Uitnodiging voor uw bedrijfsuitje of personeelsfeest maken

Tips & uitleg om meer aanmeldingen voor uw bedrijfsevent te krijgen

Een bedrijfsevent organiseren? Natuurlijk probeer je altijd dát indrukwekkende programma te vinden dat de hele groep aanspreekt. U kent (bijna) iedereen uit de groep persoonlijk en iedereen weet dat u degene bent welke het programma deze keer mag organiseren. Of u nou het event organiseert voor uw team van collega’s (teamuitje), als uitje voor het hele bedrijf (bedrijfsevent) of misschien wel voor uw klanten kring. U gaat er dan ook van uit dat er 100% opkomst zal zijn. In de week voorafgaand aan het uitje melden er zich toch een aantal mensen bij u af, erg jammer! Of sommigen laten niets van zich horen. Erger nog: ze komen ook niet opdagen op de dag zelf. Hoe zorgt u er voor dat dit bij het volgende uitje niet weer gebeurd? Wij geven een u een aantal tips om het uitnodigingstraject van uw event zo goed mogelijk aan te pakken, zodat u zoveel mogelijk aanmeldingen krijgt.

Het begint uiteraard met het bedrijfsevent zelf…

Natuurlijk staat of valt veel van de aanmeldingen met het bedrijfsevent zelf.  Wat gaat u voor realties, medewerkers of klanten organiseren? Een spectaculair en uniek programma scoort nu eenmaal beter dan een doorsnee arrangement. De opkomst van uw programma is dan ook afhankelijk van het gekozen programma. Uiteraard probeer je daarbij een opzet te kiezen dat iedereen aanspreekt. Of (bij een grote groep) wat passend is voor het overgrote merendeel van de groep. Twijfelt u daarover, dan kunt u ook een programma met variatie kiezen. Bijvoorbeeld gezamenlijk ontvangst met koffie/thee, daarna een keuze tussen een actieve en een passieve activiteit, om weer gezamenlijk af te sluiten.  Zo kunt u voor ieder wat wils bieden, met verschillende programma onderdelen binnen 1 programma.

De datum

Een andere, bepalende factor, voor veel aanmeldingen is het kiezen van de juiste datum. Het is belangrijk dat de mensen kunnen op de dag die u gekozen heeft, en dat het gewenste uitje op deze dag nog te boeken is. Zorg eerst dat u weet op welke dag de meeste mensen kunnen komen. Wilt u het teamuitje van uw werk organiseren, bedenk dan dat er bijvoorbeeld meerdere collega’s vrij zijn op woensdag. Voor het uitje met uw vrienden is het juist misschien handiger om dit in het weekend te organiseren, wellicht kan niet iedereen door de week vrij nemen van zijn werk.

Wanneer communiceer je de datum

Wanneer u de gewenste dag en datum weet kunt het u beste zo vroeg mogelijk contact opnemen met de aanbieder van het uitje. Moeten we nog tippen wie u moet bellen? 😉  Vraag naar de beschikbare data, en vaak is het mogelijk om eerst een vrijblijvende optie op deze datum te plannen. Zo zijn er wellicht 2 data die beschikbaar zijn voor het uitje, binnen de periode die u gepland had voor het bedrijfsuitje. Met een aanwezigheidscheck, of tegenwoordig natuurlijk een datumprikker, kunt u nagaan welke datum de meeste deelnemers kunnen.  Leg uw evenement niet te laat vast! Een zaterdag in juni in een ideale zomerdag voor een buggyrally, wees hier van bewust en boek het uitje op tijd.

Ieder persoon heeft een eigen agenda en soms is het moeilijk om een goede datum te vinden. Zorg dat mensen tijdig de datum kunnen vastleggen in hun agenda. Hierbij is het ideaal om dit uiterlijk 6-8 weken van te voren vast te leggen. Weet u de datum al eerder, vermeld het dan ook eerder! U kunt natuurlijk altijd eerst een korte uitnodiging sturen met de vastgestelde datum en tijden. Een ander handig middel is de ‘evenementenkalender’; op deze kalender staan de vast gestelde data voor uitjes door het jaar heen al gepland. Zo kan niemand zeggen dat de datum niet op tijd bekend was gemaakt.

