Waarom een evenementenbureau huren? De voordelen van een evenementenbureau

Wat doet een evenementenbureau precies?

Wanneer je een bedrijfsevenement gaat organiseren kun je dit zelf gaan doen, of laten doen door experts. Om welke redenen zou je een evenementenbureau huren? Welke voordelen biedt het? De keuze is afhankelijk van vele factoren. Wij nemen de argumenten om een evenementenbureau te huren stapsgewijs met u door, maar ook praktische zaken als een goede briefing, de kosten van een evenementenbureau tot het maken van een goede bureau keuze.

De voordelen van een evenementenbureau

Een evenementenbureau schakel je in om drie redenen:

• Expertise en ervaring in organiseren
• Creativiteit in concepten / trends
• Ontzorging in tijd / werk

Het organiseren van een goed evenement wordt vaak onderschat. Het neerzetten van een creatief concept, de hoeveelheid tijd (het is altijd meer dan u vooraf dacht, laat staan wat de directie dacht…) en de aanzienlijke belangen zijn veelgehoorde belangen waarom u een evenementenbureau kunt overwegen. Bovendien kunt u verantwoordelijkheden verleggen.

Evenementen organiseren = een bijzondere expertise

Het organiseren van evenementen is specialistisch werk. We praten dan niet over het jaarlijkse bowling uitje, maar een bedrijfsevenement waarbij de belangen groot zijn. Een intern event voor medewerkers, groot jubileumfeest, een open dag of een marketing campagne middels een event. Wij vergelijken het met koken: iedereen kan eten maken, maar wanneer u uw beste klanten uitnodigt wil je graag dat er gegarandeerd iets bijzonders op tafel staat. Niet uw eigen secretaresse, maar een team van chefs (met de juiste knowhow en expertise) zorgen daarvoor.

Een succesvol evenementen organiseren = ervaring!

Naar onze mening kun je het belang van “ervaring” niet genoeg onderstrepen. Sommige mensen nemen plaats in een “organisatie comité” omdat ze dat “wel leuk lijkt”. Vraag u af: als deze mensen 1x per jaar een personeelsfeest organiseren, dan hopen wij dat zij na 10 jaren de meeste “do’s and dont’s” weten. Wanneer een evenementenbureau 50 tot 100 bedrijfsevenementen per jaar organiseert, dan putten zij uit veelvuldig meer ervaring. Deze ervaring geven je een groot voordeel wanneer je eenmalig iets unieks wilt organiseren. Ervaring is geen must, maar een onvoorwaardelijke factor!

Creativiteit in concepten en trends

In een tijd waarin uw gasten het maximale verwachten, is alleen goed organiseren niet voldoende. Het gaat er ook om wat u organiseert. Hoe ziet uw programma eruit? Welke verrassende elementen bevat het? Op welke unieke locatie? Voor dergelijke belangrijke events is het belangrijk om het aanbod in de markt te kennen. Juist dié elementen die het verschil maken tussen een 7 en 9. Dat betekent dat u constant op de hoogte moet zijn van verrassende concepten, hoogwaardig entertainment, bijzondere locaties, verrassende catering, originele uitnodigingen en meer. Op vlakken waar u deze kennis niet heeft, kunt u uiteraard een evenementenbureau inschakelen die vaak met dit bijltje hakken.

Evenementenbureau inhuren = ontzorging van tijd en werk

Maak voor u zelf een checklist van alle zaken die georganiseerd moeten worden: van concept, begroting, aankleding, meubilair, uitnodiging, hostessen, catering, beveiliging, vergunning, sprekers, entertainment, techniek, etc etc. Het is vaak een hele lijst, waarvoor u keuzes moet maken. Welke delen kunt u zelf verzorgen? Heeft u de juiste kennis en knowhow? Kent u de juiste leveranciers, of bent u overgeleverd aan Google? Heeft u ook de tijd om het event zelf te organiseren? Een bedrijfsevenement organiseren kost altijd meer tijd dan u denkt, en al helemaal meer tijd dan uw manager denkt.

