Personeelsfeest zelf organiseren | Lees de tips van de eventmanager

Wij helpen u graag op weg met het organiseren van een onvergetelijk en gaaf personeelsfeest. Wij weten het: een onvergetelijk personeelsfeest organiseren klinkt cliché. Daarom hangen we geen lang verhaal op met superlatieven, maar helpen we u liever hands-on met praktische tips. Van de eventmanager zelf, dus waar u écht iets mee kunt. Écht!

Tips van de eventmanager zelf over het organiseren van een goed personeelsfeest

De passie van Showtime is het organiseren van jouw unieke en gave personeelsfeest. In deze blog vertellen we je daarom hoe we dat doen: met welke praktische zaken, tips, valkuilen en aanraders moet je rekening houden om van jullie personeelsfeest een knalfeest te maken? En laat je het dan organiseren, of ga je het personeelsfeest zelf organiseren? Je ontdekt het allemaal in deze blog.

Personeelsfeest organiseren met een doel

Als eventmanagers zijn wij er stellig van overtuigd dat een personeelsfeest geen op zichzelf staand iets moet zijn. Dus al lang voordat je over een personeelsfeest gaat nadenken, zal er een groter gedachtengoed moeten zijn. Denk daarbij aan de omgang met collega’s: alle gave events die je met het personeel plant zou (in onze ogen) een super secundaire arbeidsvoorwaarde moeten zijn. De reden waarom de werknemers (onder andere) bij jullie willen werken is namelijk de goede sfeer, waardering en de gave dingen die jullie doen (zowel commercieel en informeel). Daar horen events bij. Deze rode draad trekken we als eventmanager graag door in jullie personeelsfeest of teamdag.

Maar denk ook een stuk verder: wat zijn de doelen van de organisatie voor dit jaar, komend jaar, of over 5 jaar? Hoe zou je dat in jullie personeelsfeesten kunnen integreren? Of welke collega’s hebben afgelopen jaar uitzonderlijk gescoord? Kun je dit opnemen in je event? Maak er dus een personeelsfeest met doel en goed beleid van, waarover goed is nagedacht en de rode draad herkenbaar is. Als eventmanager weten we namelijk dat een dergelijk feest veel beter “landt” bij de collega’s dan zomaar een feestje…

Zorg voor een duidelijke planning richting de collega’s

Wanneer je een personeelsfeest met een gedachtengoed organiseert, maakt het onderdeel uit van jullie personeels- & communicatie beleid. Vaak zijn dit zelfs meerdere events per jaar. Als eventmanager zeggen we: chapeau! De volgende stap is zorgen voor een duidelijke planning richting de collega’s. Dit is vaak één van de grootste valkuilen, en een grote reden van veel afmeldingen. Onze tip: communiceer de data (save the date) ruim op tijd en maak ze nieuwsgierig. Stimuleer deelname, zodat iedereen zoveel mogelijk mee gaat doen. Een event waarin saamhorigheid belangrijk is, wordt ineffectief wanneer slechts 50% van de collega’s komt. Een goede planning maken is hierin essentieel: zorg tijdig voor de juiste informatie, voor aankondigingen, nieuwsgierigheid, aanmeld data, maar ook periodieke inspiratie mails om de collega’s betrokken te houden. Onze tip: met tools als Outlook bezorg instellingen (niet bezorgen voor datum X), Mailchimp geagendeerde emails en dergelijke, kun je dit nu al uitwerken en op exact het juiste moment naar de collega’s versturen.

Zorg voor afwisseling op personeelsfeesten

Als eventmanager houden we wel van een goed personeelsfeest. Maar sleur is killing, dus adviseren wij om te zorgen voor volop afwisseling. Waar je vroeger nog elk jaar een ander themafeest kon organiseren, is er nu meer nodig om je collega’s betrokken te houden. Zorg voor afwisseling, op elke mogelijke manier. Wees origineel, doordacht, slim. Wissel bijvoorbeeld altijd af met:

• De opzet van het programma (de ene keer een bedrijfsfeest, de andere keer een teamuitje, een sportdag, workshop, ski trip, stadsbezoek, Christmas shopping, Vrijmibo of een familiedag). Verandering van spijs doet eten, altijd!

