Wat is teambuilding? En wat is het nut van teambuilding?

Teambuilding is een populaire term voor teams die gericht bezig zijn met het verbeteren van de onderlinge samenwerking. Teambuilding is een containerbegrip: er zijn immers veel verschillende manieren van teambuilding en niet iedereen verstaat hetzelfde onder teambuilding. Om de exacte bepaling van teambuilding – en de juiste wijze en timing van het inzetten van teambuilding – te bepalen, hebben we de belangrijkste factoren van teams, samenwerking en uiteraard ook teambuilding voor u verzameld. Ontdek ze allemaal in deze handige blog vol tips & tricks, waar u ook mee aan de slag kunt.

Dit artikel over teambuilding bestaat uit:

• Wat is de basale definitie van teambuilding?
• Is samen werken hetzelfde als samenwerken?
• Wanneer moet je een team zijn?
• Hoe ontstaan teams, en hoe kan teambuilding hierin helpen?
• De 5 team fases van Tuckman
• In welke fase zet je teambuilding in?
• Teambuilding of teamtraining?
• De effecten van teambuilding op prestaties
• Teambuilding: juist voor grote of kleine teams? Nieuwe of oude teams?
• Het nut van teambuilding (samenvattend)

De basale definitie van teambuilding?

De Van Dale zegt over teambuilding “het creëren van een hecht teamverband”. Maar even zo goed kunnen we denken aan team building, waarbij we in 2 woorden denken. Het woord team staat voor “een groep samenwerkende mensen” en building letterlijk vertaald staat voor “bouwen aan / van”.  Dit maakt teambuilding letterlijk het “bouwen aan een groep samenwerkende mensen”. Of zoals de theorie van Shuffler, DiazGranados & Salas in 2011 noteerden:

Een team bestaat uit een groep onderling afhankelijke individuele leden die met elkaar communiceren en de verantwoordelijkheid delen voor het behalen van resultaten. Binnen deze organisaties wordt succes sterk bepaald door de manier waarop men zich als een team gedraagt.

Is samen werken hetzelfde als samenwerken?

We veronderstellen dat deze groep “samenwerkende mensen” ook daadwerkelijk gaat samenwerken, in plaats van samen werken.  Het verschil hiertussen wordt in het volgende voorbeeld van een arbeidspsycholoog c.q. coach treffend weergegeven:

Drie dames zitten al op me te wachten.”Het zit zo, we zijn zelf organiserend geworden en moeten aan teambuilding doen. We moeten een team worden. Zou je ons daarbij kunnen helpen?” Het is even stil. “Waarom willen jullie een team worden?”, vraagt de coach. Verbaasde gezichten aan de andere kant van de tafel. “Uuhm, tja… we moeten toch een team vormen? Want een team, dat zijn we momenteel niet.” “Wie heeft daar last van, dat jullie geen team zijn?”, vraag ze terug, “en wat kunnen jullie daardoor niet goed doen?” Weer is het stil.

In teams werken is helemaal hip en hot. Maar dat je bij hetzelfde bedrijf werkt, of hetzelfde vak hebt, wil nog niet zeggen dat je een team bent (of een team hoeft te zijn). Je kunt uitstekende afspraken maken, heldere communicatie hebben en gericht zaken bespreken. Alles zonder een team te zijn, maar wel door uitstekend samen te werken, in plaats van samenwerken. Een hecht team zijn is ook niet altijd nodig. Je kunt ook “gewoon” collega’s zijn.

Wanneer moet je een team zijn?

Wat definieert dan een goed team? Of een groep die aan samenwerken doet? Het verschil is het gemeenschappelijke doel. Een hecht team heeft elkaar nodig om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Zoals een sportteam, of een hechte club mensen die samen aan een taak werken. Zij kunnen die taak niet alleen, en moeten daarvoor samenwerken om dat succes te bereiken. Dat je hetzelfde beroep hebt, of elkaar weleens helpt in het bedrijf, maakt je geen hecht team. Vraag jezelf daarbij af wat jullie hechte, gemeenschappelijke doel is. Bovendien wordt dan ook duidelijk wat ieders rol in het team is: hiërarchisch of sociaal, functie of taak. Help elkaar daarin, om samen het succes te bereiken.