Natuurlijk kost het iets om een evenementenbureau in te schakelen. Verderop in dit artikelen vertellen we er meer over. Maar eerlijk is eerlijk: uw organiserende collega’s hebben ook een (interne) kostprijs. Bovendien kunnen zij niet bezig zijn met hun eigen specialiteit: de werkzaamheden binnen het verdienmodel van uw bedrijf. Een ervaren evenementenbureau kent de markt, van locatie tot leverancier. Dit bespaart u leergeld, zowel in tijd als in foutmarge.

Stappenplan voor het inhuren van een evenementenbureau

Business events van klein tot groot

Het ene bedrijfsevenement is de andere niet. De kerstborrel of bowling avond organiseer je eenvoudig zelf, maar wanneer de belangen groter worden zal de keuze voor een specialist sneller genomen worden. Het vergt nog meer kennis, kunde en tijd. Het is ook denkbaar dat u een deel van het bedrijfsevenement uitbesteed, en een deel zelf organiseert. Dit zou uitstekend op projectbasis (of deelproject) kunnen. Bekijk daarom per business event of u dit uitbesteed, en welk deel daarvan.

Bepaal uw doelstelling

Er zijn veel verschillende zakelijke evenementen, bijeenkomsten & feesten. Een aantal van deze evenementen kunnen uitstekend in eigen beheer georganiseerd worden, voor andere events is het verstandig (een deel van de) organisatie uit te besteden aan een evenementenbureau.  Bepaal daarom per bijeenkomst / evenement uw doelstelling, verwachtingen en kaders. Zo weet u exact waar uw zoekvraag ligt, met welke mogelijkheden en welke termijnen. Ook wanneer u – op basis van deze eigen kaders – geen evenementenbureau inschakelt, is deze voorbereiding essentieel voor een goed verloop.

Bepaal het soort evenementenbureau

Organiseert u een actief bedrijfsuitje, een klantendag, een personeelsreis, congres, kick-off, marketingcampagne of internationaal event? Elk soort programma kent eigen specialisten, en bijbehorende bureaus. Soms heten deze een evenementenbureau, dan weer organisatiebureau of congresbureau. Wees kritisch op bedrijven die claimen alles te kunnen organiseren. Zij geven feitelijk aan geen specialisatie te hebben, terwijl dat juist is wat uw specifieke evenement nodig heeft. Ook zijn er verschillende gradaties in evenementenbureau: exclusieve bureaus die high-end evenementen opzetten, met een bijpassend hoog prijskaartje. Er zijn ook bureaus die een goede kwaliteit leveren, met iets minder franje, maar voor een redelijke prijs. Vraag u daarom af wat passend is voor uw bedrijf, en voor uw specifieke event.

Maak een voorselectie

Met een gedegen voorbereiding heeft u al veel keuzes gemaakt, en kunt u een voorselectie gaan maken van evenementenbureaus voor uw bijeenkomst / evenement. Inspiratie kunt u vrijwel overal vinden: uw eerdere events, een event welke u bezocht heeft, internet, vakbladen, beurs…. Na het vinden volgt het scannen. Durf kritisch te zijn naar u zelf en naar het evenementenbureau.  Uw uiteindelijke voorselectie kan tot wel 10 bureaus opleveren, op basis waarvan u kunt beslissen welke u daadwerkelijk aanschrijft voor een offerte.  Maar waar selecteert u op?

• Slagkracht van het bureau: kiest u voor een ZZP’ er (persoonlijk, maar wat te doen bij ziekte?), een medium bureau (betrokken maar beperkt in heel grote evenementen) of een grote organisatie (veel regels, meer slagkracht, duurder)? Kortom: welk soort organisatie past bij u? Naar onze mening is de stelregel: hoe groter het event, hoe groter het bureau. Een groot event organiseren is geen eenmanswerk (en dus ook geen eenmanszaak). Zoek een evenemententeam met vaardigheden die complementair aan elkaar zijn (bijvoorbeeld advies, uitvoering, event managers).

