Opkomst bedrijfsuitje of personeelsfeest verhogen? Ontdek hoe je een hogere opkomst kunt organiseren

Onze tips en adviezen voor een druk bezocht bedrijfsevent

Met veel enthousiasme organiseert u een geweldig event, bedrijfsfeest of incentive. Het gekozen programma sluit volgens u exact aan bij de alle medewerkers en partners. Een hoge opkomst is volgens u een zekerheidje. Wanneer de datum dichterbij komt, komen er toch een aantal onverwachte afmeldingen en op de dag zelf blijkt dat er niet zoveel medewerkers aanwezig zijn als waar jullie vooraf op hadden ingezet. Een teleurstelling voor iedereen, met bijkomend nadeel: er moet wel worden betaald voor de niet afgemelde personen.

Bovenstaand is een herkenbare situatie, die wij als projectmanagers betreuren. Immers het kan er voor zorgen dat het event de verwachtingen niet behaald heeft en zelfs erger: volgende keer gaat het personeelsfeest niet -of in een kleinere opzet- door. Om dit te voorkomen sommen we hieronder een aantal tips op. Daarnaast kunnen deze inzichten u verrijken tijdens het uitnodigingstraject van een evenement.

Dit artikel over het verhogen van de opkomst bestaat uit:

• Een event kalender voor het hele jaar
• Speel in op de wensen van alle mogelijke deelnemers aan het programma
• Leg evenementen niet op het laatste moment vast
• Kies een centrale locatie
• Maak een realistische prognose
• Informeer medewerkers op een passende en unieke manier
• Inschrijving is deelname
• Actief tijdens het voortraject

Een event kalender voor het hele jaar

Maak nog voor de jaarwisseling een jaarkalender voor het komende jaar met hierop alle data dat een personeelsfeest of andere bijeenkomst plaatsvindt. Zorg dat deze kalender op een centrale plaats(en) in het pand komt te hangen, waarbij alle medewerkers met regelmaat deze zien hangen. Daarnaast is het aan te raden om de kalender een vaste pagina te geven in de nieuwsbrief of maandblad. Benadruk tevens dat alle medewerkers de data in zijn werkagenda en thuis op de kalender schrijft. Niemand kan nu nog aangeven dat ze er niet tijdig vanaf wisten.

Speel in op de wensen van alle mogelijke deelnemers aan het programma

Veel animo staat of valt met een aantrekkelijk programma voor iedereen. Ga bij het zoeken naar een geschikte invulling vooraf goed na wat het doel van het evenement is. Ga na wat medewerkers (en partners) graag als invulling zien. Zet eventueel een enquête uit of deel keuzemogelijkheden uit. Op deze manier geef je iedereen het gevoel dat ze betrokken zijn en naar ze geluisterd wordt. Vervolgens zoek je een passende invulling bij zoveel mogelijke wensen én die voldoet aan het vooraf gestelde doel. Je zult zien dat het veel meer gaat leven binnen de organisatie en dat er uiteindelijk meer deelnemers zijn.

Leg evenementen niet op het laatste moment vast

Twee of drie weken vooraf een evenement vastleggen is nooit aan te raden en al helemaal niet als je hoopt op een grote opkomst. Veel mensen hebben op die zaterdag in juni al een verjaardagsfeest, een etentje met vrienden of een voetbalwedstrijd van zoonlief ingepland. Ook kan uw ideale activiteit al volgeboekt zijn en kan zodoende het middel (het event) niet optimaal ingezet worden.

Kies een centrale locatie

Het is aan te raden voor bedrijven met meerdere vestigingen om een centrale locatie te regelen. Reistijd moet voor alle medewerkers ongeveer gelijk zijn, maar houdt wel rekening met de grootte van de betreffende vestiging (100 medewerkers van vestiging 1 zouden normaal gezien minder ver hoeven te reizen dan 10 medewerkers van vestiging 2). Wordt er daarnaast alcohol genuttigd tijdens het evenement, dan kan het wenselijk zijn om budget vrij te houden voor een touringcar. Al is het nog zo’n mooie feestavond, als een medewerker geen alcohol kan drinken omdat hij nog moet rijden, blijft hij wellicht thuis. Met een touringcar en een centrale locatie vergroot u de kans op een hoger aantal deelnemers.

Maak een realistische prognose

Kijk goed naar het verleden: hoeveel deelnemers waren er tijdens afgelopen feesten en hoe verliep toen het aanmeldingstraject? Bereken eventueel het percentage dat uiteindelijk niet deelnam en koppel hier een aantal aan. Wees niet naïef: met evenveel of zelfs minder inspanning zult u geen hogere opkomst krijgen.

Informeer medewerkers op een passende en unieke manier

Stel: Jullie feestavond is een hippe bijeenkomst op een mooie industriële locatie en iemand van de PV is aangewezen om een uitnodiging te maken. Het kan dan natuurlijk niet de bedoeling zijn dat deze persoon een simpele email of A4tje als uitnodiging maakt. Bij een bijzonder feest hoort ook een bijzondere en vooral passende uitnodiging of aankondiging van het evenement. Wil je het goed voor elkaar hebben: Laat het uitnodigingstraject over aan het evenementenbureau dat jullie evenement organiseert. Met hun kennis en ervaringen spelen zij exact in op wat voor jullie de beste methode is. Uiteindelijk zal het resultaat er naar zijn!

Inschrijving is deelname

Maak vooraf goede en duidelijke afspraken betreffende opgave van deelnemers. Meestal kun je tot een bepaalde dag het definitieve aantal personen doorgeven. Zorg er dan ook voor dat u voor deze datum volledige zekerheid hebt betreffende de inschrijvingen. Als mensen zich na deze datum alsnog afmelden, kunnen hier vervelende consequenties aan hangen (minder mensen, wel de kosten). Het is denkbaar dat u deze gevolgen aankaart bij de afmelders, om hen (mede) verantwoordelijk te laten voelen.

Actief tijdens het voortraject

Als de datum van het evenement vaststaat is het zaak om zo snel mogelijk alle potentiële deelnemers een uitnodiging te sturen en hier als organisator actief betrokken bij te zijn én te blijven. Check met regelmaat het aantal aanmeldingen en vraag regelmatig aan mensen of zij ook komen. Probeer daarnaast opvallende zaken tijdig te signaleren en hierop te anticiperen. Het is mogelijk dat een volledige afdeling zich (nog) niet heeft aangemeld. Zoek naar de oorzaak (mogelijk dat zij niet op de hoogte zijn), spreek een eventuele teamleider aan en maak medewerkers alsnog enthousiast.