Een “save the date” versturen

Een goede organisator regelt niet alles op het laatste moment. In de meest ideale vorm, regel je alle bedrijfsuitjes al aan het einde van het jaar, of direct aan het begin van het nieuwe jaar.  Dit zijn vaak de maanden dat hier voldoende tijd voor is, en bovendien zijn alle leuke bedrijfsuitjes nog beschikbaar.  Je hoeft dus niet te wachten op andere opties, of genoegen te nemen met een 2e of 3e keuze.

Dit betekent echter ook dat je in december of januari al weet welke activiteiten je gaat doen, én op welke data. Dit kan soms 6 tot 10 maanden voorafgaand aan het uitje zelf zijn. Je verstuurt dan natuurlijk nog geen uitnodigingen. Maar toch moet je denken aan die andere jaren, waarin veel collega’s zich afmeldden vanwege allerlei prive afspraken.  De oplossing?  Stuur een “save the date”!  Dit is een mailtje, een nieuwsbrief of aankondiging van de bedrijfsuitjes die jullie gaan ondernemen.  Je verklapt nog niets, maar vertelt alleen dat iedereen de gekozen data vrij moet houden (en partner ook?!?). Het zou dan niet meer mogelijk moeten zijn dat iemand zich afmeldt, omdat hij/zij de datum niet kende / of omdat hij/zij iets anders heeft (belangrijke redenen daargelaten). Door het jaar heen kun je de data nog een aantal keren sturen.  Of (als je bijvoorbeeld in het voorjaar én in het najaar een uitje organiseert) de volgende datum communiceren na afloop van het voorjaarsuitje.

Uitnodiging versturen

De datum van het uitje komt nu dichterbij. Ongeveer 4-5 weken voorafgaand aan het uitje stuurt u de definitieve uitnodiging naar alle gasten. Zorg dat dit een mooie aansprekende uitnodiging is! U wilt de mensen hiermee gelijk enthousiast maken om te komen. Zo verstuurt Showtime bij de boeking van een uitje altijd een passende uitnodiging mee welke u als affiche kan uitdelen of doorsturen per email. Of vraag uw DTP afdeling (of grafisch vormgever) om een leuke uitnodiging te maken, in stijl van het programma.

Zorg dat de uitnodiging alle benodigde informatie kort en bondig weergeeft. Wanneer er een heel verhaal op de uitnodiging staat dan zullen mensen de noodzakelijke informatie er niet zo snel uitfilteren. Dus wees to-the-point, en laat vooral de beelden spreken. Dat scoort altijd goed!

Wat vermeld je altijd op de uitnodiging?

Vermeld op de uitnodiging altijd de volgende gegevens: de datum, de start en eind tijd, het adres waar iedereen moet verzamelen, de uiterlijke datum van opgave, wel of geen eten erbij, wel/geen partner uitgenodgd, en indien nodig; vraag of er dieetwensen van toepassing zijn. Is er een specifiek kledingadvies nodig? Vermeld dit dan ook. En vertelt u de inhoud van het programma wel, of juist niet? Zie hiervoor het volgende punt.

Tip: zorg dat de gasten maar een beperkte tijd hebben om zich aan te melden. Dit geeft een bepaalde mate exclusiviteit (op=op), en zorgt ervoor dat de uitnodiging niet wekenlang bij mensen blijven liggen (zonder enige actie). Kies bijvoorbeeld voor een reactie uiterlijk aan het einde van de week (5 dgn). Dan kunt u ook snel verder, zonder wekenlang aan/afmeldingen te noteren. 

Vertelt u de inhoud van het uitje op de uitnodiging?

Dit is altijd een vraag die we veel krijgen.  Moet je de inhoud van het programma vertellen op de uitnodiging?  Krijg je dan meer aanmeldingen voor het bedrijfsuitje, of juist meer afzeggers?  Er is helaas geen eenduidig antwoord te geven op deze vraag. Er zijn bedrijven waar ze nooit iets vertellen over de inhoud, maar er zijn ook bedrijven die het wel moeten vertellen omdat anders niemand wil komen.

