Een praktijk case: een groepsacccommodatie scouten in de Ardennen
Wij geloven in de kracht van verbinding: medewerkers samen brengen en pro-actief geweldige momenten laten beleven. Alleen op deze wijze ontstaan bijzondere SAMEN momenten. Een goed event maakt daarbij gebruik van unieke eventlocaties, waardoor het beleven van geweldige momenten versterkt wordt. Als eventbureau is het noodzakelijk op de hoogte te zijn én blijven van de beste eventlocaties. In alle windstreken van Nederland, van hotel tot festival locatie, maar óók buiten Nederland.
De vraag dient zich aan: op welke wijze ontdekken wij unieke locaties? Hoe zorgen wij voor een beleid van continue innovatie op locatie gebied? Het scouten en beheren van geweldige locaties is bij Showtime Orange verworden tot een continu proces, waarbij 2 trajecten gevolg worden:
- Continue innovatie op event gebied (jaar rond)
- Boosten van kennis van locaties (laagseizoen)
We nemen deze mogelijkheden graag met u door, om altijd de meest geweldige eventlocaties te kunnen blijven aanbieden aan onze klanten. We sluiten af met een praktijkcase: een 2-daagse locatie scout naar bijzondere accommodaties in de Ardennen.
Continue innovatie op event gebied (jaar rond)
Innovatie is binnen Showtime Orange geen eenmalig iets: de markt ontwikkelt zich dagelijks en daarom blijven we graag op de hoogte van nieuwe mogelijkheden en locaties. Uiteraard zijn we geabonneerd op nieuwsbrieven, magazines en vakbladen. We bezoeken jaarlijks meerdere beurzen, om een indruk op te doen van nieuwe ontwikkelingen. Meerdere projectmanagers nemen jaarlijks deel aan internationale reisbeurzen, om nieuwe en unieke bestemmingen te blijven ontdekken.
Maar het belangrijkst: elke projectmanager wordt gemotiveerd zijn/haar “voelsprieten” constant aan te hebben, en nieuwe ontwikkelingen met ons te delen. We voeren zelfs een specifiek beleid rondom innovaties. Maandelijks worden kennissessies voorbereid: een projectmanager presenteert nieuwe locaties, activiteiten, bestemmingen, sprekers of entertainment aan het team. Jaarlijks is iedereen 1x tot 2x verplicht aan bod om een inspiratie sessie te verzorgen. De kennis wordt intern gedeeld; waardoor ons portfolio aan mogelijkheden constant groeit.
Bijzondere activiteiten ondernemen we ook zelf met ons team: in de vorm van een “social kalender” organiseren we minimaal elke maand samen iets leuks én iets nuttigs! Zo werken wij ook onze onderlinge verbinding, én scouten we nieuwe mogelijkheden.
“Het zoeken en selecteren van bijzondere eventlocaties verloopt het gehele jaar door. “
Boosten van kennis van locaties
Het zoeken en selecteren van bijzondere eventlocaties verloopt het gehele jaar door. Voor een nieuw event zoek je een locatie, of de voorkeurslocatie is niet beschikbaar en dus wordt een alternatief gezocht. Gedurende het laagseizoen werken we zelfs actief aan het vergroten van onze kennis van unieke locaties.
De winter periode (laagseizoen) is ideaal voor het scouten en bezoeken van nieuwe locaties. Locaties die bijzonder zijn, spectaculair zijn, anders dan anders. Locaties waar wij als eventbureau blij van worden en waarmee we onze gasten kunnen verrassen. Locaties die de zaakjes op orde hebben en waarmee de communicatie effectief verloopt.
We scouten niet lukraak locaties; maar koppelen deze aan bedrijfsdoelen. Waar is behoefte aan? Waarmee kunnen we onze klanten blijven verrassen? Tijdens onze jaar vergadering bespreken we doelen en ambities. Hieruit vloeien wensen voort, mede op het gebied van nieuwe locaties. Gezamenlijk bespreken we welke projectmanager welke locatie zoekt en bezoekt. In dit voorbeeld bespreken we een live voorbeeld van een locatie scout in de Ardennen.
Een live verslag van een locatie scout in de Ardennen
De Ardennen is een prachtige bestemming voor een personeelsreis of groepsreis. Een mooie heuvelachtige regio, welke veel van onze klanten aanspreekt. Het creëren van verbinding is subliem in de Ardennen: er zijn bijzondere locaties, de bijzondere buiten beleving en diverse outdoor mogelijkheden. Zie je het kanoën en de kampvuren met collega’s al voor je?
Vooraf doen we uiteraard voorwerk. Uitgebreid de locaties bekijken, mogelijkheden doornemen, vierkante meters van de ruimten, aantal kamers, afstanden tot restaurants en activiteiten, etc. Er zijn veel randvoorwaarden waar locaties aan moeten voldoen voor onze klanten. Daarbovenop verwachten onze gasten een bepaalde standaard van (hoge) kwaliteit. Deze willen we met eigen ogen aanschouwen; daarbovenop checken we uiteraard de reviews van eerdere gasten.
