Tips personeelsfeest | De voordelen voor een leuk personeelsfeest voor iedereen

Met deze tips kun je een top personeelsfeest organiseren voor alle collega’s

Na de crisis weer tijd voor een personeelsfeest voor alle werknemers

De afgelopen jaren stonden bol van het C woord (begint met een C en eindigt op -risis…). Het is onwerkelijk om te bedenken dat grote bedrijven als V&D, Schoenenreus en nog veel meer (grote en kleine) bedrijven deze periode niet overleefd hebben. Wij begrijpen dat er in dergelijke situaties geen tijd (soms ook geen geld) voor een personeelsfeest is. Gelukkig waren er ook bedrijven die wel een feest (of andere vorm van waardering) voor de collegae organiseerden.  Soms op een coole manier, maar soms ook met de spreekwoordelijke “voet op de rem”.  Voor 2017 verwachten we dat dit snel minder zal worden. Na jaren van terughoudendheid, zijn de komende jaren dé jaren voor waardering en een extraatje.

Maar we beseffen ons ook dat de “schade” van de afgelopen jaren niet zomaar ingehaald is.  Schade tussen aanhalingstekens, want het is geen kwestie van “zomaar” weer een groot feest organiseren. Het vertrouwen van veel werknemers heeft een knauw opgelopen. Andere werknemers zijn door een reorganisatie vertrokken naar een ander bedrijf, of simpelweg gesaneerd. Een extraatje zat er de afgelopen jaren bijna niet in, en dat is niet goed voor de cultuur binnen een bedrijf.  Dat los je niet met 1 personeelsfeest op. Toch wil je je graag van de goede kant laten zien, en je wilt graag dat alle collega’s de komende jaren op jullie personeelsfeest komen.  Hoe organiseer je dus een personeelsfeest voor alle werknemers? Wij helpen je graag met de volgende tips.

Personeelsfeest tip 1: wees open en eerlijk over het hoe & waarom van jullie personeelsfeest

Het is een illusie om te denken dat je – met een (groot) personeelsfeest – de vertrouwensknauw van de afgelopen jaren zomaar weg wuift. Je hebt een aantal jaren terug waarschijnlijk (meermaals) geroepen dat een personeelsfeest “er nu even niet in zit”. Ons eerste advies is daarom: wees open en eerlijk. Vertel je collega’s dat het bedrijf (eindelijk) weer een goed jaar heeft gedraaid, en dat je erg dankbaar bent voor de inzet van alle collega’s. Samen hebben jullie dit bereikt, en daarom organiseer je een personeelsfeest voor álle werknemers. En dan bedoelen wij ook echt iedereen. Flex contract of stagiaire, oproepkracht of inlener; nodig ze dan ook écht allemaal uit. Toon aan de werknemers dat je hen ook écht wilt waarderen, allemaal, met een fraai programma. Waardering komt immers uit het hart.

Personeelsfeest tip 2: betrek collega’s bij het organiseren van het personeelsfeest

In tip 1 vertel je je collega’s dat je hen waardeert, en (nu het weer kan) een knalfeest met hen wilt organiseren. Met nadruk op met hen, want het laatste wat nu verstandig is, is vanuit een ivoren toren een bepaald personeelsfeest programma doorduwen. Je wilt graag een goede cultuur en betrokkenheid. Betrek je collega’s daarom ook bij de organisatie en delegeer zoveel als je kunt en durft. Je collega’s zullen dat erg leuk vinden en hebben misschien wel 20 leuke ideeën!

Bij een klein bedrijf is het leuk om jouw wens voor een top personeelsfeest bijvoorbeeld kenbaar te maken op de kerstborrel, met als boodschap dat jullie in het nieuwe jaar gaan “knallen”.  Feestelijk (en zakelijk) natuurlijk. In een groot bedrijf spreek je wellicht niet elke collega (bijvoorbeeld bij meerdere vestigingen, of zeer grote ondernemingen). Betrek in dat geval de PVT (personeelsvertegenwoordiging), PV (personeelsvereniging), OR (ondernemingsraad), vestigingsleiders, managers en meer bij het feest. Vertel in het personeelsblad dat alle ideeën welkom zijn, dat je mag helpen met organiseren.  Kortom: laat geen middel ongemoeid om aan te geven dat het een feest voor & door alle werknemers moet worden!

