De do’s en dont’s | Tips voor het organiseren van uw bedrijfsfeest

Ga je binnenkort een bedrijfsfeest of bedrijfsuitje organiseren, denk dan aan deze “do’s & dont’s”

De eerste DO’s & DONT’s voor jouw bedrijfsfeest

We beginnen met een afknapper van jewelste. Daarom met stip op nummer 1: een puur Nederlands bedrijf werd enkele jaren terug overgenomen door een Holding BV. Feesten konden ze wel bij het Nederlandse bedrijf, en als teken van goede wil werd ook de CEO van de Holding uitgenodigd. Dat leek de CEO een mooie gelegenheid om een openingswoordje te houden. Het gehele bedrijfsfeest was door ons nauwgezet voorbereid. In de prachtige “Fabrique” in Maarssen was een Maffia programma voorbereid, compleet met lekker eten, drinken, entertainment, en zelfs Casino dollars met bedrijfslogo als “entree kaart”. De avond gaat beginnen, de CEO neemt het woord en vertelt dat wegens bezuinigingen een reorganisatie wordt gestart en 20% van het personeel er uit zal moeten. Hoe goed dat Nederlandse bedrijf ook kon feesten, de sfeer was plotsklaps verdwenen. Blije gezichten maakten plaats voor sippe gezichten. Het feestje is nog afgemaakt, maar met de spreekwoordelijke “voet op de rem”.

DO: Een feest is een feest; een teken van waardering en gezellig samenzijn. Heet iedereen enthousiast welkom, open het evenement met een lach. Uiteraard hoort daar ook een openingswoord bij, maar woorden als “reorganisatie”, “strategie” e.d. horen in de boardroom, en niet op het bedrijfsfeest. Wees waarderend & positief en sluit af met de lachers op uw hand. Dan kan het evenement met een voorsprong van start gaan! Bent u een minder goede spreker, dan kunnen onze event managers dit uiteraard altijd van u overnemen.

Goed organiseren = goed plannen

DONT: Een event organiseren vraagt om een goede planning. Er zijn dagen en periodes waarop een bedrijfsuitje of zakelijk event organiseren gewoon niet handig is. Feestdagen zijn bijvoorbeeld not-done, en bovendien zijn veel mensen met Pasen, Hemelvaart en Pinksteren een weekend weg. Rondom de vakanties zijn al collega’s begonnen met een vroege of late trip. Dat klinkt logisch, maar het komt helaas vaak voor dat een leuk bedrijfsuitje op een zaterdag in juni (citaat: “dan is het zo’n lekker weer!”) tegelijk met Pinksteren valt. Nog 1 échte anekdote dan: een Nederlands bedrijf met vestigingen in Amsterdam en Den Bosch planden hun bedrijfsuitje in maart. Lekker voorin het jaar en geen last van Hemelvaart en Pinksteren. Alles was geregeld, en aan Showtime de vraag om een weersbestendig programma voor te stellen.  Helaas kwam in de week voor het bedrijfsuitje de ene na de andere afmelding binnen vanuit Brabant. Wat bleek?  Het bedrijfsuitje was tegelijk met carnaval gepland!  #brabantsegezelligheid

DO: Uiteraard controleert u de agenda op feestdagen, vrije dagen, vakanties en (dorps)feesten. Maar informeer uw collega’s ook tijdig over het hoe & waar van uw programma. Een ideaal moment om uw bedrijfsuitje of personeelsfeest bekend te maken is aan het begin van het jaar (tijdens het rondsturen van de jaarplanning). Als alles in het bedrijf gepland kan worden voor het komende jaar, waarom dan het bedrijfsuitje of personeelsfeest niet? Uw gasten kunnen op deze manier de datum alvast noteren, en de invulling kunt u later bekend maken.