Teambuilding kan daarin helpen, maar het is afhankelijk van de fase waarin een (nieuw) team zich bevindt. Het is daarom van belang om te weten welke fases er binnen een team zijn. 

Hoe ontstaan teams, en hoe kan teambuilding hierin helpen?

Vaak wordt bij teambuilding beweerd dat het belangrijk is om elkaar te leren kennen. Zo ontstaat meer begrip en kun je beter samenwerken. Of is het nog samen werken in dit stadium? Elkaar leren kennen is namelijk een sociaal proces: niemand werkt graag met een onbekende. Daar is geen échte teambuilding voor nodig. In Nederland hebben we namelijk de neiging om alles dat iets te maken heeft met wat leuks doen, de naam teambuilding te geven. Natuurlijk zorgen leuke activiteiten vaak voor een betere sfeer, maar in werkelijkheid praat je alleen maar over een teamuitje. Bij teambuilding zoek je naar een gemeenschappelijk doel, waarin vaak een theoretisch element wordt gekoppeld aan de eigen praktijk. Middels evaluatie kan het team iteratief leren.

Maar hoe maak je zo’n krachtig team? Succesvolle teams ontstaan ​​niet alleen en moeten zorgvuldig worden opgebouwd. Interventies zoals een training, teambuilding en ontwikkeling kunnen hierin het verschil maken. Deze interventies zijn het meest effectief wanneer de specifieke behoeften (lees: de teamfase waarin het team zich bevindt) van tevoren zijn bepaald.

Om een ​​dergelijke interventie voor te stellen die de ontwikkeling van een succesvol team kan bevorderen, is het essentieel om beter te begrijpen hoe een goed team wordt gevormd. Wanneer u de stappen kent die elk (nieuw) team doorloopt, weet u ook waar en wanneer welke vormen van teambuilding benodigd zijn. Op wetenschappelijk gebied is er veel onderzoek gedaan naar typische groepsprocessen binnen teams, waaruit blijkt dat elk team verschillende ontwikkelingsstadia doorloopt. En dat gaat een stuk verder dan “elkaar leren kennen” tijdens een teamuitje 🙂

De 5 team fases van Tuckman

De bekende sociaal-psycholoog Bruce Tuckman onderzocht in 1965 hoe teams zich vormen van eerste kennismaking tot succesvol team. Daarin beschrijft hij in vijf fases een groepsvormingsmodel om goede team samenwerking tot stand te brengen. Elke fase heeft zijn eigen karakteristieken, en dikwijls vindt tussen elke fase een crisis plaats (groot of klein). In de praktijk blijkt dat teams vaak vastzitten in een bepaalde fase (een zogenaamde crisis) en teambuilding kan dan helpen de crisis op te lossen en het team de volgende fase te laten bereiken.

Wil een team succesvol zijn, dan is het belangrijk dat alle ontwikkelingsfasen met succes worden doorlopen. Het team bereikt dan de vierde fase (de zogenaamde prestatie fase) waarin een team goed luistert en samenwerkt. In deze fase is het team zelfstandig in staat om complexe taken soepel uit te voeren, met minimale supervisie.

Maar er zijn kapers op de kust die het groeiproces van het team laten stagneren. De redenen hiervoor kent iedereen: een conflict, problemen met groepsbeslissingen, gebrek aan zelfvertrouwen, onduidelijkheid over de rollen en taken van individuele teamleden of beperkingen in het probleemoplossend vermogen van anderen.  Maar ook wanneer de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld wanneer de samenstelling van het team verandert, kan het zijn dat deze cyclus van opeenvolgende teamfasen steeds opnieuw moet worden doorlopen om optimale samenwerking te verkrijgen. Het groepsvormingsmodel herhaalt zichzelf, waarmee ook duidelijk wordt waarom teambuilding een terugkerend iets zou moeten zijn binnen elke organisatie.

Maar hoe zien de 5 fases van Tuckman er exact uit?

In 1965 analyseerde Tuckman tijdens zijn onderzoek de resultaten van 50 reeds gepubliceerde wetenschappelijke studies omtrent het ontstaan en ontwikkeling van teams. Deze survey resulteerde in de definitie van vijf ontwikkelingsfasen die allerlei soorten teams volgens hem doormaken, alvorens zij op optimaal niveau zullen gaan presteren.

