Relatiedag / klantendag organiseren: ontdek de beste tips voor een effectief programma

Heeft u er weleens over nagedacht wat een klantendag of relatiedag voor uw bedrijf kan betekenen? Lees het allemaal in deze blog vol tips & uitleg. 

Dit artikel over klantendag & relatiedag bestaat uit:

• Nut van een relatiedag of klantendag
• Hoe draagt een relatiedag nu mee aan de opbouw van uw klanten?
• Samen een leuke klantendag beleven
• Wat is mijn doelstelling voor mijn klantendag of relatiedag
• Welke klanten ga ik uitnodigen?
• Hoeveel relaties ga ik uitnodigen voor onze relatiedag?
• Wat is mijn budget voor de relatiedag?
• Uitnodigen van je relaties voor een relatie dag
• Do’s & Dont’s tijdens de relatiedag / klantendag
• The week after

Het nut van een goede klantendag of relatiedag

Een goede relatie is niet alleen iemand die u omzet bezorgd, maar een goede relatie is tevens een ambassadeur van uw bedrijf. Een simpel voorbeeld: Wanneer uw buurman op zoek is naar een timmerman voor de uitbouw van de woning en hij vraagt aan u of u nog een goede timmerman kent, zult u eerder de naam noemen van de timmerman waar u zelf veel positieve zaken mee doet dan dat u de plaatselijke timmerman noemt waar u geen relatie mee hebt. Juist hierom zijn relaties zo belangrijk voor uw bedrijf. U wilt namelijk dat uw bedrijf door uw relaties genoemd word bij mogelijk nieuwe relaties. En deze “nieuwe” relaties komen via een relatie bij u binnen waardoor u “warmere” acquisitie kunt doen.

Maar hoe draagt een relatiedag nu mee aan de opbouw van uw klanten?

Tijdens een relatiedag is het belangrijk dat de hoofdmode van het programma niet op “nieuwe” sales liggen maar om een goede relatie te onderhouden met uw huidige relaties. Tijdens de relatie is het daarom belangrijk om veel in direct contact te zijn met uw relaties. Niet doormiddel van ellenlange presentaties over hoe mooi en goed uw bedrijf wel niet is. Maar over onderwerpen die handig zijn voor uw relaties. Denk bijvoorbeeld eens de nieuwe producten die uw bedrijf te bieden heeft. Of bijvoorbeeld over een oplossing in een product waardoor de relatie kosten kan besparen op de aanschaf van het product.

Naast de nieuwe producten van uw bedrijf laten zien (uw relaties kennen uw bedrijf immers al) is het belangrijk om een relatiedag te organiseren die uw gasten lang zal heugen en waar het mogelijk is om hun eigen klantenkring uit te breiden middels netwerken met uw relaties.

Samen een leuke klantendag beleven

Maar het allerbelangrijkste bij een relatiedag is dat de relaties een “leuke” dag hebben. Ga iets doen met de relaties waarbij ze dingen moeten ondernemen. Denk bijvoorbeeld aan een activiteit waarbij ze moeten samenwerken en elkaar beter leren kennen. Of een indrukwekkende activiteit die ze niet snel zullen vergeten. Zoals gezegd, een relatiedag is niet alleen maar een dag om uw relaties uw bedrijf te laten zien. Er is zoveel meer nodig voor een geslaagde relatiedag. In mijn blog komt u verschillende punten tegen waarover u moet nadenken voor het laten slagen van een relatiedag.

Wat is mijn doelstelling voor mijn klantendag of relatiedag?

Om tot een goede relatiedag te komen is het belangrijk om jezelf af te vragen wat de doelstelling is van de dag. Oftewel, wat wil je jou klanten vertellen? Hieronder een aantal suggesties:

• Meer omzet behalen bij mijn klanten
• Ik heb nieuwe producten en wil deze aan mijn klanten tonen
• Ik wil meer “ambassadeurs” die mijn bedrijf noemen bij “potentiële” nieuwe klanten
• Mijn bedrijf bestaat zoveel jaren en ik wil dit vieren met mijn bedrijf
• Wij zijn verhuisd naar een nieuwe locatie en wil dit laten zien aan mijn relaties
• Mijn relatie met mijn relaties uitbouwen/verbeteren
• Fysiek kennismaken tussen mijn salesteam en klanten

Welke klanten ga ik uitnodigen?

