Klantendag

Klantendag organiseren

Tijdens een klantendag wil je graag indruk maken op je (potentiële) klanten. U wilt zich om de gasten bekommeren, en de rest… dat regelen wij voor u! Je wilt immers graag dat je een verrassend, inspirerend en goed verzorgd programma realiseert voor je klanten. Showtime Evenementenbureau organiseerde al vele klantendagen en helpt van begin tot eind met het organiseren van een succesvolle klantendag.

Klantendag: wij kunnen alles voor u organiseren

Zoekt u een klantendag met een congres? Een open huis? Een inspirerende sessie met spreker? Een bijzondere activiteit? Of wellicht een klantendag in het eigen bedrijfspand? Bij Showtime Evenementenbureau helpen we u graag met een onderscheidende klantendag, waarin uw wensen en uw klanten centraal staan. Wanneer u een klantendag wilt organiseren, komt onze eventmanager graag naar u toe om alle wensen in kaart te brengen. Met onze ervaring kunnen we direct praktische tips geven: hoe verloopt een klantendag het meest optimaal? Wat zijn de huidige trends? Welke spreker of vorm van catring is aan te bevelen? Op basis van uw wensen en kaders, schrijven wij een persoonlijk voorstel voor uw klantendag. Wij nemen daarin de locatie (of aankleding van uw eigen bedrijfspand), activiteiten, catering, sprekers, aankleding, artiesten, uitnodigingen e.d. allemaal mee. One stop shopping voor uw klantendag!

Wij organiseren én begeleiden uw klantendag

Showtime organiseert uw klantendag niet alleen; wij zorgen ook dat alle verwachtingen tijdens de klantendag zelf waargemaakt worden. Daarvoor zijn onze eventmanagers tijdens de dag als eerste aanwezig, en gaan als laatste weg. Zij nemen u het werk uit handen, zodat u zich met de gasten kunt bezig houden. De juiste techniek, het welkomstdrankje, de afgesproken catering: onze eventmanager zorgt dat niets aan het toeval overgelaten wordt. Wel zo prettig!

Tips voor een klantendag

De ene klantendag is de andere klantendag niet. Elk bedrijf is anders; zo ook de klantendagen. Desondanks hebben we populaire ideeën voor voor uw klantendag op een rijtje gezet:

1: Klantendag op het eigen bedrijf

Een trend van de laatste jaren is het verzorgen van een klantendag op het eigen bedrijf. Dit is niet alleen interessant vanwege de werkkostenregeling, maar biedt u een uitstekende mogelijkheid om het bedrijf aan de klanten te tonen. Dat geeft immers een veel beter beeld dan een brochure of een klantendag op een externe locatie. Wij kunnen dit event op uw eigen locatie tot in detail verzorgen: we denken graag mee welke ruimte in uw bedrijfspand het meest geschikt is (denk aan rook van de catering, aantal vierkante meters, hoogte van de ruimte, looproutes en nooduitgangen, etc), welke invulling, rondleiding opzet, benodigde techniek, catering opties, etc. Op basis hiervan schrijven we een persoonlijk voorstel voor u: van parkeerbegeleiding tot techniek, spreker tot cateraar.

2: Duurzame klantendag

MVO wordt steeds belangrijker. Veel bedrijven pretenderen aan MVO en PPP (People Planet Profit) te doen, maar tijdens een klantendag kunt u dit ook daadwerkelijk aantonen. Bij een duurzame klantendag kun je denken aan een MVO activiteit (bijvoorbeeld een elektrische activiteit), samenwerken aan een goed doel, of kiezen voor duurzame en biologische catering (denk bijvoorbeeld aan foodtrucks).

3:Inspirerende klantendag met een goede spreker

Een klantendag is vaak pas succesvol wanneer uw klanten geënthousiasmeerd en geïnspireerd huiswaarts keren. Dat kan in de vorm van een origineel programma, een fraaie rondleiding door uw pand, entertainment, of door het inhuren van een inspirerende spreker. Wanneer deze spreker een autoriteit in uw branche is, of vanwege zijn (inter)nationale bekendheid, dan draagt een goede spreker erg bij aan het succes van uw klantendag. Een bekende spreker helpt ook erg in het voortraject: u kunt zich voorstellen dat een uitnodiging met Andre Kuipers als spreker, meer deelnemers zal genereren dan alleen een rondleiding met hapje/drankje.