Team fase 1: Forming the team

In de 1e fase van het team (deze fase heet “Forming”) wordt het team samengesteld, leren zij elkaar kennen en zijn de teamleden nog bezig om hun plek in de groep te vinden. Deze fase wordt is voor veel mensen een lastige fase: anderen leren kennen en jezelf open stellen zijn bekende drempels. Veel teamleden ervaren nog niet de gemeenschappelijke doelen, en het is aan de teamleider om dit duidelijk te maken. Deze fase wordt dan gekenmerkt door onzekerheid en het vertrouwen in de teamleden (en het team als totaal) moet nog worden opgebouwd. De individuen in de groep zijn juist afwachtend, proberen conflicten te vermijden en zijn vaak routinematig bezig.

Team fase 2: Storming the team

In de 2e teamfase (Storming) is het team al bekend met elkaar, en kunnen er potentiële conflicten gaan ontstaan. Vaak ligt de oorzaak in onduidelijkheid over de rollen en taakverdeling van de verschillende team leden. Zij hebben elkaar nu goed genoeg leren kennen, zodat zij elkaars werkwijze en gedrag durven te bekritiseren. Het is natuurlijk dat veel mensen conflicten vermijden, of ze deinzen hiervoor terug. Het gevolg hiervan is dat de meeste teams ofwel nooit in deze fase terechtkomen (het blijft bij de eerste samenstelling van het team, met afwachtende teamleden zonder conflicten), ofwel de nieuwe teams gaan vastlopen in de conflicten van deze 2e fase. Conflicten horen bij het groeiproces van teams. Waar mensen werken, ontstaan conflicten. Het is van belang dat deze conflicten niet als bedreigend worden ervaren, maar als een kans voor nodig betere samenwerking. Er is hier een belangrijke rol van bijsturing, en leidinggevenden blijven in deze fase dan ook directief bezig.

Team fase 3: Norming the team

Na de storming fase, komt het team in de 3e fase: norming. Na het “overwinnen” van de diverse conflicten, komt vaak het moment waarop het team regels en normen gaat opstellen. Hoe wil het team samenwerken? In deze fase bespreken de team leden de regels. Ook worden de rollen van teamleden duidelijk en worden de taken binnen het team goed verdeeld. Het gevoel ontstaat van een trein die – na ontsporing – weer op stoom komt De leden beginnen zich dan ook loyaler te voelen naar hun collega team leden. Het resultaat is meer samenhang en teamgevoel binnen de groep.

Team fase 4: Perform as team

Nadat de conflicten tot normen, nieuwe waardes en (als het goed is) een gemeenschappelijk team doel hebben geleid, komt het team in de fase van prestaties. Het team is nu in staat om met weinig begeleiding complexe taken goed uit te voeren. Het team presteert goed, er zijn regels en afspraken, de teamleden zijn goed op elkaar ingespeeld en weten wat ze aan elkaar hebben. Hierdoor kan het team goed presteren.

Team fase 5: the end of a team

Nadat een team het gemeenschappelijke (vaak tijdelijke) doel heeft bereikt, komt de beëindiging fase van het team. Het gevaar schuilt erin, dat de teamleden (in het zicht van de haven) met minder motivatie zullen gaan werken. Misschien zijn de team leden al bezig met nieuwe taken, andere teams of opdrachten. In deze laatste wordt het team opgeheven en gaan de teamleden uit elkaar.

Terugkerende fases

Bovenstaande 5 stappen zijn van toepassing op vaste teams. Wanneer nieuwe teamleden zich aandienen, zullen zij vanaf fase 1 weer instromen. Wanneer bijvoorbeeld een herverdeling van teams plaatsvindt (denk aan reorganisatie, fusie, etc) dan zal het team vaak weer een aantal fases teruggeworpen worden (vaak weer vanaf fase 1 starten). Team ontwikkeling is hiermee een constant proces.

In welke fase zet je teambuilding in?