Personeelsfeest tip 3: plan het personeelsfeest tijdig

Zorg ervoor dat jullie personeelsfeesten de komende jaren geen “op zichzelf staande” events worden. Zorg voor onderlinge verbondenheid, maak een werkgroepje, win adviezen in (van binnen én buiten de organisatie) en maak een duidelijke planning. Niet alleen voor de komende weken of 2 maanden, maar voor de lange termijn. Helder communiceren biedt duidelijkheid en structuur.

Personeelsfeest tip 4: stel reële uitgangspunten voor het personeelsfeest

Maar niet alleen de planning van de data is belangrijk. Nadenken over het doel en de bijbehorende invulling van jullie personeelsfeest is minstens zo belangrijk. Wat is het doel van jullie dag/avond uit met collega’s? Bij veel bedrijven wordt deze stap overgeslagen en wordt direct gebrainstormd. Termen als “solextocht”, “musical” of “kookworkshop” vliegen al over de tafel.

Maar laten we eerlijk zijn: een feest als ultieme waardering ziet er heel anders uit dan een jaarlijks uitje van de personeelsvereniging. Om jullie te helpen, tref je hier enkele vragen aan die jullie helpen bij het stellen van reële uitgangspunten:

Uitgangspunten voor een personeelsfeest voor alle werknemers:

• Vraag jezelf af: hoe zou je jullie collega’s omschrijven? Wat past eigenlijk goed bij hen?
• Gaan de partners ook mee?
• Is een actief programma (Keveruitje, GPS dropping) wenselijk, of misschien iets passiefs (workshop, musical, dinnershow), culinair programma (dubbeldekkerdiner)  of juist een feestavond?
• Op welke dagen kunnen de meeste werknemers ook daadwerkelijk aanwezig zijn?
• Wanneer moet het plaatsvinden? Is dit ook te combineren met jullie drukte op het werk?
• Hoe betrekken we zoveel mogelijk collega’s bij het feest, in aanloop naar de datum?

Personeelsfeest tip 5: werken aan het WIJ gevoel

We zeiden bij punt 3 al dat jullie personeelsfeest geen “op zichzelf staand” event zou moeten zijn. Bij voorkeur als onderdeel van een grotere event & HRM planning. Daarnaast is een personeelsfeest een ideale gelegenheid om het WIJ gevoel te versterken. Het vergroten van de waardering voor het bedrijf, waar jullie allen voor werken. Dat het doel is om na het programma met een trots gevoel voor het bedrijf en zijn medewerkers naar huis te gaan. Dit is uitstekend te combineren met een feest. Hier sluit bijvoorbeeld ons “Hou van uw bedrijf Show” uitstekend bij aan. Een show waarin uw bedrijf en haar medewerkers centraal staan. Weet iedereen in uw bedrijf hoeveel pakken A4 papier er worden gebruikt of wie de meeste service kilometers voor zijn rekening neemt? Het zou een gemiste kans zijn om een superleuk personeelsfeest voor alle werknemers niet te combineren met het versterken van het WIJ gevoel…  Daarom een passende quote over het WIJ gevoel (afbeelding hieronder):

Personeelsfeest tip 6: kies een originele invulling

Ieder bedrijf is anders, en dus is ook ieder bedrijfsfeest anders. Maar soms moet een feest nét even wat meer anders (lees: origineel) zijn. Wanneer je enige tijd niets georganiseerd hebt, is het zaak om goed beslagen ten ijs te komen. Met een goede organisatie, communicatie én met een bijzonder programma. Wanneer je je collega’s wilt waarderen, kies dan niet voor bowlen of de aanbieding van het cafe om de hoek. Het waarderen van de collega’s slaat dan juist om in “hadden ze niet iets leukers kunnen bedenken dan dit?”

Er zijn veel verschillende programma’s denkbaar die anders dan anders zijn. Wanneer je een bijzondere middag organiseert, kies dan voor een Limousine of Helicopter dropping om je waardering te tonen. Organiseer je een gaaf feest, overweeg dan om een gave opzet te combineren met een bekende artiest. Mag het nog iets specialer, bekijk dan onze personeelsreis naar Berlijn of Rome.