4: Bijzondere activiteit

Eén van de meest populaire activiteiten tijdens een klantendag of relatie evenement is het organiseren van een bijzondere activiteit. Samen met klanten iets bijzonders doen zal uw relatie ten goede komen. Het is bovendien een vorm van waardering voor uw klanten wanneer je samen gaat helikopter vliegen of rijden in klassieke auto’s. Hieronder leest u nog meer ideeën voor klantendag activiteiten.

Ideeën voor klantendag activiteiten

Populaire ideeën voor een klantendag zijn bijvoorbeeld:

• Rijden met klassieke auto’s: dat kan een keverrally zijn, maar ook met nog bijzondere auto’s zoals Porsche en Morgans. Wij zorgen voor de “uw bedrijfsnaam” Rally inclusief mooie voertuigen, fraaie route, competitie elementen en samenwerkingselementen. Puur genieten!
• Helikopter vliegen: beleef een hoogtepunt met klanten, bijvoorbeeld tijdens het helikopter vliegen. Dit is een exclusief en fraai programma waarbij wij zorgen voor een indrukwekkend programma met helikopter vliegen.

Klantendag organiseren: waar moet u aan denken?

Onze tips voor u wanneer u een klantendag gaat organiseren:

1. Wat wilt u bereiken met de klantendag? Het is logisch om te zeggen dat u “de contacten wilt aanhalen”. Maar laten we eerlijk zijn: daarvoor geeft u geen € 10.000 of € 20.000 uit. Bedenk daarom wat u uw “ideale klant” wilt meegeven tijdens deze klantendag. Wilt u een beter contact met hen, om meer omzet bij deze groep te behalen? Wilt u laten zien welke nieuwe mogelijkheden u heeft? Wilt u hen kennis laten maken met al uw accountmanagers? Etc etc.
2. Bepaal wie u uitnodigt voor de klantendag: Wie komen in aanmerking om uit te nodigen? Hiervoor kunt u verschillende criteria hanteren. Denk hierbij aan klanten met de grootste omzet. Of de grootste potentials. Ook interessant zijn niet de klanten met de meeste omzet, maar de beste marges (of langdurige overeenkomsten). Ook niet vergeten zijn de klanten die heel vaak bij u afnemen, maar niet noodzakelijkerwijs de grootste omzet bepalen. Controleer dus wie uw échte en beste klanten zijn. Wij vragen klanten vaak: wie is je ideale klant? Vaak worden dan heel andere antwoorden gegeven dan de klanten die nu de grootste omzet bepalen. Ook interessant zijn loyale leveranciers met een toegevoegde waarde. Deze kunnen ook iets bijdragen aan uw klantendag, zoals een info balie.
3. Hoeveel klanten nodigt u uit? Dit bepaalt vaak de setting én het succes van de klantendag. Bij een event met 200 gasten tegelijkertijd, zult u nooit al uw “ideale klanten” kunnen spreken en het gewenste doel behalen. Bij een klantendag met 3 klanten is het juist andersom. Wanneer u een klantendag plant, bepaal daarom hoeveel klanten u wilt uitnodigen. Wij adviseren doorgaans tussen de 20 en 80. Dat is een fraai aantal om echte contacten te leggen, zonder dat het te groot of te klein wordt.
4. Bepaal uw budget. Dit kan een totaal budget zijn, maar ook een budget per klant. Denk hierbij aan 1% per klant. Wanneer u weet hoeveel klanten u uitnodigt, weet u het totale budget. Het kan ook andersom: hoeveel wilt u uittrekken voor de klantendag? Welk programma kunt u daarvoor organiseren, uitgaande van X personen? Het budget, het doel en het aantal deelnemers verhouden zich altijd tot elkaar. Wanneer het doel bijvoorbeeld “relaties waarderen” is (met bijvoorbeeld helikopter vliegen en een luxe diner) dan hangt hieraan doorgaans een hoger prijskaartje dan “een klant informeren” met wat verkoopstandjes en een BBQ.
5. De klanten benaderen: uiteraard kunt u uw klanten een uitnodiging sturen. Nog beter is een persoonlijke invitatie door de accountmanager. Is de klantendag een beloningsevent, dan kunt u er ook een competitie van maken. Bijvoorbeeld: alleen de klanten met omzet X in periode Y worden uitgenodigd. Zorg er dan wel voor dat het event dermate onderscheidend is dat de klanten die extra stap zetten! 🙂
6. Wanneer nodig ik de relaties uit? Minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Met een “save the date” kan het nog eerder. Over het algemeen geldt: hoe beter het event en hoe tijdiger gecommuniceerd, des te lager de kans op afmeldingen voor de klantendag.
   Stuur een persoonlijke uitnodiging; of doe het via de accountmanagers. Hoe persoonlijker, hoe groter de kans van slagen.
   Wilt u geen extra werk hebben aan de uitnodigingen (en de verwerking van de aanmeldingen), werk dan met een aanmeldsite. Showtime kan dit voor u verzorgen. Hier kunt u alle informatie over het event delen; maar ook de gasten laten aanmelden. Via een excel download, heeft u altijd inzicht in de aanmeldingen.
7. Zorg voor follow-up: bevestig de aanmeldingen persoonlijk, stuur geregeld een opvolg email (bijvoorbeeld met het programma) en betrek ook social media erbij.
8. In de week voorafgaand aan het event komen altijd de meeste afmeldingen binnen. Klanten die toch afgezegd hebben, ondanks al uw inspanningen voor een goede uitnodiging. Persoonlijk contact is hierbij het keyword: des persoonlijker u bent, des te hoger is de drempel tot afzeggen.
9. Zorg voor de juiste informatie: bijvoorbeeld hoe laat men er moet zijn, waar exact, hoe laat de presentatie start, etc etc.
   Zorg na het event voor de juiste opvolging: deel bijvoorbeeld presentaties met uw klanten, bevestiging concrete afspraken die gemaakt zijn, breng leuke foto’s van uw klanten persoonlijk langs, etc etc. In de maanden na het event probeert u te meten wat het effect van de klantendag is geweest.