Om de juiste klanten uit te nodigen voor je relatiedag dien je jezelf een aantal vragen stellen.  Waar moet een relatie aan voldoen? Kijk ik alleen naar omzet cijfers of waardeer ik het ook dat hij een ambassadeur is van mijn bedrijf?. Hieronder vind je een aantal suggesties om ervoor te zorgen dat u de juiste klanten uitnodigt: 

1. Een relatie van mij die meerdere afnames per jaar doet van mijn producten.
2. Bij welke klanten houd ik onderaan de streep de meeste marge over?
3. Welke relaties leveren mij de grootste omzet op.
4. Welke toeleverancier is enthousiast over mijn producten.
5. Ambassadeurs van je bedrijf. Welke klanten zijn trots op je bedrijf en hebben nieuwe klanten bij je aangebracht. Dit kunnen natuurlijk ook kleine klanten zijn. 

Hoeveel relaties ga ik uitnodigen voor onze relatiedag?

Als je een relatiedag organiseert is het verstandig om goed te realiseren hoeveel mensen er een uitnodiging gaan ontvangen:

• Wanneer je bijvoorbeeld een goede relatie wil opbouwen met je klanten of met je andere genodigden is het belangrijk om bedenken hoeveel sales-medewerkers je hebt om al je genodigden de juiste aandacht te geven.
• Indien jullie bedrijf een groot klantenbestand heeft is het wellicht handig om je relatiedagen uit te strijken over meerdere dagen waarbij je per dag een andere doelgroep uitnodigt voor je relatiedag. Zo kan je met je programma rekening houden met de doelgroep. Een timmerman heeft veelal andere interesse dan bijvoorbeeld een chirurg.

Wat is mijn budget voor de relatiedag?

Welke investeringswaarde is mijn relatiedag waard? Wanneer je een relatiedag hebt met als doel om jullie jubileum te vieren zien wij vaak dat de budgetten groter zijn dan bij wanneer je nieuwe producten/diensten wil laten zien aan je klanten. Denk bij het samenstellen van je budget daarom aan de volgende voorwaarden:

• Wanneer je jouw klanten wil belonen voor de fijne samenwerking in de afgelopen jaren is het om een budget vrij te maken waarbij u uw klanten kunt bedanken, maar vergeet zeker niet dat het allerbelangrijkste is om de aandacht op de klant te richten.
• Is jou doel om voor je relatiedag om “nieuwe” klanten te binden? Hoeveel zijn deze klanten je waard? En wat is de kans dat de “potentiële” nieuwe klanten daadwerkelijk je klant worden.
• Wanneer je te weinig budget “vrij” maakt voor het organiseren van een relatiedag dan is het mogelijk dat dit doorslaat op de goede samenwerking met je klant.
• Wanneer je een kleiner budget hebt is het verstandiger om een groep klanten uit te nodigen.

Uitnodigen van je relaties voor een relatie dag

Een relatiedag organiseren is belangrijk, maar misschien nog wel belangrijker is het laten slagen van jullie relatiedag. Als je alle bovenstaande punten hebt uitgedacht kunnen we starten met de daadwerkelijke invulling van jullie relatiedag. Je gaat nu je relaties benaderen. Hoe ga je te werk? 

• Laat je marketing team een originele uitnodiging maken, en laat deze uitnodiging persoonlijk langsbrengen door je accountmanagers. Zo is er een persoonlijke uitnodiging en is er een relatiecontact.
• Zorg ervoor dat op elke uitnodiging persoonlijk is. Nodig je relatie bij zijn/haar eigen naam uit en niet met bijvoorbeeld: geachte relatie.
• Werk met een online aanmeldsysteem.
• Na 14 dagen verstuur je per mail naar je relatie een herinnering. Zorg dat deze herinneringsmail persoonlijk is. Verstuur de uitnodiging uit naam van de directie of van de accountmanager waarmee je relatie een persoonlijke “relatie” heeft en de relatie dient de persoon te kennen.
• Uiterlijk 7 dagen na je mail laat je de accountmanager je klant bellen. Controleer wel goed of de relatie zich nog niet heeft opgegeven. Dit komt zo vervelend over.
• Stuur je relaties een bedankbrief voor de opgave en vermeld in de brief de locatie, een routebeschrijving, eventuele kledingadviezen, dieetwensen en vermeld duidelijk hoe laat het programma begint en hoe laat de eindtijd is.
• De laatste herinneringsmail stuur je uiterlijk 3 dagen voorafgaande het event. Vermeld nogmaals dat je blij bent met de komst en dat je hoopt op een geslaagde relatiedag.