Omdat er geen eenduidig en correct antwoord op deze vraag is, kunnen we misschien wél vertellen wat volgens ons een goede methode is.  We begrijpen namelijk best dat iemand nerveus is, wanneer hij/zij de programma inhoud niet kent.  Laat staan wat je partner ervan vindt. Die wil graag passend gekleed komen, en dan is iets meer informatie over het programma wel wenselijk.  Of juist andersom gedacht: wanneer het hele programma bekend is, en het lijkt je helemaal niets, dan wordt afzegging wel heel verleidelijk.

Daarom onze methode:  vertel iets, maar verklap niet alles. En houdt het creatief, luchtig en leuk. Ga je bijvoorbeeld solex rijden met jullie bedrijfsuitje, dan zou je uitstekend kunnen kiezen voor de volgende tekst:

Tijdens ons volgende bedrijfsuitje gaan we een leuke retro activiteit ondernemen. Een rijbewijs is verplicht, en ook een goede jas is handig. Heb je geen rijbewijs, dan kun je toch mee (gegarandeerd!). Na afloop is er een lekkere BBQ.  Dit uitje is voor iedereen heel goed te doen, dus meld je allemaal aan! 

Aanmelden

Op een gegeven moment moet u het aantal gasten gaan doorgeven voor het uitje. Het bedrijfsutje bedrijf heeft deze nodig voor de planning van materieel, personeel en catering. Het zou bovendien jammer zijn als er minder mensen komen dan u van te voren dacht! Om dit te voorkomen kijkt u als eerste goed naar het termijn waarin u het aantal personen moet doorgeven voor het uitje. Veel bedrijven hanteren een termijn tussen de 14 en 7 dagen voorafgaand aan het uitje.  Stel dat u het aantal deelnemers tot 10 dagen van te voren nog kunt wijzigen? Stel de uiterlijke datum van opgave, welke u op de uitnodiging vermeld, dan op uiterlijk 12 dagen van te voren. Ook die ene collega, die net een dag te laat afmeldt, kunt u dan nog tijdig wijzigen. Houdt voor u zelf aan wie zich aan- en afgemeld hebben. Op deze manier kunt u degene wie nog niet heeft gereageerd hier persoonlijk op attenderen.

Komt het in uw team / vriendengroep vaak voor dat mensen zich te laat afmelden? Maak mensen bewust van het gevolg. Een bedrijfsuitje kost gemiddeld € 60 – € 100 per persoon.  Te laat afmelden is dus weggooien van dit bedrag!  Zo kunt u bijvoorbeeld stellen dat opgave voor het teamuitje gratis is, maar wanneer iemand te laat afmeld, dat deze persoon een bepaald bedrag inlegt of iedereen trakteert op taart.

Heeft u altijd veel last minute afmeldingen?

Tip: heeft u te maken met veel last-minute afmeldingen?  Heeft u iedereen al uitgelegd dat dit jammer is en veel geld kost (maar zonder verbetering)? Vraag een volgende keer om € 10 inschrijfgeld voor het bedrijfsuitje. Wanneer diegene op het bedrijfsuitje komt, krijgt hij direct zijn € 10 terug. Meldt iemand zich niet af, dan gaat zijn € 10 in de pot.  Het is maar een klein bedrag, maar vaak voldoende om als “stok achter de deur” te fungeren. Bovendien kunnen alle tientjes (van de niet-afmelders) de kosten dekken van de personen die u niet meer kon afzeggen bij het bedrijfsuitje bedrijf.  Zo wast de ene hand de andere. 

Bij sommige bedrijven (bijvoorbeeld bij een grote personeelsvereniging, waarbij de PV een deel van het uitje betaalt) moet een bedrag bijbetaald worden om deel te nemen aan de activiteit. Wanneer iedereen persoonlijk een bedrag moet inleggen voor het uitje; zorg dan dat er duidelijk wordt gecommuniceerd dat dit bedrag in ieder geval betaald moet worden wanneer deze persoon zich heeft aangemeld voor het uitje. Meldt hij/zij zich af binnen het 10-dagen termijn, dan worden de kosten wel doorberekend. Op deze manier voorkomt u een afmelding zonder ‘geldige’ reden. U kunt natuurlijk ook omdenken; beloon alle mensen welke zich op tijd aanmelden en komen opdagen door een verloting te organiseren met een leuke prijs.