Personeelsfeest tip 7: neuzen in dezelfde richting

Uiteraard is het niet overal rozengeur en maneschijn. Soms moeten de neuzen even allemaal weer in dezelfde richting en moet iedereen weer opgefrist worden. Denk aan de normen en waarden binnen je bedrijf, bedrijfsdoelstellingen, elkaars kwaliteiten en verbeteren van de onderlinge samenwerking. Een personeelsfeest is een feest, dat wil zeggen dat vooral de waardering en fun de boventoon zou moeten voeren. Wanneer echter de neuzen in dezelfde richting moeten, dan is een inhoudelijk programma – aangevuld met bijvoorbeeld een fun element – een aanrader. Wij bieden daarvoor bijvoorbeeld twee beproefde arrangementen: Keveruitje en Buggyrally. Letterlijk met de neuzen in de buitenlucht, terwijl je middels samenwerking de juiste route moeten uitvinden.

Personeelsfeest tip 8: Een meerdaags personeelsfeest organiseren

Vraagt u ons naar de ideale waardering voor een team of bedrijf, dan adviseren we graag een meerdaags programma. Een mooie trip met het team, bijvoorbeeld naar Maastricht of Gent. Eén overnachting is voldoende, maar het heeft het effect van een weekend weg, en écht iets speciaals doen. Want zeg nu zelf: wanneer ben je met het team op reis geweest?

Maar misschien wel het belangrijkste is de rust en ontspanning die heerst tijdens een meerdaags personeelsfeest. Overdag leuke activiteiten, lekker nazitten en borrelen. Geen haast, want je hoeft niet op tijd terug te zijn voor (bijvoorbeeld) de oppas. ’s Avonds samen lekker eten en nazitten met de collega’s bij het kampvuur. Of samen Maastricht in? En juist tijdens dat soort momenten worden de o-zo belangrijke informele punten besproken. Het levert altijd goede gesprekken en een nóg betere band tussen de collega’s. Geloof ons; wanneer we zeggen dat samen een weekend weg een échte cultuur bouwer voor je bedrijf is.

Wanneer je een dergelijk meerdaags personeelsfeest organiseert is het wel belangrijk om te achterhalen wat eventuele wensen van de werknemers zijn. Gezamenlijk diner of BBQ? Slapen op 1-persoons kamers of eventueel gezamenlijk? Ver weg of dichtbij? Onze tips voor u zijn bijvoorbeeld Maastricht, Gent en Antwerpen. Of Berlijn, Barcelona en Rome. Mag het nog luxer, dan nemen we u mee naar New York!

Personeelsfeest tip 9:  Werkkostenregeling en een personeelsfeest

Eigenlijk zou deze tip niet op dit lijstje moeten staan.  Een feest is een feest, en we zouden een personeelsfeest niet moeten aanpassen omwille van de regels van de Belastingdienst. Maar geld weggooien (lees: boete aan de Belastingdienst betalen) is nooit leuk, dus behandelen we de werkkostenregeling toch voor u. De WKR werd in 2008 al ingevoerd, maar per 2013 verplicht voor elk bedrijf. De werkkostenregeling is in het leven geroepen om allerlei losse maatregelen in het kader van onbelaste vergoedingen te beeindigen. De belastingdienst ziet een personeelsfeest, kerstpakket, iPad van de zaak, fitnessplan (en nog veel meer) als een vergoeding c.q. salaris. Het zijn vergoedingen die wellicht niet rechtstreeks op de bankrekening van de werknemer belanden, maar wel werknemers vergoedingen zijn. Hiervoor heeft de Belastingdienst een maximale vergoeding berekend, en boven deze maximale vergoeding is loonheffing verschuldigd. Deze regeling heet dus werkkostenregeling. Ook uw personeelsfeest valt onder deze werkkostenregeling, en specifieke details over de regeling leest u hier: werkkostenregeling (WKR). Bekijk ook deze video van een personeelsfeest in eigen locatie (in dat geval: de sporthal van de gemeente voor het personeelsfeest van de Gemeente Amsterdam) 

Personeelsfeest tip 10: een feest als jaarafsluiter

Wat is de beste periode voor een personeelsfeest? Dit kan per bedrijf verschillen, en natuurlijk ook van persoonijke agenda’s. Persoonlijk vinden wij het najaar de beste periode. Het feest als een vorm van waardering komt het beste over aan het einde van het jaar. Een goed resultaat behaald en het feest als waardering. Maar ook kort voor de feestdagen, wanneer we toch al in de feestelijke stemming zijn.

Als afsluiter van een jaar en een terugblik op wat we nu allemaal samen hebben bereikt is een kerstfeest of diner natuurlijk goed. Daar passen ook bijpassende personeelsfeesten bij. Onze Top 2000 Show neemt u mee in de sfeer van de laatste dagen van het jaar en maakt de feestavond voor iedereen interactief en gezellig.

