Relatiedag

Relatiedag organiseren

Energie investeren in je relaties is één van de beste investeringen die je als bedrijf kunt doen. Relaties zijn je externe stakeholders en verantwoordelijk voor de opdrachtenstroom. Hoe waarderen jullie de relaties? Een relatiedag organiseren is een middel om je waardering voor de relaties te tonen. Zonder sales inhoud, maar “gewoon” vol waardering en gelegenheid tot investeren in jullie relatie. Natuurlijk wil je daarbij indruk maken op je (potentiële) relaties. U zorgt deze dag voor uw gasten, en wij organiseren het voor u. Je wilt tenslotte een verrassend, inspirerend en goed gestructureerd programma samenstellen voor een relatiedag. Showtime organiseert jaarlijks verschillende relatiedagen en kan uw bedrijf ook helpen bij het organiseren van succesvolle relatiedagen.

Succesvolle relatiedag: wij organiseren het voor u

Hoe ziet uw ideale relatiedag eruit? Een inspirerende relatie dag met een congres? Wilt u een open dag op uw eigen bedrijf? Of een lezing met een spreker over uw tak van sport? Misschien samen met relaties een bijzondere activiteit beleven om de band te versterken? Showtime helpt u graag om een bijzondere relatiedag voor uw bedrijf te organiseren. Wilt u een relatiedag organiseren, dan komt onze eventmanager graag eens langs voor een kennismaking en doornemen van uw wensen.

Met onze jarenlange ervaring kunnen wij u direct gericht advies geven. We kennen de beste periode voor een relatiedag tot de ingrediënten van een succesvol uitnodiging traject. Van goede sprekers tot de do’s & dont’s van een relatiedag bij uw eigen bedrijf. Afhankelijk van uw wensen creëren wij een persoonlijk voorstel voor uw relatiedag. We houden rekening met de locatie (of inrichting van uw eigen bedrijfspand), activiteiten, catering, sprekers, aankleding, artiesten, uitnodigingen etc. Ontzorgen is ons vak.

Wij zetten de puntjes op de “i” voor uw relatiedag en uw klanten

Wij gaan verder dan organisatie alleen. Showtime adviseert u over de beste invulling van de dag, we zijn op de dag zelf aanwezig om alles tot in de puntjes te verzorgen. Zo zorgen we er voor dat aan alle verwachtingen wordt voldaan. Hiervoor zijn onze eventplanners de eersten die overdag aanwezig zijn en als laatste weer vertrekken. Ze nemen u alle werk uit handen zodat uw relaties op uw aandacht kunnen rekenen. De juiste techniek, een welkomstdrankje, een afgesproken catering: onze eventmanager zorgt ervoor dat niets aan het toeval wordt overgelaten.

Tips voor uw relatiedagen

Elk bedrijf is anders; elke klanten groep is anders. Wij werken daarom op basis van maatwerk: wat past bij uw bedrijf en bij uw klanten? Om u alvast op weg te helpen hebben we een paar populaire ideeën voor relatiedagen op een rijtje gezet:

Relatiedag op het eigen bedrijf

Door de werkkostenregeling (WKR) is het organiseren van een event op het eigen bedrijf populair geworden. De eigen locatie is niet alleen interessant vanwege het loonkosten systeem, maar biedt ook een geweldige kans om uw bedrijf bij klanten te introduceren en presenteren. Het fysiek bekijken van uw bedrijf ziet er tenslotte beter uit dan een doorsnee brochure. We kunnen uw relatiedag op eigen locatie tot in detail voor u organiseren: we helpen u graag beslissen welke ruimte in uw pand het meest geschikt is (denk aan de rook van de gastronomie, het aantal vierkante meters, de hoogte van de ruimte, wandelpaden en nooduitgangen, enz.), welke programma inhoud, routing opzet, vereiste technologie, eetgelegenheden, enz. Op basis hiervan schrijven wij een persoonlijk voorstel voor u: van parkeerhulp tot aankleding, van activiteit tot catering.