• De locatie van je programma: kies elke keer een andere locatie. Niet alleen de locatie zelf, maar ook de soort locatie. Wissel af tussen een landgoed, restaurant, stretchtent, beachclub, hotel, hippe bar, party jacht en meer. Onze tip: de combinatie van een doordacht programma op een super originele locatie scoort altijd!

• Wel of geen partners? Ook hier wissel je af: het thuisfront is een belangrijk onderdeel en moet in onze ogen ook betrokken worden. Dus organiseer je periodiek een event met partners, maar ook periodiek een event zonder partners. Of alleen met een groep collega’s die een mega succes hebben behaald binnen de organisatie. En de volgende keer weer een familiedag waarop medewerkers, partners en kinderen welkom zijn. Laat deze events afwisselen, zodat elk jaar iedereen betrokken is en blijft.

Personeelsfeest zelf organiseren (of laten organiseren)

Elk personeelsfeest start vanuit een visie: een gedachtengoed hoe jullie personeelsfeest deze keer uit moet komen te zijn. Dat kan op basis van hoofdlijnen zijn, of reeds tot in details. Tip: dit kan op basis van de directie doelstellingen, jullie personeelsbeleid en / of communicatiebeleid. Ga je vervolgens het personeelsfeest zelf organiseren, of laat je deze organiseren door een evenementenbureau? Als eventmanager weten we exact de voor- en nadelen. Deze zijn vaak afhankelijk van enkele factoren:

• De benodigde hoeveelheid creativiteit: wanneer je een super creatief personeelsfeest wilt organiseren, is het denkbaar dat je niet alle creativiteit, netwerk en (on)mogelijkheden in eigen beheer hebt. Als eventmanager of een evenementenbureau kan hierin ondersteunen en jullie personeelsfeest organiseren.

• Kennis van organiseren: organiseren van events is een vak (als eventmanager vinden we dat natuurlijk hélémaal). Des groter het event, des te meer kennis nodig zal zijn om het event goed te organiseren. Wij gebruiken vaak de volgende stelregel: wanneer je elk jaar één personeelsfeest zelf organiseert, heb je na 50 jaren dezelfde ervaring als een eventmanager die elk jaar 50 uiteenlopende personeelsfeesten organiseert. Vraag je dus af hoe belangrijk een goede organisatie voor jullie event is. De kerstborrel kun je waarschijnlijk zelf organiseren, maar ook het jubileumfeest met bekende spreker, tenten, catering en feestavond voor 500 gasten?

• Hoeveelheid tijd: Denk aan de tijd voor het zoeken van leveranciers, opvragen en beoordelen van offertes, locaties bezoeken en beoordelen, opdracht gesprekken, voortgang plannen en bijhouden, het uitnodigingstraject, aanmeldingen bijhouden, tot de voorbereiding op de dag zelf. Hoeveel tijd heb je zelf beschikbaar om het feest te organiseren? Het kost altijd meer tijd dan je zelf denkt, en al helemaal meer tijd dan de directie nodig acht. En doorgaans zijn er naast deze werkzaamheden ook nog de dagelijkse werkzaamheden, waardoor het event de dagelijkse operatie binnen een bedrijf tot een stilstand kan brengen… Als eventmanager zeggen we daarom: weeg goed af wat je zelf kunt én zelf wilt…

• Budget: een evenementenbureau inhuren kost geld. Het zijn professionals waarvoor een uren vergoeding (of organisatie fee) geldt. Zelf organiseren bespaart daarom op deze kosten, en het budget is daarin vaak (mede) bepalend. Zelf organiseren kost ook geld: interne uren hebben ook een kostenplaatje, en het zelf organiseren kost meer tijd dan een eventmanager het aan tijd zou kosten.