• Ligging van het bureau: elk bureau zal aangeven landelijk te werken, maar u weet dat niet alle opvattingen landelijk effectief zijn. Een frivool programma ven een Limburg evenementenbureau zal minder succesvol zijn in Friesland, en vice versa. Houdt hier rekening mee.

• Specialisatie van het bureau: dit is de belangrijkste factor in uw voorselectie. Schroom niet het bedrijf te vragen naar hun specifieke specialisatie. U ontdekt al snel dat het ene bedrijf is ontsproten uit een marketing achtergrond, uit een zeilcharter of uit een studentenbedrijf. Dit is onmisbare info waarmee u het evenementenbureau kunt inschalen. Wat is hun werkelijke expertise, en dus meerwaarde voor uw bedrijfsevenement?

• Flexibiliteit: durf niet-populaire vragen te stellen, om na te gaan in hoeverre de mogelijkheden en flexibiliteit van het bureau reiken.  Wat gebeurt er bij slecht weer? Is iedereen verzekerd? Hoe vaak kan ik wijzigen?  Wie heeft de leiding tijdens de dag?

• Referenties Vraag het bureau naar referenties van vergelijkbare partijen. ‘Ervaring’ is namelijk een veel gebruikte slogan. “Al 25 jaren ervaring!”, maar wat betekent dit voor u? Vooral op internet kunnen bureaus een prachtige website hebben met de fraaiste foto’s, maar welke ervaring hebben zij daadwerkelijk? Het is geen rare vraag om sfeerimpressies te vragen, of contactgegevens van eerdere opdrachtgevers. bij opkomende bureaus zijn niet alle referenties of foto’s uit eigen beheer…

Het evenementenbureau gaan briefen (hoe doe je dit goed?)

Wanneer u overweegt om een evenementenbureau in te gaan schakelen, kunt u uiteraard direct in de telefoon klimmen. Een goed evenementenbureau zal echter gerichte vragen stellen, zodat wij zo goed mogelijk weten wat uw wensen zullen zijn. Wilt u een evenementenbureau goed briefen, denk dan alvast na over de volgende punten:

• Het waarom: dit is de basis van elk bedrijfsevenement. Waarom gaat u dit evenement organiseren? Met welk gevoel moeten de gasten naar huis toegaan? Welke doelstellingen heeft u voor het evenement? Waarom wilt u daarvoor een evenementenbureau inhuren? Wanneer u de antwoorden op de “waarom” vragen duidelijk heeft, kan het evenementenbureau u beter assisteren.

• Synergie Een evenement is vooral mensenwerk: je nodigt mensen uit voor het event, en in het organisatie comité zitten de mensen die uw bedrijf door en door kennen. Een click met het evenementenbureau is daarom een vereiste. Dit is niet wetenschappelijk in getallen uit te drukken, maar wel de basis voor een goede samenwerking. Een team dat elkaar weet te vinden, werkt op basis van synergie. Dat wil niet zeggen dat alles tot in detail ingevuld moet zijn, maar dat het team open eindes (of vraagstukken) samen aanpakt. Het plan (en doel) is dan leidend.

• Neem een kijkje… Een hele mooie website is tegenwoordig snel gemaakt, maar hoe ziet het bureau er werkelijk uit? Neem een kijkje bij het evenementenbureau, proef de sfeer. Laat het bureau bijvoorbeeld bij u komen voor de intake, en doe de presentatie bij het bureau zelf. Zo weet het evenementenbureau dat u ook serieus bent (u bent immers ook bereid naar hen te komen) en kunt direct “proeven” wat er achter die fraaie website schuil gaat.

• To the point: men zegt weleens: een goed businessplan past op een half A4’tje. De kaders van een goed evenement evenzo. Oftewel: stick to the point, en beland niet in ellenlange verhalen. Zet duidelijk de kaders (verwachtingen, aantal en omschrijving deelnemers, doelstelling, regio, budget) onder elkaar. Benoem ook de deadline. Zaken die onduidelijk zijn, zal het bureau aan u vragen.