Stuur een reminder

De uitnodigingen zijn verstuurd, aanmeldingen zijn binnengekomen, en is het aftellen tot aan de grote dag.  Dit is het moment voor het versturen van een reminder! Dit kan vanaf een week tot een paar dagen voorafgaand aan het uitje. In deze reminder haalt u nog even kort de datum, starttijd en verzamelplaats aan. Ook kunt u hierbij gerichte tips sturen waarbij u bijvoorbeeld ingaat op het verwachtte weer. Zo kunt u de gasten de tip geven een zonnebril of juist een paraplu mee te nemen of om wandelschoenen aan te trekken. Vermeld, indien nodig, uw persoonlijke telefoonnummer waarop iedereen u kan bereiken op de dag van het uitje.

Heeft u meerdere collega’s in uw team welke parttime werken? Zorg dan dat u de reminder een week van te voren stuurt, zo heeft iedereen de gelegenheid om de mail met laatste tips te lezen. Wanneer u bijvoorbeeld een beloning weggeeft voor iedereen die op het uitje komt (zie vorige punt = omdenken), kunt u dat extra aandacht geven in de reminder.

Gebruik een aanmeldmodule

Voor grote personeelsfeesten, is het een hele klus om alle aan- & afmeldingen overzichtelijk bij elkaar te houden. Vooral wanneer u een groot event organiseert (zoals een open huis) is het handig om gebruik te kunnen maken van een aanmeldmodule.  Deze tool is door Showtime ontwikkeld, en fungeert als uitnodigingmodule op het internet. U stuurt uw gasten een uitnodiging (bijvoorbeeld in een persoonlijke brief aan klanten) waarin u verwijst naar “www.uwbedrijf.nl/feest”. Op deze URL verzorgen wij de aanmeldmodule.  Uw gasten kunnen op deze pagina het volledige programma bekijken, tijden, details, adresgegevens en meer.  Met een grote “MELD U NU AAN” knop, kunnen zij zich direct inschrijven.  Het systeem registreert de bezoeker, inclusief het aantal deelnemers, eventuele dieetwensen, en emailadres.  Dit emailadres dient als adres voor bevestiging, maar ook om de reminder (zie hierboven) te kunnen versturen.

Na het event kunt u op deze pagina ook de foto’s en video’s weergeven.  Of misschien wel de powerpoint van die interessante spreker? Alle emailadressen kan de aanmeldmodule exporteren, zodat uw verkoop afdeling nog eens contact kan opnemen.  Zo heeft u direct alle gegevens van de aanwezigen bij de hand.  Wel zo makkelijk!

Meer lezen over een aanmeldsysteem, klik dan hier >>

En dan is het tijd voor… het event!

En dan is de grote dag daar! Dit is in principe de laatste stap in het uitnodigingstraject.  Het kan namelijk altijd voorkomen dat iemand zich wél aangemeld heeft, maar niet op de grote dag verschijnt.  Bij een kleine groep valt dit snel op, maar bij een groot event kan dit om veel personen gaan. Ons advies is om – in dergelijke gevallen – misschien wel te werken met een registratie balie.  Of een afvinklijst, zo u wilt. Zo weet u exact hoeveel deelnemers ook daadwerkelijk gekomen zijn.  De no-show deelnemers kunt u daar persoonlijk op aanspreken (er zijn wel veel kosten gemaakt voor deze personen!) en wellicht wel gebruiken om de € 10 regel te verrekenen.

Uitnodigingstraject voor uw event (tot slot)

Wij hopen u hierbij een aantal tips te hebben gegeven waarmee u rekening kan houden in de aanloop naar het event of bedrijfsfeest. We hopen dat dit kan helpen om een zo hoog mogelijke opkomst te creëren bij uw uitje. Bovenal hopen wij natuurlijk dat u een bijzonder en leuk event beleefd met uw groep!