Een dag meekijken met de Eventmanager

Dit artikel over het werk van de eventmanager bestaat uit:

• De voorbereiding van de eventmanager
• Laatste loodjes van de voorbereiding
• Het jubileum feest
• Het eventmanager werk zit er weer op

Deze keer geen tips of adviezen in onze blog. Deze keer schrijven we over onze eigen belevingen, taken, handelingen en ervaringen tijdens het organiseren van een jubileumfeest van groot nationaal bekend bedrijf. Kijk een dag mee met het werk van de event manager.

De voorbereiding

Na een lang voortraject van overleggen, adviseren, aanpassen en organiseren, pakken mijn begeleiders en ik onze spullen aan de hand van een paklijst. Samen nemen we het draaiboek en de plattegronden nog een keer door.

We komen aan bij het theater waar het Jubileumfeest zal plaatsvinden. Mijn begeleiders beginnen direct met uitladen en ikzelf loop richting de contactpersoon en de operationeel manager van de locatie. Na een rondleiding door de verschillende zalen neem ik het draaiboek en de laatste wijzigingen nogmaals met iedereen door. In de tussentijd zijn technici voor de openingsact en de showband al volop bezig met de voorbereidingen. Alles loopt volgens het draaiboek. Mijn begeleiders zijn inmiddels de casinotafels en foto studio aan het voorbereiden. LED verlichting wordt geplaatst voor een mooie sfeer in de zalen. De band doet een soundcheck, waarna zij achter het theatergordijn plaatsnemen. Hierna nog een laatste check van alle details: de sfeerverlichting, achtergrondmuziek en de slideshow van het bedrijf. Zowel de contactpersoon als ik zijn tevreden met de voorbereidingen.

Laatste loodjes van de event voorbereiding

Om19.00 uur dienen alle zalen, activiteiten en faciliteiten gereed te staan. Om 19.30 arriveren namelijk de gasten. De vroege vogels druppelen binnen en de ontvangst wordt klaargemaakt. Bij de entree controleren we de entreetickets, scheuren de lootjes voor de loterij af en delen flyers van het programma uit (erg belangrijk om de gasten te informeren over de activiteiten die vanavond plaatsvinden). De loterij hebben we samen met de klant ingevuld om de opkomst te verhogen en gasten blijven hierdoor langer op het event.

De welkomstcocktails moeten nu komen. Ik laat de entree over aan de locatiemedewerker en vraag om de cocktails. Speciaal voor de gelegenheid zijn deze in de kleur van het bedrijf: paars, wat een persoonlijk tintje. De kleine dingen maken het bijzonder.

Lopend door de verschillende zalen geeft me toch wel een trots gevoel: alles ziet er super uit en dit moet een geslaagd jubileumfeest worden. Om 20.00 arriveren de laatste leveranciers, waaronder de cabaretier, casino croupiers en de DJ voor de (reeds opgebouwde) Back to the 80-90’s zaal. Ook met hen wordt het eerder opgestuurde draaiboek doorgenomen. Het is prettig dat zij tijdig aanwezig zijn en erg meedenkend. Ze gaan zich voorbereiden voor hun belangrijkste taak: de gasten een geweldige avond bezorgen. Ik voel me prettig: het programma loopt, de opkomst is nu al goed en de contactpersoon/directie oogt tevreden.

Het jubileum feest programma

Om 20.30 opent de avond.  De lampen dimmen en de spot op het podium gaat aan. De gastvrouw heet iedereen welkom en vertelt over de inhoud van deze fraaie avond. Aansluitend een moment voor de directie. Samen drukken zij op de grote rode knop die midden op het podium staat. Een heartbeat begint en een speciale entertainer zorgt voor een po maat gemaakte voorstelling. Ik zoek in de tussentijd de bandleden op en geef aan dat ze 10 minuten voor hun start gereed dienen te staan. De cabaretier eindigt zijn act, het theatergordijn gaat omhoog en in een vloeiende overgang neemt de band het over met een lekkere openingshit en spectaculaire verlichting. Nu is het aan de verschillende activiteiten om dit een goed vervolg te geven. De barren openen en de luxe hapjes op grote schalen gaan rond.

Mijn contactpersoon is enthousiast over de diversiteit aan entertainment: voor iedereen wat wils. Daarnaast biedt de foyer voldoende ruimte om rustig bij te kletsen met collega’s. Altijd een aanrader: een ruimte waar mensen rustig uit de drukte kunnen ontspannen. Niet iedereen wil deelnemen aan een activiteit of dansen op de beats van de DJ…

De avond vliegt voorbij en de verloting staat op punt van beginnen. Er zijn leuke prijzen te winnen en bijna iedereen is gebleven. De prijsjes vliegen de deur uit en om 23:30 uur begint datgene waar velen naar uitkeken: Hier is hij dan voor jullie… Jeroen van der Boom!  De intro start en de zanger betreedt het podium. Hij krijgt de volle zaal direct mee en zet een goede set neer.

Einde programma

Time flies when you’re having fun! Het licht gaat langzaam aan en het feest is afgelopen. Ik loop richting de uitgang om de doorstroom te checken. Ik bedank de gasten en krijg veel complimenten over de gezellige avond. Nadat alle gasten weg zijn, begint de afbouw voor de leveranciers.  Intussen heb ik een eerste korte evaluatie met de contactpersoon. Ze zijn heel enthousiast en voldaan. De avond is voor hun geslaagd! Als zij tevreden zijn, dan ben ik dat ook. Na een lange dag weer huiswaarts, op naar het volgende feest.