Laat de top 3 een voorstel schrijven

Heeft u een keuze gemaakt uit verschillende bureaus, en de briefing voorbereid? Geef maximaal 3 bureaus de kans om een voorstel of offerte te schrijven, op basis van gelijke input en gelijke kaders. Laat de bureaus de offerte aan u presenteren, om u ervan te vergewissen welke ideeën en mogelijkheden achter een concept schuil gaan. Bepaal vooraf al welke keuzecriteria voor u bepalend zullen zijn: prijs, originaliteit, locatie, begeleiding, professionaliteit, catering, aankleding, of…? Breng deze criteria in kaart middels een waarde chart. Onderschat ook uw gevoel niet, de “onderbuik” zorgt voor extra vertrouwen….

Nodig ze uit! Onze laatste tip is een persoonlijk gesprek. U verlangt van het bureau een maatwerk voorstel voor uw event, en daar hoort een kennismaking en presentatie bij. Voor u de gelegenheid om de contactpersoon achter het  evenementenbureau te beoordelen, en voor hen een kans om uw bedrijf te leren kennen. Dit is noodzakelijke info bij het schrijven van een maatwerk concept voor uw bedrijf…
Laat het voorstel dus niet per email indienen (we horen het zo vaak; doe maar per email! Nee, er gaat een idee achter een programma schuil). Live presenteren geeft namelijk de mogelijkheid tot vragen, body language, en de reacties die u daaruit kunt opmaken.

Plan daarom een kennismakingsgesprek met uw shortlist van bureaus. Daarbij richt je je vooral op hoe ‘chemie’ is. Het voelen van een ‘klik’ en op dezelfde golflengte zijn onmisbaar voor een goede samenwerking rond een evenement.

Voorbeeld van een bedrijfsevenement

Kosteloze offerte?

Afhankelijk van de hoeveelheid voorbereiding, uren en werk voor een offerte, kan een voorstel of offerte kosteloos zijn, of wordt deze uitgebracht tegen een onkosten vergoeding. Soms wordt voor een combinatie gekozen (1e offerte gratis, extra werk tegen vergoeding). Vraag er vooraf naar.

Wat kost een evenementenbureau?

NHet inhuren van een evenementenbureau brengt kosten met zich mee. Dit kunt u uiteraard vooraf begroten (bijvoorbeeld totaalbudget minus kosten evenementenbureau) of apart laten calculeren (evenement kosten + event consultancy). Houdt er rekening mee dat het budgetteren van een evenement een “on-going process” is. Naarmate u verder in het traject komt, worden de kosten steeds duidelijker. Soms moet het budget dan worden bijgesteld. Een gespecialiseerd bureau kan vooraf al redelijkerwijs aangeven welke kosten met het evenement gepaard zullen gaan.

Ook de inzet van het evenementenbureau zelf kost geld. In de praktijk zie je vaak drie verschillende modellen bij het inhuren van een evenementenbureau:

• Het bureau werkt met een totaal bedrag voor het event, waar alle inhuur + kosten van het evenementenbureau inbegrepen zijn. Doorgaans schat het evenementenbureau dan het aantal uren in, en vertaalt deze naar een “fixed organisatie fee”.
• Of het bureau werkt op uurbasis, waarbij zij het aantal gewerkte uren doorbelasten tegen een bepaald uurloon. In de praktijk zien wij behoorlijke verschillen in uurlonen, en ook onduidelijkheid over wat wel/niet gefactureerd wordt. Zijn alle offertes bijvoorbeeld gratis? Bespreek dit vooraf.
• Als laatste werken bureaus soms ook met een opslag: zij verzorgen het gehele event voor u, inclusief het huren en briefen van alle toeleveranciers. Voor deze werkzaamheden werken zij met een opslagfactor. Dus alle inkoop kosten maal de opslagfactor zijn de kosten van het evenementenbureau.