De absolute do’s and dont’s tijdens de relatiedag / klantendag

En dan is het zover. Je relaties komen voor jullie relatiedag. De relatiedag begint en je hebt voor je relatie een prachtig programma neergezet die volledig bij jullie bedrijf aansluit. De vraag blijft; Hoeveel aandacht richt je op je bedrijf? Mijn advies, laat zeker zien welk bedrijf jullie zijn maar doe dit subtiel. Een aantal punten:

• Zorg ervoor dat uw relaties bij aankomst uw bedrijfslogo zien. Het liefst met een vlag in een vlaggenmast maar op bijvoorbeeld een zeilboot aan de reling van het schip.
• Zorg voor een persoonlijk ontvangst van uw relaties. Uw relaties worden opgevangen door de contactpersoon binnen het bedrijf en deze zorgt ervoor dat de gastenlijst gecontroleerd word en dat de relatie een persoonlijk naambadges krijgt waarop de naam van de relatie staat vermeld en het logo van zijn/haar bedrijf.
• Zorgt voor een kort maar krachtig welkomstwoord waarbij je het welkom algemeen houd. Treed niet in detail over producten maar laat dit over aan je accountmanagers wanneer uw relatie een vraag hebben.
• Indien jullie tijdens jullie relatiedag gaan eten, laat het zo informeel mogelijk zijn. Doe niet aan een tafelschikking maar zorgt voor bijvoorbeeld een Shared Lunch of een walking dinner. Zo hou je het informeel. Wat nog wel eens vergeten word tijdens het eten is of er mensen zijn die een stilte wensen voorafgaande het eten. Zorg ervoor dat deze relaties de stilte kunnen krijgen. Dit zal extra waardering uitspreken aan naar uw relaties.

Wanneer de dag op z’n eind loopt zorg je ervoor dat u persoonlijk afscheid neemt van uw gasten. Ga bij de deur staan en bedank ze voor de komst en schudt de hand van uw relaties.

 

The Week After

En laten we vooral niet het belangrijkste van de relatiedag vergeten, hoe heeft de relatie jullie relatiedag ervaren? Onderstaand tref je een aantal tips van mijn kant:

• Aan de hand van je gastenlijst bel je de relaties op die op jullie relatiedag zijn geweest. Vraag ze persoonlijk hun ervaring en vraag of ze van de dag hebben genoten. Vermeld er tevens bij dat wanneer ze eventueel vragen hebben uw accountmanager graag persoonlijk bij uw relaties langs komt om de vragen te beantwoorden.
• Recensies zijn tegenwoordig belangrijk voor je aantrekkingskracht op potentiële nieuwe klanten. Vraag daarom of jullie relatie een korte recensie over de dag zou willen schrijven en vraag expliciet of je de recensie op jullie website mag plaatsen.

Onze tips voor een succesvolle klantendag of relatiedag op rij

Zoals je kan lezen in deze blog vergt de organisatie veel meer dan alleen een mooi programma neer te zetten. Een doordacht concept voor je relatiedag is essentieel en vergt de nodige voorbereiding. Showtime Evenementenbureau helpt jullie graag met de organisatie van jullie relatiedag. Van concept naar de dag zelf en kan jullie ondersteunen in het traject na afloop van uw dag. Zijn jullie op zoek naar een passende relatiedag voor jullie bedrijf of hebben jullie vragen omtrent deze blog, schroom niet om ons te bellen zodat wij u op gepaste wijze kunnen helpen. Voor inspiratie voor jullie relatiedag kan je kijken op www.showtime.nl. Uiteraard kom ik graag bij jullie langs om vrijblijvend te sparren over de vele mogelijkheden voor jullie relatiedag. Ik ben bereikbaar op 074-2569898 of per mail op bart@showtime.nl.