• Verantwoording: het zelf organiseren van een event legt ook alle risico’s bij het eigen bedrijf neer. Wanneer iets fout gaat, betaalt u (het bedrijf) de rekening. Wanneer het een miscalculatie is, valt de schade enigszins mee. Wanneer het een ongeval met letsel betreft, is het bedrijf het spreekwoordelijke “haasje”. Bij uitbesteding kun je hele duidelijke afspraken maken wie waarvoor verantwoordelijk is.

Activiteiten voor personeelsfeest

Vroeger was een feestje “gewoon” een gezellig samenzijn met een hapje, drankje en muziek. Als eventmanager weten we dat de eisen veranderd zijn. Gasten zijn tegenwoordig kritisch over de activiteiten die voor het personeelsfeest georganiseerd worden. Er zijn steeds meer wensen en eisen waaraan voldaan moet worden. Helaas moeten we als eventmanager concluderen dat iedereen naar de zin maken bijna een utopie is geworden. Het geeft des te meer aan hoe veeleisend de doelgroep wordt. Niet alleen aan wensen, eisen en afwisseling, maar ook aan regelgeving, mogelijke gevaren (verantwoording en aansprakelijkheid) en maatschappelijke issues voor het personeelsfeest, bedrijfsuitje of teamdag. Waar 10 jaren geleden een sigaren expert nog mooie Cubaanse sigaren “live” draaide tijdens een maffia themafeest, is dit tegenwoordig “not done”…

Denk daarom goed na over de activiteiten voor het personeelsfeest. Dat kunnen actieve onderdelen zijn (bijvoorbeeld een keverrally, helikopter dropping of workshop) maar ook entertainment activiteiten (een oxygenbar, table magician, showquiz of live entertainment). Onze tip: zij moeten ondersteunend zijn aan het gedachtengoed voor het feest, aansprekend zijn voor de gehele doelgroep en vooral goed in wat zij doen. Liever een dure activiteit die zijn geld dubbel en dwars waard bleek, dan een goedkope act die de plank missloeg. Wil je inspiratie opdoen, kijk dan eens in onze kennisbank met 50 activiteiten voor personeelsfeesten: https://www.showtime.nl/evenementenbureau-kennisbank/

De populairste activiteiten voor bedrijfsuitjes zijn volgens ons:

Volgens onze eventmanager zijn dit momenteel veel gevraagde activiteiten voor een actief personeelsfeest of bedrijfsuitje:

• Keverrally: samen rijden en genieten is de laatste jaren ons populairste onderdeel. Het is een uitje waarin iedereen bezig is, maar niet te actief. Je blijft niet op één locatie, maar ziet veel locaties onderweg. Bovendien zitten de deelnemers altijd droog tijdens het programma en is er volop competitie. Goede samenloop van prettige omstandigheden dus. Bekijk de keverrally hier: https://www.showtime.nl/bedrijfsuitje/keveruitje/kever-rijden/

• Beach event: samen uitwaaien op het strand doet altijd goed! Je collega’s hoeven echt niet in badpak, maar gewoon met korte broek en sneakers in het zand is het heerlijk toeven. Voeg daarbij een aantal niet alledaagse activiteiten en een eigen beachclub, en je dag kan niet stuk! https://www.showtime.nl/bedrijfsuitje/strandactiviteiten/

• Een bedrijfsuitje in het buitenland: wanneer je een top jaar hebt gehad, beloon je de collega’s met een uniek bedrijfsuitje in het buitenland. Bijvoorbeeld op vrijdagochtend vliegen naar Stockholm, daar varen met grote RIB boats, een lekker diner, en de dag erop terug naar huis. Of samen naar Rome, fietsen langs de Tiber, Colosseum en Spaanse trappen, en dan een Italiaans diner. Dat vergeten ze nóóit meer… https://www.showtime.nl/personeelsreizen/