Denk er in ieder geval goed over na wat de invulling is die jullie graag willen en zoek hierbij een geschikt programma. Weten jullie wel wat je wilt bereiken, maar vind je het lastig om er het programma bij te vinden? Dan zijn wij van Showtime er uiteraard voor u om u hierbij te helpen. Onze collega’s van de advies en verkoop staan voor jullie klaar om samen met u een goed en mooi programma te realiseren voor jullie allen!

Personeelsfeest tip 11: Een goed uitnodigingstraject voor het personeelsfeest

Intussen hebben jullie een fraai personeelsfeest bedacht & besproken. Jullie hebben betrokkenheid gecreërd, de locatie bekeken, leveranciers vastgelegd, collega’s gevraagd om mee te werken, en iedereen enthousiast gemaakt. Het is tijd om de uitnodigingen de deur uit te doen. Hiervoor tippen we je over een 3-traps raket systeem:  de eerste stap is het verzenden van een “save the date”. Iedereen kan de datum alvast vasthouden, hun partner vrij laten vragen etc. Dit doe je zo snel mogelijk. Via emails en/of nieuwsbrieven zorg je ervoor dat de datum bij iedereen op het netvlies blijft staan. Circa 6 wkn vooraf stuur je een mooie uitnodiging naar iedereen. Niet per mail, maar het liefst op papier. Nog beter: overhandig hem persoonlijk. Laat iedereen zich aanmelden binnen 2 of 3 dagen (hoe meer bedenktijd, hoe lastiger). Als laatste stuur je een week vooraf nog een reminder naar alle aanmelders. Je ontvangt wellicht nog 1 of 2 afmeldingen, en die kun je tot 1 week vooraf nog wijzigen bij de feestlocatie.

Personeelsfeest tip 12: genieten!

Vraag je ons naar de belangrijkste momenten tijdens het organiseren van een personeelsfeest, dan steken 4 momenten met kop en schouders boven de rest uit:  1) bedenk het allerbeste programma ooit!  2) organiseer het goed en leg alles vast 3) zorg voor een goed uitnodigingstraject 4) genieten!

Dat klinkt uiteraard eenvoudig, maar wanneer je druk bent geweest met organiseren en voorbereiden, moet je ook kunnen genieten. Maar eerlijk = eerlijk: tijdens een feest (vooral een groter feest) moet ook regie gevoerd worden. Is de artiest al binnen?  Wanneer staat het eten gereed? Is aan de dieetwensen gedacht? Veel bedrijven werken daarom met een evenementenbureau. Die zorgt op professionele wijze voor stap 1 t/m 3, en tijdens stap 4 kunt u genieten!

Onze laatste tip: vier ook de kleine momenten

Natuurlijk is het vieren van een personeelsfeest een mooie bezigheid. Maar binnen een bedrijf is (het creëren van) een positieve cultuur afhankelijk van veel meer zaken. Het zijn vaak kleine dingen, van complimenten, waardering, interesse. Denk daarom (vooral ook) aan de kleine dingen. Bij Showtime beginnen we de eerste werkdag van het jaar bijvoorbeeld altijd met een gezamenlijk ontbijt. Elkaar een gelukkig Nieuwjaar wensen en lekker ontspannen de feestdagen doornemen. Uiteraard is er een nieuwjaarstoespraak. Een goed middel om iedereen te inspireren en motiveren voor het nieuwe jaar. De nieuwe plannen nogmaals bespreken en aangeven wat dit voor iedereen gaat betekenen. Er samen weer een mooi en ons geval feestelijk jaar van maken. Alhoewel slechts een kleinigheid, is het wel een klein iets binnen een belangrijk groter geheel.

Onze tip: laat u inspireren door professionals

Natuurlijk kun je zelf een feest organiseren. Met deze personeelsfeest tips komt u al een heel eind 🙂 Wilt u graag verrassende ideeën ontvangen, en kiezen voor een strakke regie, dan is kiezen voor professionals een verstandige keuze. Wanneer u graag meer inspiratie op wil doen, bekijk dan onze personeelsfeest mogelijkheden, bedrijfsuitje activiteiten of misschien wel personeelsreis arrangementen. En maatwerk is onze kracht: wij verrassen u graag! Bel: 074 – 256 98 98