 

 

Duurzame relatie dag

Duurzaam ondernemen wordt bij veel bedrijven veel belangrijker. Geeft uw bedrijf op een unieke manier invulling aan MVO en PPP (People – Planet – Profit), dan kunnen we hiervan gebruik maken tijdens de relatiedag. De relatiedag is een uitstekende gelegenheid om uw MVO meerwaarde ook daadwerkelijk te demonstreren. Er zijn diverse sprekers op dit vlak, maar ook een duurzame activiteit, werken aan een goed doel, of een rondleiding langs uw duurzame systemen zijn slechts enkele ideeën.

 

Indrukwekkende relatie dag met een geweldige spreker

Een relatiedag is voor ons geslaagd als uw klanten met enthousiasme en inspiratie naar huis gaan. Dit kan de vorm aannemen van een onderscheidend programma, een mooie rondleiding door uw gebouwen, entertainment of het inhuren van een geweldige spreker. Of deze spreker nu een autoriteit is in uw branche of vanwege hun (internationale) reputatie in het land, een goede spreker zal een wezenlijke bijdrage leveren aan de mate van inspiratie. Boek ook succes met uw relatiedag door uw klanten te inspireren met een goede sprekers. Welke spreker?  Daarover adviseren we je graag. U kunt zich namelijk voorstellen dat een relatiedag uitnodiging met André Kuipers als spreker meer bezoekers zal genereren dan een simpele receptie.

 

 

Speciale activiteiten

Eén van de meest populaire activiteiten voor relatiedagen zijn bijzondere activiteiten. Activiteiten zijn een uitstekende manier om aan uw relatie te werken, waarbij het organiseren van een speciale activiteit een veelgeprezen middel is. Het is ook een vorm van herkenning voor uw klanten wanneer u in een helikopter vliegt of samen klassieke auto’s bestuurt. Zelfs jaren na afloop kunt u met klanten terugblikken op dat bijzondere moment, en van hieruit uw relatie onderhouden. Wij denken graag met u mee welke speciale activiteiten bij uw relatiedag passen.

Populaire ideeën voor relatiedag zijn:

Welke activiteiten of ideeën zijn populair voor relatiedagen? De afgelopen 10 jaren heeft Showtime al vele uiteenlopende relatiedagen georganiseerd, en weten we als geen ander de onderscheidende invulling te creëren. Rijden met klassieke auto’s is bijvoorbeeld erg populair. Dit kan een rally met kever cabriolets zijn, maar ook speciale auto’s zoals een Jaguar of Donkervoort. Wij zorgen voor uw persoonlijke rally met prachtige voertuigen, startboog, een mooi parcours, wedstrijdelementen en samenwerkingselementen. Ook populair is samen vliegen. Stap in een helikopter voor onvergetelijke momenten met uw klanten. Samen in een Cessna vliegtuig, om samen met uw relaties herinneringen te bouwen. Dit is een exclusief en prachtig programma waarbij we een indrukwekkend programma aan uw relaties aanbieden.

Organisatie van de relatiedag: waar moet u allemaal aan denken?

Het succes van uw klantendag wordt bepaald door twee hoofdelementen: de kwaliteit van organiseren en de inhoud van de relatiedag zelf. Organiseren van een relatiedag is daarmee voor 50% verantwoordelijk voor het succes. Heeft u (of uw secretaresse) al eens een relatiedag georganiseerd? Wilt u kans lopen op een minder goede voorbereiding en daarmee het risico van een onsuccesvolle klantendag? Of erger nog: een flater slaan als bedrijf? Wij geven daarom graag enkele adviezen voor het succesvol organiseren van een klantendag:

1: Wat wil je bereiken op relatiedag?

Het is begrijpelijk dat u tijdens een relatiedag “contacten wilt aanboren”. Maar laten we eerlijk zijn: je geeft er geen € 10.000 of € 20.000 aan uit. Bedenk dus wat u uw “ideale klant” op deze klantendag wilt bieden. Wilt u beter contact met hen hebben om met deze groep een hogere omzet te realiseren? Aan de relaties laten zien welke nieuwe kansen jullie bedrijf te bieden heeft? Misschien wilt u ze aan al uw accountmanagers presenteren? Of gewoon de relatie met klanten verdiepen, enzovoort. Het doel van de dag is bepalend voor de opzet ervan.

