toon voor het evenement goed kan worden opgevolgd.

Digitaal aanmeldsysteem kan ook een duurzame keuze zijn

Misschien is je bedrijf milieubewust en streven jullie zero-waste na. Benadruk dit met een milieubewuste uitnodiging. Ook dan is een digitale uitnodiging een goede manier. Tevens is het budgetvriendelijk. Als je gasten digitaal uitnodigt voeg er dan een persoonlijke boodschap aan toe. Zo voorkom je dat het een standaard mail wordt die je naar al je werknemers stuurt. Je genodigden voelen zich snel een “nummertje”. Ook een voordeel van digitaal uitnodigen is dat je er links aan toe kan voegen, bijvoorbeeld de Google Maps route naar de locatie, de link naar het online aanmeldsysteem of een impressie hoe het evenement er uit gaat zien. Zo kunnen je gasten zich goed voorbereiden en weten ze wat hen te wachten staat.

Waarom een aanmeldmodule van Showtime Orange?

Het aanmeldtraject is altijd een ondergeschoven kindje. Voor grote evenementen en veel werknemers is het namelijk een geweldige klus om alle aanmeldingen en annuleringen bij te houden. Zeker wanneer je een groot evenement organiseert (zoals een groot open huis of open dagen). En dan hebben we alle dieetwensen en namen van partners nog niet eens benoemd….. Het is dan de moeite waard om onze aanmeldmodule te gebruiken.

Deze tool is zelf ontwikkeld door Showtime Orange en werkt als een uitnodigingsmodule op internet. Stuur uw gasten een uitnodiging (bijvoorbeeld in een persoonlijke brief aan klanten) waarin u verwijst naar “www.uwbedrijf.nl/opendag”. Of gebruik een QR code om te scannen met de smartphone. We bieden de registratiemodule als service aan voor al onze geboekte events en personeelsreizen. Uw bezoekers kunnen op deze pagina het volledige programma zien, openingstijden, details, dieetwensen, keuze onderdelen doorgeven, adresgegevens inzien en (veel) meer. Met de grote knop “NU REGISTREREN” kunnen ze zich direct inschrijven. Het systeem registreert de bezoeker inclusief het aantal deelnemers, dieetwensen en e-mailadres. Het e-mailadres dient als bevestigingsadres, maar kan voor u ook fungeren voor het versturen van een herinnering of follow-up na het event. Prettig is dat het online aanmeldsysteem alle aanmeldingen kan exporteren naar Excel. Met slechts een paar muisclicken heb je overzicht in alle aanmeldingen.

Online aanmeldsysteem: van administratief proces naar strategische service

Het inzetten van een online aanmeldsysteem is bovendien ook een effectieve tool. Veel organisaties zien een aanmelding nog als een administratieve taak. Maar het gebruiken van aanmeldservice doet echter veel meer:

• Gastgerichte ervaring: gasten kunnen hun voorkeuren en wensen eenvoudig doorgeven.
• Maak gasten warm: deel elke keer nieuwe info en maak de gasten warm voor iets bijzonders
• Efficiënt beheer: als organisator hebben we (jullie) direct inzicht in wie komt en welke speciale aandacht nodig is.
• Basis voor beleving: deze gegevens ondersteunen het creëren van betekenisvolle momenten tijdens het evenement

Een goed ingericht aanmeldsysteem biedt niet alleen gemak, maar verhoogt ook de professionele uitstraling van het bedrijfsevent. Zo creëer je een soort “customer journey” al voordat jullie event, open dag, personeelsreis of incentive begonnen is. 

Zo kun je betekenisvolle momenten creëren voor zakelijke verbinding

Met het online aanmeldsysteem kun je dus direct contact maken. De kern van elk bedrijfsevent is namelijk mensen écht met elkaar verbinden. Of het nu gaat om een open huis, eindejaarsfeest, festival op eigen locatie of interactieve sessie, het doel is altijd hetzelfde: relaties versterken. Ook hier ondersteunt de online aanmeldservice op cruciale manieren:

1. Persoonlijke touch: door voorkeuren en interesses van gasten te verzamelen, kan je ervaringen personaliseren
2. Gerichte interactie: inzicht in de aanwezigen helpt om mensen strategisch met elkaar te verbinden. Ga je bijvoorbeeld teams maken, of concurrenten uit elkaar houden, of juist een focus groep samenstellen? Dit kan alleen wanneer je weet wie en wanneer er komen 
3. Logistieke rust: automatisering van aanmelding geeft je veel meer tijd voor andere zaken

De aanmeldmodule is de stille kracht die het mogelijk maakt om evenementen menselijk, relevant en memorabel te maken.