Teambuilding kan een team helpen om succesvol te zijn. Het is daarvoor essentieel om te weten in welke fase teambuilding ingezet moet worden.  Volgens het onderzoek van Tuckman is het doorlopen van alle team fases noodzakelijk om als team uit te groeien tot een optimaal functionerend team.  Dit betekent dat een team nooit goed zal kunnen gaan presteren zolang ze geen gezamenlijke conflicten (fase 2) hebben doorgemaakt en geen gedragsnormen (fase 3) hebben vastgesteld. Teambuilding kan hierin essentieel zijn.

Fase 1: teambuilding om elkaar beter te leren kennen

Elkaar leren kennen is voor veel mensen een moeilijke opgave. Het betekent openstelling van jezelf, en oprecht verdiepen in een ander. Middels teambuilding kan dit vergemakkelijkt worden, en bovendien efficiënter worden uitgevoerd met goede programma’s. Denk hierbij aan een “Meet & Greet” programma  Dit zorgt ervoor dat de kennismaking voor iedereen gelijkwaardig zal verlopen: er zijn geen “haantje de voorste” types die heel “praatgraag” zijn, maar door de gestructureerde opzet van een programma komt iedereen gelijkwaardig aan bod. Wij adviseren ook veel om verdiepende programma’s te doen, waarin de nadruk op fun ligt. Denk daarbij aan kennismaking uitjes, waarin de deelnemers elkaar leren kennen. Na de eerste kennismakingsrondes voegen we deelnemers samen op basis van interesses. Zo ontstaat al snel een gedeelde passie, en daarmee meer contacten en begrip. Laat dit opvolgen door een informeel programma (de boog kan niet altijd gespannen zijn). Leuk hiervoor zijn bijvoorbeeld The Herbie Hunt, Scrapheap Challenge  of de Culinaire connectie.  

Het is wetenschappelijk bewezen dat teambuilding in deze fase zeer effectief kan zijn. Zie hieronder het kopje “De effecten van teambuilding op prestaties”.

Fase 2: teambuilding om geschillen te slechten

In de tweede fase (Storming) ontstaan vaak conflicten over de wijze van samenwerken. Omdat men meer vertrouwd raakt met het team, zijn de teamleden juist minder gehinderd om hun meningen te verkondigen. Men wil daarin niet buiten de groep vallen, maar zich ook niet teveel laten aanpassen / leiden door de groep. Conflicten ontstaan.

Voor veel bedrijven is dit een herkenbare situatie in nieuwe teams, of in teams waarin men nieuwe rollen (of nieuwe deelnemers) heeft gekregen. Na mate van tijd komen de conflicten vanzelf. De rol van de teamleider (of van een externe, zoals teambuilding coach) is hierin essentieel. Hij kan de teamleden stimuleren in het geven van een mening, creëert tolerantie en openheid, en baant de weg voor de teamleden om de conflicten samen op te lossen. Een teambuilding game zoals “Make it click” is daarin heel goed toepasbaar. Deze teambuilding activiteit focust zich op het positieve (de click van het team vinden) waarin de meningen open over tafel mogen gaan. Omdat een activiteit als metafoor wordt gebruikt, is het nooit persoonlijk. De teams zoeken daarna samen naar oplossingen, en deze zijn ook in de dagelijkse praktijk toepasbaar.

Fase 3: teambuilding om samen de koers uit te zetten

Na de Storming fase kan het team op een volwassen manier met elkaar omgaan. Kritische punten worden als verbetering opgevat in plaats van aanval. De kaders, normen, en waarden worden besproken en er wordt een gezamenlijk doel nagestreefd. Het team wordt zelfstandig(er).

Het is in deze fase dan ook ook cruciaal om goed af te stemmen en elkaars goede motieven te leren kennen. Wat de één als kritiek opvat, kan door de ander als positieve verbetering worden bedoeld. Het programma “Beter leren communiceren” is speciaal hiervoor geschreven. Het zorgt voor meer diepgang en context, en ziet laat de positiviteit winnen van de negativiteit. Wanneer je juist meer wilt doorgaan over de (nieuw bepaalde) normen en waarden, is het “Make it click” programma ook een aanrader. Hierin werken jullie samen aan een gezamenlijk kader van normen, waarden en identiteit.