2: Bepaal wie u uitnodigt voor de relatiedag

Wie gaat u uitnodigen? En wie wilt u uitnodigen? U kunt hiervoor verschillende criteria gebruiken. Denk aan de klanten met de hoogste omzet. Of de klanten met het grootste potentieel. Misschien wel de klanten welke het langste klant zijn bij uw bedrijf. Veelal zijn het niet de klanten met de hoogste verkopen, maar de klanten met de beste marges, die vaak interessant zijn. Klanten die heel vaak bij u kopen, maar niet per se verantwoordelijk zijn voor de hoogste omzet, worden vaak vergeten. Het zijn de cashcows die veel cashflow genereren. Dus kijk wie uw echte en beste klanten zijn. We vragen onze klanten vaak: wie is jouw ideale klant? Vaak zijn de gegeven antwoorden heel anders dan die van klanten die momenteel de hoogste omzet behalen. Loyale leveranciers met toegevoegde waarde zijn ook aantrekkelijk. Ze kunnen ook iets meenemen naar de dag van de klant, zoals een informatiebalie.

3: Hoeveel klanten nodig je uit?

Dit bepaalt vaak de opzet en het succes van de klantendag. Op een feest met 200 gasten tegelijk, zal je nooit met alle “ideale klanten” kunnen praten en dus niet je doel bereiken. Voor een relatiedag met 3 klanten is het omgekeerd en kan er veel persoonlijke aandacht zijn. Denk wederom na over het doel van de dag: een nieuw product presenteren kan aan tientallen relaties tegelijk, maar investeren in de relaties vraagt om weinig aanwezigen. Geef bij het plannen van een relatiedag het aantal klanten op dat u wilt uitnodigen. We raden meestal tussen de 20 en 80 aan. Dat is een goed aantal om echte contacten te leggen zonder al te veel of niet genoeg te doen.

4: Bepaal uw budget

Dit kan uw totale budget zijn, maar het kan ook een klantbudget zijn. Denk bijvoorbeeld aan 1% van de omzet per klant. Als u weet hoeveel klanten u uitnodigt, kent u uw totale budget. Het kan ook andersom zijn: hoeveel wil je uitgeven? Welk programma kun je hiervoor organiseren op basis van X-mensen? Dus hoeveel deelnemers nodigt u uit? Doelstelling, budget, doelgroep en aantal deelnemers zijn altijd aan elkaar gekoppeld. Als het doel bijvoorbeeld is “laten genieten van de relaties” kost het gewoonlijk meer dan alleen een product demonstreren.

5: Kom dichter bij uw klanten

U kunt natuurlijk een uitnodiging naar uw klanten sturen. Of nog beter, werk met een persoonlijke uitnodiging van uw accountmanager. Als de relatiedag een uniek en exclusief evenement is, kun je er ook een wedstrijd van maken. Bijvoorbeeld: alleen klanten met een omzet van X in periode Y worden uitgenodigd. Zorg ervoor dat het evenement zo onderscheidend is dat klanten de sprong wagen! 🙂

6: Wanneer nodig ik de relaties uit?

Minimaal 6 tot 8 weken van tevoren. Dankzij “save the dates” kunt u de datum al veel vroeger communiceren. Over het algemeen geldt: hoe beter het evenement en hoe sneller de informatie wordt verstrekt, hoe hoger de opkomst. En natuurlijk ook: hoe gaver het programma, hoe minder waarschijnlijk het is dat de klant op het laatst afbelt. Nog een tip: stuur een persoonlijke uitnodiging. Of doe het via accountmanagers. Geen algemene uitnodiging, maar voorzien uw relaties van een persoonlijke kaart. Hoe persoonlijker het is, hoe groter de kans op succes. Wil je geen extra werk aan uitnodigingen (en het verwerken van aanmeldingen), werk dan met onze aanmeldsite. Hier kunt u alle informatie over het evenement delen; maar kunnen de relaties zich ook al registreren. Tijdens het downloaden van het Excel-bestand kunt u de registraties eenvoudig inzien.

7: Follow-up

Bevestig de inschrijvingen persoonlijk, stuur regelmatig follow-up e-mails en zorg dat uw relatiedag op het netvlies van uw relaties blijft staan. Werk natuurlijk ook met sociale media. De meeste annuleringen verschijnen altijd een week voor het evenement. Vaak is (een gebrek aan) persoonlijk contact hierbij het sleutelwoord. Hoe persoonlijker u bent, hoe hoger uw opkomst.

