Wanneer plant u het bedrijfsuitje?

Dit artikel over het plannen van bedrijfsuitjes bestaat uit:

• Aanleiding & doel van het bedrijfsuitje
• Welke doelgroep verwacht u?
• Wat zijn de verwachtingen?
• In welke periode en welke datum?
• Wat wilt u besteden aan het bedrijfsuitje?

Tips & advies over de planning van uw bedrijfsuitje

Elk jaar een bedrijfsuitje organiseren is een leuke aangelegenheid, maar ook een serieuze taak. Waar moet u op letten bij het organiseren van “goede” bedrijfsuitjes? Onze belangrijkste tips op een rij:

Aanleiding & doel van het bedrijfsuitje

U wilt iets leuks organiseren, en Google biedt binnen 10 seconden antwoord op uw enthousiaste zoekvraag. Maar liefst 300.000 reacties, van workshops, stadsspellen tot bowlen. Leuk! Om uw uitje beter te helpen organiseren is een doel en aanleiding onmisbaar. Zoekt u een programma voor het bedrijf dat zojuist gefuseerd is, voor het team dat een belangrijke doelstelling heeft behaald, wellicht het jaarlijkse bedrijfsuitje van uw 3 vestigingen of “gewoon” een gezellige avond met uw vaste team? Voor elk van deze situaties is een ander uitje gepast, van een exclusief bedrijfsuitje, een teamdag met samenwerking tot een eenvoudig uitje met fun element. Met een gericht doel in uw achterhoofd, kunt u selecteren op het juiste soort programma.

Welke doelgroep verwacht u?

Steevast stel ik deze vraag aan onze (potentiele) klanten, met als voorbeeld een bouwvakker en een advocaat. Voor beide personen organiseren wij graag een leuk bedrijfsuitje, maar wel geheel anders van opzet! Ook de man/vrouw verhouding, jong en oud, werkvloer of kantoor zijn elementen die bepalend zijn in het soort programma. Heeft u veel verschillende doelgroepen, dan is een keuze programma (met voor elk wat wils) een goede optie. Samen begint u de dag met koffie, ieder kiest zijn/haar leuke activiteit, en daarna samen afsluiten met eten.

Wat zijn de verwachtingen?

Hoe is het personeelsfeest of bedrijfsuitje de afgelopen jaren ingevuld? Wat verwachten de gasten van het komende programma? Is er bijvoorbeeld elk jaar uitgebreid eten geweest, dan kan een feest met alleen hapjes veel commentaar opleveren. Probeer u in te leven in de doelgroep, en wat zij zullen verwachten. (dit hoeft trouwens niet te betekenen dat u geen hapjes kunt laten serveren, maar denk eraan dit gepast te communiceren…)

In welke periode / welke datum?

Een bedrijfsuitje of personeelsfeest is onderdeel van uw waardering voor de collega’s. Of voor het teamelement, of wellicht voor het vieren van een doelstelling. In uw jaarplanning kunt u daarom tijdig plannen in welke periode het uitje of feest plaats moet gaan vinden. Misschien heeft u al een datum? Communiceer dit tijdig, dit bevordert de deelname! Bent u aan de late kant, bedenk dat dit de opkomst vermindert, de stress verhoogt (lukt alles nog wel?), de programma keuze beperkter wordt en de mooie locaties vergeven zullen zijn. Eigenlijk werkt het dus averechts…

Een ideaal moment om uw bedrijfsuitje of personeelsfeest bekend te maken is daarom aan het begin van het jaar (bekend making jaarplanning). Uw gasten kunnen de datum noteren, en de invulling kunt u later bekend maken. Er zijn dagen en periodes waarop een bedrijfsuitje niet handig is. Feestdagen zijn not-done, en bovendien zijn veel mensen met Pasen, Hemelvaart en Pinksteren een weekend weg. Rondom de vakanties kunnen veel mensen vaak niet, en denk tevens aan populaire evenementen (carnaval, het dorpsfeest, WK voetbal, etc).

Wat wilt u besteden aan het bedrijfsuitje?

Natuurlijk wilt u een bijzonder programma binnen het gestelde budget. Dan is het goed om te weten wat het budget exact is. Denk hierbij aan incl/excl btw, een vast bedrag voor de gehele groep (ongeacht deelnemers), of juist een bedrag per persoon, wel of geen bijdrage vanuit directie, en mogen de partners ook mee voor dit budget?

Ons advies is om uw budget duidelijk te communiceren bij een offerte aanvraag. Zonder budgetrichtlijn zult u offertes ontvangen die niet passend zijn (u ontvangt te voordelige of juist te luxe offertes, maar in beide gevallen kunt er niets mee…), het kost u extra tijd, en de aanbiedende partij steekt energie in een offerte die nooit passend zal zijn.