“Na een voorselectie willen we de “kanshebbers” zelf zien en ervaren.”
We willen de groepsaccommodaties, hotels en kastelen in de Ardennen zelf zien
Na een voorselectie willen we de “kanshebbers” zelf zien en ervaren. Zodat onze projectmanagers de beleving beter over kunnen brengen aan onze gasten; en ook de positieve punten van de locaties optimaal kunnen benutten. We benaderen deze specifieke locaties voor een afspraak voor een kennismaking en rondleiding.
Wanneer de afspraken eenmaal zijn gemaakt gaan we op pad. Het laagseizoen is hiervoor ideaal; er is voldoende tijd om 2-3 dagen op reis te gaan om meerdere locaties te bezoeken. Wanneer de oppas voor de kinderen is gearriveerd gaan start de reis. We vertrekken in het donker en alles is nog rustig en stil op straat. We rijden de snelweg op; op weg naar nieuwe inspirerende locaties voor onze klanten. Terwijl de kilometers onder ons weg schieten zien we de zon langzaam opkomen.
Eenmaal in de Ardennen
Bij het passeren van de grens gaat de kwaliteit van het wegdek er flink op achteruit. De prachtige vergezichten zijn een cadeautje: welkom in de Ardennen! De Ardennen zijn perfect voor onze klanten, relatief dichtbij (het is slechts 3 uur rijden vanaf Utrecht), maar het voelt overduidelijk als de échte beleving van het buitenland.
Locatie scout 1: een kasteel in de Ardennen
De eerste locatie waar we hebben afgesproken is werkelijk een magnifieke locatie! Een authentiek kasteel en landgoed met een bijzondere sfeer. Een combinatie van het buitengevoel, maar met luxe hotel verzorging. Dit is juist de combinatie die we zoeken in de Ardennen: er zijn voldoende groepsaccommodaties maar veelal op “scouting” of “sport team” niveau. Bij een bedrijfsjubileum of personeelsreis zoeken we een locatie die recht doet aan de beloning en waardering voor medewerkers. Op dit landgoed zijn diverse ruimtes, kamer soorten en accommodaties, waardoor we met verschillende groepsgroottes uit de voeten kunnen.
De eigenaar is bijzonder enthousiast. We frissen onze kennis van de Franse taal tijdens het gesprek en rondleiding weer even op. Al kletsend en wandelend loopt de afspraak al snel uit. De tweede afspraak hebben we onder voorbehoud gemaakt; we bellen even om te informeren dat we later zullen zijn.
We bekijken nog een extra locatie
Aan het einde van de dag is er nog vrije tijd over. We pakken de vooraf bekeken locaties erbij en kiezen er één extra uit die we ook graag willen bekijken. Het is een ander landgoed. Bij aankomst ervaren we direct de bijzondere sfeer van de locatie. Het is een oud kasteel met rondom een sfeervolle kerstmarkt. Het geeft ons de gelegenheid om overal rond te kijken en de locatie zelf te kunnen ervaren met een grote groep gasten. Het is een prachtige locatie, prachtig uitgelicht in het donker, maar het beschikbare aantal slaapplekken staat niet in verhouding tot de grootte van de feestzaal. Een feestzaal voor 200 personen, terwijl er slechts 80 kunnen blijven overnachten, is voor ons een absolute, no go. Hoe mooi ook, deze locatie heeft te weinig hotelkamers of een te grote feestzaal.
Ons derde bezoek is ons eigen hotel, welke we zowel gaan bekijken als overnachten. We hebben uiteraard gekozen voor een hotel waarvan wij inschatten dat deze ook geschikt zou kunnen zijn voor een weekend Ardennen met collega’s. Op een goede locatie gelegen, met een goede verzorging.
Bijzondere diner locaties scouten
De volgende ochtend hebben we een afspraak gepland bij een spectaculaire locatie. Een locatie voor een diner op een speciale plek met een bijzonder uitzicht! We houden ervan onze gasten te verrassen! Hier hebben we afgesproken met een DMC; een “destination management company”. Het is een dame die de regio uitstekend kent en graag wil samenwerken. We vertellen over de reeds bezochte locaties en wisselen ervaringen uit. Zo werken we aan betere relaties voor onze organisatie én klanten.
Na de het bezoeken van de diner locatie vervolgen we onze reis door de Ardennen. De Ardennen zijn groter dan je denkt (ongeveer de provincies Gelderland en Noord Brabant bij elkaar) en de afstanden tussen de locaties zijn groter dan je denkt. In de auto zijn we al bezig met het ontwikkelen van een nieuw concept rondom alle nieuwe mogelijkheden van de Ardennen. Hoe kunnen we een uniek programma in elkaar zetten? Hoe zal de tijdsindeling eruit zien? Welke sfeer creëren we hiermee voor onze gasten? Hoe realiseert we een uniek totaalprogramma? Naar ons idee is een personeelsreis van 1 nacht te kort voor de optimale beleving van de Ardennen, daarnaast is de reisafstand ook dusdanig dat je graag twee nachten wilt blijven.