Klantendag: hoe verloopt de dag zelf?

Hoe verloopt de klantendag zelf? Wat zijn do’s en dont’s? We helpen je graag met wat tips:

1. De allerbelangrijkste tip: maak er geen verkoop show van. Te vaak hebben we gezien dat men een klantendag gebruikt om al hun producten te showen, constant te vertellen hoe geweldig die producten zijn, etc. Natuurlijk hangen de vlaggen ten top, staan er wat banners en kan een keer een referentie naar de producten gemaakt worden. Ons advies: u houdt het daarbij. Uw klanten kunnen zich eraan irriteren of frustreren, waardoor uw klantendag een averechts effect kan hebben.
2. Have fun! Plezier en een fraaie dag zijn de beste uithangborden voor uw bedrijf. Zorg ervoor dat uw dag vooral leuk is. Maar ook dat u het zelf leuk maakt: dus leg contact met alle klanten op een informele wijze. Dat begint met een persoonlijke ontvangst, en eindigt met een persoonlijke heenzending. Het betekent ook inleven in uw gasten: kennen zij elkaar? Indien nee, zorg voor badges ter herkenning. Komen zij van verre? Zorg voor een goede lunch en avondeten. Komen hun directe concurrenten ook? Zorg dat zij niet bij elkaar in een team / setting zitten. Etc etc.
3. Een attentie: een klein geschenk meegeven is altijd leuk. Laat het vooral ondersteunend zijn aan het doel. Bijvoorbeeld een klein demo product van uw nieuwste product. Vermijd de standaard opties, zoals een wijnopener of pen. Dat zijn kostenmakers die niets toevoegen aan uw doel van de klantendag.
4. Na afloop: er zijn gasten die wél aanwezig waren en gasten die niét aanwezig waren. Uiteraard vergeet u de afwezigen niet, bijvoorbeeld door hen een persoonlijk bezoek te brengen. Dit kan alsnog tot uw gewenste doel leiden (bijvoorbeeld meer omzet). Bij de aanwezige gasten kunt u nadien bijvoorbeeld wat leuke foto’s of een infopakket van het nieuwe product bezorgen. De persoonlijke benadering werkt altijd: men heeft door dat u moeite wilt doen en dit wordt doorgaans beloond.
5. Wilt u uw klantendag meetbaar maken? Zorg dan voor een tool die de resultaten kan meten. Dit kan de waardering van de klantendag zijn (online enquete) maar ook de extra sales (boekhoud- en CRM pakket).

Wilt u een leuke klantendag organiseren, dan komt er veel werk op u af. Niet alleen de hoeveelheid werk, maar ook het maken van de juiste keuzes bepalen of uw klantendag een succes zal worden. Heeft u tips en advies nodig, of al op zoek naar concrete ideeën? Showtime helpt u graag! Bel ons voor gratis advies (ons eerste voorstel is altijd gratis): 074 – 256 98 98.