Vertel wat je gaat doen

Of vertel een beetje. Mensen worden steeds kritischer: wat gaan we doen tijdens het bedrijfsuitje? Hebben ze mijn soort eten? Is er rekening gehouden met dieetwensen? Wat als ik het uitje niet leuk vindt? Zonder goede antwoorden zal dit ertoe zullen leiden dat er minder en minder deelnemers op je event gaan komen.  Natuurlijk is het bedrijfsuitje (vaak) een cadeautje, en (het Nederlands spreekwoord zegt het al…) mag je een gegeven paard niet in de bek kijken.  Maar wat als dit resulteert in veel afmeldingen? De DONT is dus niets zeggen. Informeer je collega’s; vertel hen (een beetje) wat ze kunnen verwachten. Natuurlijk hoef je niet alles te verklappen en ga je hier creatief mee om.  Denk bijvoorbeeld aan de volgende opzet:  “We hebben een superleuk uitje geregeld, waarbij we een workshop gaan doen waar iedereen aan mee kan doen.  Al meer dan 100 bedrijven met mannen en vrouwen gingen ons voor, dus gegarandeerd een leuk programma. Je kunt lekkere casual kleding aan, en nadien gaan we samen dineren. Jouw dieetwensen vormen geen probleem!”.  Zo!  Je hebt eigenlijk niets verklapt, maar toch iets verteld.

DO: Je kunt natuurlijk ook nog een stapje verder gaan (maar eerlijk is eerlijk:  dit is wel per bedrijf verschillend). Vraag iedereen om in stijl van het feest of programma te komen. De gasten die de gehele dag in 70’s kleding in onze kevers hebben gereden, hebben in de voorbereiding extra veel plezier gehad vanwege de outfit. En de reactie van de collega’s wanneer ze elkaar treffen is altijd hilarisch. We hebben zelfs bedrijven die elk jaar een ander thema kiezen, en dit is écht een hele happening in het bedrijf. Weken van tevoren begint het al:  hoe zie jij eruit? Wie gaat met de “best dessed” prijs naar huis?  Je kunt begrijpen dat een feestje op die manier een echte bedrijfs(cultuur)happening wordt, in de goede zin des woords!

Houd bij het organiseren rekening met het weer

In Nederland is het weer altijd een factor. Denk daarom altijd aan het weer bij de organisatie van jouw event.  Een foodtruck festival buiten is super relaxed, maar wat als het regent? Vergeet ook niet om het weer te blijven checken voorafgaand aan het evenement. Het weer heb je niet in de hand, maar je kunt er wel goed (of fout) mee omgaan. Het meest bijzondere wat we ooit meegemaakt hebben was een management team, die als afsluiting van de nieuwjaars kick-off (1e week januari dus…) op de solexen wilden rijden. We vroegen nog of ze het zeker wisten, maar ze wilden persé. Gelukkig dachten wij mee en zorgden voor gratis dikke lederen solexjassen, maar na een uurtje vonden ze het mooi geweest. Met (hele) koude vingers 🙂

DO: Wanneer je voorbereid bent op die kou, dan stap je met plezier op de solex. Met een regenpak aan, zoek je in de buggy juist de waterplassen op. Moraal van het verhaal: wees voorbereid op het weer. Niet alleen als organisator (back-up plan // what if situatie), maar ook als deelnemer. Als organisator van evenementen durven wij wel te zeggen: er is geen slecht weer in Nederland, alleen slecht voorbereide programma’s.