Fase 4: teambuilding voor presterende teams

Het team is nu in “full swing”. Het betekent dat de groepsenergie flowt en dat het team als vanzelf werkt. Het is en blijft belangrijk in deze fase om het doel, de normen en waarden “stilletjes” te blijven onderstrepen. Het is iets wat bij elk teamlid – altijd en overal – bekend moet zijn. Derhalve moet eraan gewerkt worden. Door hier periodiek tijd voor in te plannen, kan het team het besluitvormingsproces ook afstemmen op de gemaakte afspraken. Bij een succesvol team kan dit gecombineerd met fun elementen (fun is immers in elk team van groot belang).

Het “In een notendop” programma is hier zeer geschikt voor.  Het zorgt op luchtige doch korte wijze voor de juiste focus. Combineer dit bijvoorbeeld met een fun element zoals een “keveruitje teamchallenge” om de deelnemers op ludieke wijze te “overhoren” over het team en de teamleden.

Maar houdt altijd in het achterhoofd: teambuilding is geen eenmalig iets. Het is als reclame: de kracht van herhaling is het meest effectief!

Teambuilding of teamtraining?

Teambuilding en team training zijn beide erg geschikte middelen om tijdens een team ontwikkelingsfase in te zetten. Echter; teambuilding en teamtraining hebben daarvoor een andere werkwijze. Teambuilding is vooral positief van insteek. Teambuilding beoogt juist problemen in het team zichtbaar te maken (dat kan “elkaar leren kennen zijn”, tot “conflict oplossing” in de Storming fase) en middels coaching, metaforen en activiteiten deze problemen op te lossen. Teamtraining daarentegen, draagt het woord “training” in zich. Training geeft aan dat je “voortdurend met iets bezig bent; bekwaam maken door herhalen” (Van Dale). Teamtraining is dan ook het ontwikkelen van kennis en vaardigheden (vaak met theorie of een theoretische opgave). Waar teamtraining dus is gestoeld op het vergroten van theoretische kennis en vaardigheden, gaat teambuilding uit van de praktische benadering met behulp van activiteiten en coaching.

Er is geen “goed of fout” om voor het ene of andere middel te kiezen. Elke situatie vraagt om een pragmatische benadering van de juiste inzet van middelen voor de bepaalde situatie. Zo kan een verkoopteam gezamenlijk bepaald hebben om targets sneller te behalen. Hier kan uit voortvloeien dat een kennis impuls gewenst is. Een verkooptraining (teamtraining) kan hiervoor antwoord bieden. Wanneer hetzelfde team merkt dat dit niet tot de gewenste resultaten heeft geleid, blijkt dat de wijze van verkoop sterk uiteen loopt. Hiervoor kan een teambuilding sessie ingezet worden, waarin verheldering van de gemaakte afspraken besproken wordt. Daaruit komt tevens naar voren dat er enige communicatie problemen zijn, omdat verkoop afspraken niet voor iedereen helder waren.

De keuze tussen teamtraining en teambuilding is derhalve sterk afhankelijk van het probleem, het soort team, deelnemers, achtergrond van de teamleden en/of geschiedenis van het bedrijf, doelstelling, inzet, intelligentie niveau en wensen van de teamleider of teamleden zijn. Bekijk daarom per situatie welke benadering het meest effectief lijkt.

De effecten van teambuilding op prestaties

In 2008, 2009 en 2011 toonden de wetenschappers Shuffler, Salas en Klein aan dat teambuilding de effectiviteit van een team kan versterken. Daarmee zijn de verjaardagsverhalen van “teambuilding is leuk maar niet nuttig” duidelijk naar de prullenbak verworpen. In hun onderzoek toonden zij aan dat teams op alle vier vlakken (cognitief, affectief, procesmatig en prestatiematig) beter presteerden na teambuilding. Het is cijfermatig onderbouwd (evidence based).

Het viel met name op dat teambuilding een positief effect heeft op het sociale vlak van het samenwerken als een team. De manier waarop teamleden zich opstellen naar elkaar, de onderlinge verhoudingen van de teamleden. Teambuilding kan dan ook erg goed worden ingezet bij teams die problemen ervaren zoals gebrek aan vertrouwen, weinig tot geen samenhang in de groep, of de wijze waarin de team leden zich tot elkaar verbonden voelen. Dit doet zich voornamelijk in team fase 1 (Forming) voor.