Online aanmeldsysteem is efficiënt

Wie weleens een groot event heeft georganiseerd, weet hoeveel werk het maken, verzenden en vervolgens bijhouden van aanmeldingen is. Een online aanmelding bespaart tijd en minimaliseert fouten die bij traditionele registratie via e-mail of telefoon kunnen ontstaan. Bovendien levert het waardevolle data: wie komt, welke sprekers of sessies passen bij hun interesses, zijn er dieetwensen en andere voorkeuren?  Deze inzichten maken het mogelijk om het evenement continu te verbeteren en gasten een persoonlijke ervaring te bieden. Van gerichte communicatie vooraf tot maatwerk tijdens het evenement: data helpt om elke interactie betekenisvol te maken.

Doel is dan ook de menselijke factor behouden bij bedrijfsevents. Sommige bedrijven vrezen dat automatisering het persoonlijke aspect wegneemt. Het tegendeel is waar door de juiste volgorde aan te houden. Door met goede uitnodigingen te werken, een persoonlijke touch en vervolgens het aanmelden te automatiseren, ontstaan er minder fouten en is er juist meer ruimte voor persoonlijke aandacht.

Meetbare voordelen en zakelijke impact van een aanmeldsysteem

Het gebruik van een online aanmeldservice levert concrete voordelen voor bedrijfsevents:

• Hogere attendance rates: gasten melden zich makkelijker aan en blijven betrokken.
• Meer betrokkenheid: persoonlijke ervaringen vergroten interactie en netwerkwaarde.
• Meetbare ROI: inzicht in deelname en feedback helpt om jullie evenementen strategisch te verbeteren.

Kortom, het is een investering die zich vertaalt naar betere relaties, sterkere merkbeleving en succesvolle bedrijfsevents.

De totale uitnodiging cirkel: van persoonlijke uitnodiging naar online aanmelding tot onvergetelijke ervaring

De kracht van een bedrijfsevent met online aanmeldservice ligt in de volledige gastbeleving:

1. Online aanmelden: de eerste indruk en administratieve basis.
2. Data verzamelen: inzicht in voorkeuren en behoeften van gasten.
3. Betekenisvolle momenten organiseren: workshops, netwerkmomenten en verrassende ervaringen die mensen verbinden.
4. Reflectie en opvolging: persoonlijk contact en continue verbetering op basis van verzamelde data.

Zo wordt elke fase ondersteund, met online aanmelden als fundament voor succesvolle zakelijke verbinding.

Conclusie: de strategische waarde van een online aanmeldservice

Een online aanmeldservice voor bedrijfsevents is geen luxe, maar een strategische noodzaak. Het ondersteunt de gehele dienstverlening: van registratie tot onvergetelijke momenten van verbinding.

Met deze service bespaar je tijd, vergroot je betrokkenheid en creëer je ervaringen die echt indruk maken. Het resultaat is een evenement dat mensen dichter bij elkaar brengt, relaties versterkt en bijdraagt aan de zakelijke doelstellingen van jouw organisatie.

Wat moet er allemaal op een uitnodiging staan

Om te beginnen, gebruik nooit teveel tekst op je uitnodiging! Dit ziet er te formeel uit en zitten de gasten niet op te wachten. Dit geldt voor gedrukte uitnodigingen, maar ook online.  Zeg nu zelf: een artikel met 1000 woorden leest toch (bijna) niemand volledig? Om je te helpen, zijn hier de belangrijkste 5 w’s:

• Wie: wie organiseert het evenement
• Wat: Wat is het voor een soort evenement
• Waar: waar vind het evenement plaats, is het in jullie eigen pand (WKR LINK, of link MARTE zijn stukje) of is het op een andere locatie
• Wanneer: op welke datum staat dit evenement gepland. Wat zijn de tijden.
• Waarom: is er een bepaalde reden om dit feest te geven (LINK JUBILEUMFEEST)

Uiteraard kun je op de uitnodiging nog extra dingen vermelden zoals; zijn de partner en/of kinderen ook uitgenodigd.  Is er een bepaalde dresscode? Hoe meld je je zelf aan en waar.

Nog wat laatste tips om uw uitnodiging zo goed en persoonlijk mogelijk te maken

Begin op tijd met een “save the date” melding, zo kan iedereen het alvast in zijn of haar agenda zetten en alles op tijd regelen om naar uw evenement te komen. Neem 1 van je werknemers in gedachten en probeer de uitnodiging hardop naar diegene uit te spreken. Accentueer de pakkende woorden in je uitnodiging zoals: feest, artiest en dresscode. Zorg dat de gasten maar een beperkte tijd hebben om zich aan te melden, dit zorgt voor een bepaalde druk bij uw gasten, gaan we wel of niet? Ten slotte, denk bij jezelf na of als je deze uitnodiging zou krijgen of je dan ook daadwerkelijk naar dit evenement heen zou gaan.