Populairste activiteiten voor personeelsfeesten zijn volgens ons:

Wanneer je een leuke avond als personeelsfeest zoekt, hebben onze eventmanagers de tips & trends van dit moment onder elkaar gezet. Populair zijn op dit moment:

• Foodtruck Feest: een personeelsfeest op eigen locatie is dé aanrader van dit moment. Maar hoe zorg je ervoor dat het geen doorsnee BBQ wordt? Kies voor een aantal hippe foodtrucks, en plaats daar een DJ in zo’n hippe Volkswagen bus bij. Samen met de drankjes (misschien wel van de cocktailbar) heb je een cool event op jullie eigen bedrijf. Zie https://www.showtime.nl/bedrijfsfeest/themafeest/foodtruck-festival/

• A Night on the SS Rotterdam: eerder in deze blog vertelden we al dat originele locaties goed scoren. De SS Rotterdam behoort wat ons betreft tot de top 10 van coolste event locaties van dit moment! Het is een locatie die aansprekend is, het staat goed op je uitnodiging (tip: laat ons speciale “embark tickets” maken!) en de sfeer op de SS is gewoon heel bijzonder. Extra leuk: boek ook een aantal hotelkamers, zodat je samen met collega’s nog even de stad in kunt. Ontdek het zelf op https://www.showtime.nl/bedrijfsfeest/themafeest/a-night-on-the-ss-rotterdam/

• Dubbeldekkerdiner: we vertelden ook al dat verandering van spijs doet eten. Dus organiseer je dit jaar geen doorsnee feest, geen doorsnee BBQ of diner. In plaats daarvan haalt deze Engelse Dubbeldekker bus jullie op, en samen rijdt je van top restaurant naar top restaurant naar top restaurant voor een culinair 3 gangen diner. In de bus zet je je eigen muziek op, pak je een drankje en klets je steeds met een andere collega. Verandering van spijs doet écht eten… ☺ Bekijk het op http://www.dubbeldekkerdiner.nl/

• Company festival: wanneer je het aan ons vraagt, dan zien we dat marketing, communicatie en events steeds dichter bij elkaar komen te liggen. Denk aan een stoer programma als klanten event om belangrijke klanten en prospects te informeren. Of een open huis programma om medewerkers – maar ook potentiele nieuwe werknemers – te enthousiasmeren voor jullie bedrijf. Het event is volgens ons dus een uitstekend middel voor een zakelijk doel. Een company festival is hiervoor een ideaal event: onze eventmanager creëren een coole setting op uw bedrijf, compleet met aankleding, meubilair en aankleding. Daarbinnen integreren we uw doelstelling, van klanten informeren tot nieuwe medewerkers werven.

Originele ideeën personeelsfeest

Samenvattend kunnen we stellen dat een personeelsfeest organiseren nog nooit zo divers was als nu. Het wensen en eisenpakket wordt steeds groter, waardoor het organiseren van iets goeds evenredig moeilijker wordt. Goede ideeën voor een personeelsfeest zijn harder nodig dan ooit. Naar onze mening zou een personeelsfeest tevens moeten aansluiten bij het bedrijfsbeleid, waarmee je kunt zorgen voor een duidelijke rode draad bij de verschillende events die je organiseert. Het organiseren van het personeelsfeest is dan een onderdeel van jullie totale event planning.
Dit maakt het echter nog lastiger om binnen alle wensen, eisen en kaders een gaaf feest te organiseren.

Maar laten we vooral niet vergeten dat een personeelsfeest bovenal “leuk” moet zijn. Alle wensen, regels en beleidstukken ten spijt, maar als het feest niet leuk is, is het ten dode opgeschreven. Leuke ideeën zijn dus zeer welkom! Wil je eens sparren over de beste personeelsfeest ideeën, neem dan gerust contact met ons op!