Groepsaccommodatie in de Ardennen
We komen aan bij onze volgende afspraak: een meer laagdrempelige groepsaccommodatie. Onze volgende groepsaccommodatie heeft een prachtige ligging met een mooi uitzicht op de heuvels van de Ardennen. De groepsaccommodatie is geschikt voor grotere aantallen; ideaal voor personeelsreizen. We worden vriendelijk ontvangen door een Franse madame. Zij beheert de locatie en is gevraagd ons rond te leiden. Het is erg gezellig en wederom leren we in rap tempo Franse woorden en begrippen 😊! De locatie is echter heel laagdrempelig: het ‘scouting’ gehalte van deze groepsaccommodatie is te hoog voor onze gasten. We bedanken de lieve dame en geven aan dat zij haar vak verstaat. Complimenten voor haar! Wij gaan op weg naar de volgende afspraak: een locatie scout is namelijk erg leuk, maar ook een vol schema.
Nog een groepsaccommodatie in de Ardennen
De derde afspraak is wederom een groepsaccommodatie, welke ons is aangeraden door een trouwe klant. Zij zijn hier in het verleden eens geweest, naar volle tevredenheid. Goede reden voor ons om de plek zelf ook te gaan bekijken. Het blijkt inderdaad een fraaie locatie, welke in deze periode ook deels is verhuurd. Het is een stijlvolle groepsaccommodatie, maar wel ver uit de richting van de andere onderdelen welke we willen opnemen in een Ardennen personeelsreis. Deze fraaie groepsaccommodatie houden we graag in gedachten als back-up.
Spa Francorchamps: het formule 1 circuit
Op weg naar huis leggen we aan bij het bekende F1 circuit “Spa-Francorchamps”. Op het circuit zijn rondleidingen mogelijk, én kun je de baan op met bijzondere race auto’s. Doorgaans gaat dit de budgetten van personeelsreizen te boven, maar de sfeer van dit legenarische circuit nemen we graag mee in onze events. Na bezoek aan het F1 circuit leggen we aan bij een goed restaurant, om daarna huiswaarts te keren. Met liefst 7 locaties binnen 2 dagen was het een vruchtbare locatie scout!
Tips voor jullie weekend of personeelsreis Ardennen
Willen jullie ook graag op personeelsreis naar de Ardennen? Met collega’s een weekend weg naar deze unieke buiten locaties? De fraaie locaties en groepsaccommodaties welke wij bezocht hebben waren allemaal volgeboekt, sommige bijna een jaar vooruit! Een praktisch punt waarmee je dus rekening dient te houden is op tijd boeken. Vooral met grotere groepen (40 tot 50+ personen) zijn de unieke en stijlvolle locaties schaars; dan is tijdig beginnen van groot belang. De groepsaccommodaties zijn snel volgeboekt; vooral in de populaire periodes als juni en september! Minimaal 6 tot 9 maanden vooraf beginnen met de voorbereidingen is een echte aanrader!
Feedback aan onze collega’s
Na twee drukke dagen in de Ardennen verwerken we onze bevindingen in een presentatie. Deze interactieve presentatie geven we aan onze collega’s, zodat ook zij een goede indruk kunnen opdoen van de Ardennen. Alle mogelijkheden van locaties en activiteiten voor een teamweekend of jubileumreis nemen we samen door. Andersom delen zij ook hun kennis met ons en blijven we goed op de hoogte van de (on)mogelijkheden van vele verschillende plekken. synergie leidt tot de beste events, waarvan onze klanten weer profiteren voor het creëren van meer verbinding!
Wil je meer weten hoe wij unieke eventlocaties scouten? Of meer weten over onze mogelijkheden in de Ardennen? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie en laat onze projectmanagers met je meedenken om het werkgeluk te vergroten. Schroom niet om ons te bellen op: 074-2569898 of via onze contactpagina.
Lees meer interessante blogs over personeelsreizen en bestemmingen:
Zakelijke verbinding: wat is de meerwaarde?
Zakelijke verbinding: de kracht van meer verbinding op de werkvloer Sociaal sterkere organisaties bereiken meer. Waarom verbinding werkt voor organisaties, lees je in deze blog. In dit artikel: De impact van verbinding op de werkvloer: waarom het niet mag...
Workation: de betekenis van een nieuwe trend
Workation: de betekenis van een nieuwe trend Work & vacation samengevoegd = workation. Wat het is, lees je in deze blog. In dit artikel: Waarom zijn workations populair? Wat is een workation (betekenis)? Waarom kiezen bedrijven steeds meer voor een...
Definitie en meerwaarde van een incentive reis
Incentive reis betekenis en meerwaarde Incentive reizen zijn niet alleen leuk, maar wetenschappelijk bewezen een slimme investeringIn tijden van recessie en crisis is het behouden van personeel eenvoudig. Vaak dienen nieuwe medewerkers zich vanzelf aan. In hoogtij...