Ook in fase 3 (Norming) is teambuilding zeer bruikbaar voor teams die procesmatige problemen ervaren. Denk hierbij aan een gebrek van duidelijke rolverdeling of een gebrekkige coördinatie bij het uitvoeren van taken. Teambuilding kan hierin ondersteunen door de teams – middels activiteiten en metaforen – de koers goed uit te zetten. Met name teambuilding die zich richt op rol verheldering en duidelijke doelen stellen, leveren de beste resultaten op. Rolverheldering en doelen stellen hebben vermoedelijk zo’n sterke invloed, omdat het stellen van duidelijke, uitdagende doelen de motivatie van het team vergroot en de kans op conflicten zal verminderen. Deze hebben dus beide een duidelijke positieve invloed op de effectiviteit van het team.

Teambuilding: juist voor grote of kleine teams? Nieuwe of oude teams?

Het is een hardnekkig gerucht dat langlopende teams niet meer aan teambuilding hoeven te doen. Dat doe je toch alleen met nieuwe teams? Onderzoek toont iets anders aan:  teambuilding is effectief voor zowel bestaande als voor nieuwe teams. En teambuilding heeft zelfs het meeste effect bij bestaande teams, met een stabiele teambezetting en met teamleden die voor een langere tijd met elkaar samenwerken. Dat is natuurlijk niet verrassend: de mate van vertrouwen, wederzijds begrip e.d. is bij bestaande teams (met langzittende teamleden) vele malen groter dan bij nieuwe teams. De levels die een dergelijk bestaand team kan bereiken, zijn veel hoger. Teambuilding kan hier doordringen tot hogere levels van effectiviteit. Het is feitelijk een kwadratische lijn: van plek 10 naar 9 is makkelijker dan van plek 2 naar 1. Ook voor bestaande team geldt derhalve: teambuilding is net als reclame: de kracht van herhaling.

Ook de grootte van het team is van invloed op de mate waarin teambuilding een positief effect heeft op teams. Teams die bestaan uit vijf of meer leden zijn het meest gebaat bij teambuilding: daar zijn de prestaties het meest verbeterd door teambuilding.  Hoe kleiner het team, hoe geringer de prestaties. Als reden hiervan ook gekeken worden naar de verschillende rollen die noodzakelijk zijn in een team (Belbin onder andere).

Het nut van teambuilding (samenvattend)

Uit eigen ervaring en wetenschappelijk onderzoek weten we intussen dat teambuilding een positief effect kan hebben op het presteren van teams. Afhankelijk van de fase van ontwikkeling waarin een team zich bevindt (de 5 team fases van Tuckman) is een andere vorm van teambuilding (of team training) effectief. Teambuilding is vooral nuttig wanneer een team:

• Problemen met het leren kennen van teamleden wil verbeteren (fase 1)
• De sociale team prestaties wil verbeteren (vertrouwen, houding tegenover het team, bouwen op teamleden) (fase 1 en fase 2)
• Conflicten binnen het team te verminderen (fase 2)
• Prestaties te verbeteren, zoals communicatie, coördinatie, normen,  teamtaken (fase 3)
• Rollen (rolverheldering) en taken van teamleden wil verhelderen (fase 3 en fase 4)
• Teams in staat te stellen om team + taak gerelateerde problemen samen op te lossen (fase 3 en fase 4)

In een notendop komt teambuilding voor ons hierop neer:

Voor teams: Teambuilding helpt het team om het ijs te breken, en samen conflicten bespreekbaar te maken. Het kan ondersteunen om samen heldere doelstellingen te bepalen die als passend worden ervaren voor zowel het teamlid en voor het team als collectief. Teambuilding is als reclame: de kracht van herhaling werkt, vooral bij bestaande teams. Teambuilding levert derhalve niet alleen voordelen op voor de organisatie maar ook voor individuen en hun persoonlijke ontwikkeling.

Voor teamleden: Teambuilding helpt om (nieuwe) relaties tussen teamleden te versterken, en kan probleemoplossend werken. Teambuilding helpt om richting te geven aan de rol van elk teamlid binnen het teamcollectief; het maakt team leden (extra) bewust van de specifieke team doelstellingen. Het kan helpen plooien hierin bespreekbaar te maken en aan te pakken.