8: Zorg voor alle duidelijke gegevens

Bijvoorbeeld hoe laat mensen er moeten zijn, waar precies, waar de parkings zijn, hoe laat de presentatie begint, etc. Zorg ook na het event voor een goede opvolging: maak de presentaties beschikbaar voor je klanten, bevestig specifieke contracten die gemaakt zijn, en laat de accountmanager persoonlijk de mooiste foto’s van de dag langs brengen. In de maanden na het evenement probeer je het effect van de relatiedag te meten.

Relatiedag: hoe ziet de dag eruit?

Wat doe je wel en niet tijdens een relatiedag? Hoe ziet de dag zelf eruit? Wij geven u graag advies:

Tip: maak er geen verkoop dag van.

We hebben maar al te vaak gezien dat mensen gebruik maakten van de relatiedag om te pronken met al hun producten. Doorlopend te vertellen hoe geweldig de producten zijn, enz. Natuurlijk worden uw bedrijfsvlaggen opgehangen, heeft u banners staan en verwijst u naar uw producten. Maar: veel meer is niet nodig. Uw relaties zouden niet komen wanneer zij uw producten nog niet kennen. Teveel op de producten wijzen kan klanten irriteren. Of nog erger: zij blijven een volgende keer weg.

Wat wel: investeer in de relatie.

Investeren in de relatie met je klant doe je door oprechte interesse te tonen, bij te praten, zijn/haar persoonlijke en zakelijke omstandigheden aan te horen. Op deze manier kun je een proberen om problemen van klanten op te lossen met uw product. Maar ga niet verkopen; wanneer de relatie is verbeterd tijdens de relatiedag, volgt de verkoop vanzelf.

Zorg voor een geweldige dag.

Plezier en een geweldige dag zijn de beste vorm van reclame voor uw bedrijf. Maak uw dag buitengewoon aangenaam. Zorg voor blije gasten. Op een informele manier contact maken met al je klanten. Het begint met een persoonlijk woord en eindigt met een persoonlijke investering in je klant tijdens de dag. Dus leef je in in de gasten: kennen ze elkaar? Waarom komen ze bij uw bedrijf? Komen ze van ver? Zijn hun directe concurrenten er ook?

Een geschenk:

Een persoonlijk geschenk geven is altijd leuk. Laat het passen bij de inhoud van uw relatiedag. Bijvoorbeeld een kleine demo van uw nieuwste product. Of een duurzaam element, omdat het een duurzame relatiedag was. Maar vermijd standaard opties zoals een flesopener, een kladblok of een pen. Dit zijn kostenfactoren die niets toevoegen aan de beleving van uw bedrijf door uw klant.

Na afloop:

Zorg voor goede follow-up, zoals hierboven al beschreven. Maar focus niet alleen op de aanwezige gasten. De afwezigen vergeet je natuurlijk niet, bijvoorbeeld door ze persoonlijk te bezoeken. Dit kan alsnog leiden tot het gewenste doel (bijvoorbeeld een lead). Later kunt u bestaande gasten mooie foto’s of een nieuw productinformatiepakket sturen. Of vraag de niet aanwezige relatie voor een persoonlijke rondleiding. De persoonlijke benadering werkt namelijk altijd: mensen doen zaken met mensen, niet met bedrijven. Uw klanten beseffen dat u moeite wilt doen en het loont meestal de moeite.

ROI: return on investment.

Wilt u dat de relatiedag meetbaar is? Zorg dan voor een tool die de resultaten kan meten. Dit kan klantwaardering zijn (online enquête), maar ook extra omzet (boekhoudsoftware en CRM) of herhalingsboekingen van klanten na het event.

Meer weten over het organiseren van een relatiedag?

Wilt u een leuke relatiedag organiseren, dan komt er veel werk op u af. Niet alleen de hoeveelheid werk, maar ook het maken van de juiste keuzes bepalen of uw relatiedag daadwerkelijk een succes zal worden. Heeft u tips en advies nodig, of al op zoek naar concrete ideeën? Showtime helpt u graag! Bel ons voor gratis advies (ons eerste voorstel is altijd gratis): 074 – 256 98 98.