Verandering van spijs doet eten; ook voor jullie bedrijfsfeesten

Het klinkt logisch, maar kies niet ieder jaar voor dezelfde locatie of voor dezelfde opzet. Uw gasten kennen de programma opzet, verwachten dat zij wederom hetzelfde gaan doen, en zeggen af. Zo zaten we eens aan tafel bij de personeelsvereniging van één van Neerlands grootste maakbedrijven. Elk jaar kwamen minder mensen op hun grote personeelsfeest, en in de wandelgangen hoorden zij kritieken. Zij vroegen Showtime om mee te denken voor een nieuw & afwisselend programma.  Eenmaal in gesprek, bleek al snel dat zij de afgelopen 5 jaren continu naar dezelfde locatie waren geweest (“we kunnen daar goede afspraken maken”) en dat de feestopzet elk jaar hetzelfde was (“maar we kiezen wel elk jaar voor een andere band en artiest“).  U en ik begrijpen waarom er elk jaar minder deelnemers kwamen…

Kies de juiste ruimte voor je bedrijfsfeest

“Dat is toch logisch”, hoor ik u denken. Maar u zult verbaasd zijn hoe vaak een ruimte gekozen wordt die niet passend is voor het event (of het feest). Enkele anekdotes van de afgelopen jaren (note: dit waren geen Showtime feesten, maar anekdotes die wij vernamen tijdens besprekingen 😉 ):

DO-2: Heeft u het gevoel dat een ruimte te groot of te klein is? Ga uit van 1 m2 p.p. voor een gezellige borrel, en 1,5 m2 voor borrel met buffet. Een iets te kleine ruimte zorgt voor gezellige drukte en feestelijke sfeer/beleving. De event managers van ons kunnen u hierover adviseren, want de benodigde ruimte is van vele factoren afhankelijk. Denk aan de gewenste verhouding tussen sta- en zitplaatsen en de activiteiten die aanwezig zijn.

Wees duidelijk over de tijden van je event

Niet alleen de begintijd, maar ook een eindtijd voor je event is van belang. Het feest of evenement geen eindtijd meegeven en laten doodbloeden is een afknapper. Al is het evenement nog zo geslaagd, wanneer iedereen voorbij het hoogtepunt naar huis gaat, dan onthouden ze ‘dronken’ personen aan het einde i.p.v. het spectaculaire optreden of het gezellige feest. Echt gebeurd: een personeelsfeest van een productiebedrijf, waarbij twee mannen met elkaar op de vuist gingen aan het einde van de avond…

DO: Wij adviseren een gesloten einde, waarbij wordt gestopt op het hoogtepunt en iedereen eigenlijk nog even door wil feesten. De DJ kan nog 1 of 2 nummers draaien, daarna gezamenlijk naar huis. Kies bijvoorbeeld voor een bus (samen uit, samen thuis), zodat je zeker weet dat je collega’s veilig thuis komen (don’t drink and drive).

Als laatste: goed organiseren = verantwoordelijkheid nemen

In een tijd waarin bij het minste of geringste geprocedeerd wordt (veraamerikanisering?), is het belangrijk dat je je zaakjes goed geregeld hebt. Er was ooit een noodlottig vlotdrama van de Kruidvat, waaruit bleek dat de werkgever óók verantwoording had moeten nemen. Hij had onvoldoende geïnformeerd naar de manier van uitvoering van het uitje. Hij had ook nagelaten een speciale evenementenverzekering af te sluiten.  Zaken die de rechter noodzakelijk vond in het kader van “goed werkgeverschap”. Zo zie je maar: het uitje boeken is niet hetzelfde als “goed voor je personeel zorgen”.

DO: Denk goed na over de opzet van jullie event. Waar liggen de risico’s? Kun je die afdekken, of kun je hierover iets afspreken met het evenementenbureau? Is een verzekering noodzakelijk? Ben je ter plekke geweest om een indruk op te doen van het programma, de risico’s en voorwaarden? Misschien recensies opgevraagd?  Jouw personeel vertrouwt erop dat je een gedegen keuze maakt, en niet via het internet “zomaar” wat boekt. Neem je verantwoordelijkheid.  Als evenementenbureau helpen we je hier graag bij. Showtime biedt events van passief (zeer low-risk) tot actief (normaal risico). Soms zijn er bijzondere events waar het risico hoger ligt, maar hiervoor zijn ook speciale instructies, en is een verzekering bij te boeken. Wij informeren je graag!