Stage lopen als eventmanager bij een evenementenbureau (evenementenbranche)

Een kijkje nemen in de keuken van een bedrijf is een belangrijk en leerzaam onderdeel van een studie. Elke student krijgt er immers mee te maken. Je kunt je het vast nog wel herinneren, de stage op de middelbare school, 3 dagen meekijken bij een bedrijf die op jouw interesse kon rekenen. Na die dagen bleef je zitten met het gevoel dat je zeker alles van het bedrijf nog niet had gezien. Want in 3 dagen een bedrijf leren kennen lukt niemand. Nu loop ik als MBO student, 2^e jaars van de opleiding Marketing, communicatie & Evenementen, een halfjaar stage met het bedrijf Showtime mee. En dit is een periode waarin je ongelofelijk veel leert. Graag neem ik jullie mee in mijn “stage evenementmanagement” bij Showtime Evenementenbureau. 

Dit artikel over evenementen stage bestaat uit:

• Sollicitatieproces evenementen stage
• Diverse opleidingen bieden gelegenheid voor het stage lopen bij een evenementenbureau
• Evenementen stage: de tijd vliegt
• Wat vinden studenten belangrijk bij het kiezen van een evenementen stage?
• Rechten van een stagiaire
• Wat maakt een event stage compleet?
• Hoe ziet een stage bij Showtime Evenementenbureau eruit?
• Meer weten over stage als eventmanager?

Sollicitatieproces evenementen stage

Scholen zijn verschillend in de keuze die ze maken of een student zelf een stageplek moet zoeken, of dat school een stageplek aanwijst. Ik mocht zelf kiezen, en daar was ik blij van. Wanneer er door school een leerbedrijf wordt aangewezen betwijfel ik het of school echt een bijpassende keus bij jouw interesses maakt. Het is namelijk ook goed voor een student om eens een sollicitatie voor een stageplaats te doen, hier leer je van. Je weet tevens direct hoe het in zijn werking gaat en hoe bedrijven met zo’n proces omgaan.

Diverse opleidingen bieden gelegenheid voor het stage lopen bij een evenementenbureau

De opleiding Marketing, communicatie & evenementen, geeft de student de totale vrijheid in het zoeken naar een stageplek. En dat is ook hoe het hoort, wat mij betreft.

Eind mei begon ik met het zoeken naar een stageplaats en het schrijven van een motivatiebrief incl. CV. Showtime was toendertijd een bedrijf die al hoog op mijn lijstje stond voor een stageplaats, en daar besloot ik ook direct mijn interesse te laten blijken. Op maandag verzond ik mijn sollicitatie en op dinsdag kreeg ik al een bericht terug dat mijn interesse genoeg was om eens op gesprek te komen. Het ging snel die week, werd op vrijdagmiddag uitgenodigd om langs te komen, en na afloop van het gesprek kreeg ik te horen dat ik in de periode van augustus tot eind januari stage kon komen lopen. Het eerste bedrijf naar waar ik mijn motivatiebrief en CV verstuurde, en direct was het raak! ?

Voorbereiding van je sollicitatiegesprek voor stagiaire eventmanagement

Een belangrijk onderdeel van het begin van je stage is het voorbereiden op de periode die komen gaat. Probeer van tevoren zoveel mogelijk te weten te komen over het bedrijf. In welke branche werken ze? Wat voor producten leveren ze? Is het bedrijf marktleider of niet? De antwoorden op deze vragen kunnen je aanzienlijk helpen bij het voorbereiden op een stagegesprek. Bij een sollicitatiegesprek zullen er verschillende vragen worden gesteld. Hier moet je je vooraf goed op voorbereiden.

Voorbeelden van vragen zijn:

• • Waarom solliciteer je voor deze functie?
  • Waarom spreekt ons bedrijf je aan?
  • Motiveer jezelf in een aantal woorden en geef aan wat sterke en zwakke eigenschappen zijn.

Het is belangrijk om goede en duidelijke antwoorden te kunnen geven. Tenslotte spelen de factoren karakter en werkhouding ook erg mee in het beslissingsproces. 

Evenementen stage: de tijd vliegt

Mede door een relaxte sfeer, en professionele collega’s binnen Showtime, vliegt de tijd ongelofelijk snel voorbij. Ik kan me de eerste stagedag, wanneer we een kleine rondleiding door het bedrijf kregen, nog als de dag van gisteren herinneren. Door de vele werkzaamheden waarin Showtime je vertrouwen geeft, ben je hele dagen druk. En dat heb je natuurlijk als stagiaire het liefste! De taken waren variërend. De meeste tijd zit je op kantoor om hier te werken aan het helpen van klanten, die in mijn geval, een uitje willen boeken. Meestal in de trend van ‘het organiseren van een personeelsfeestje of bedrijfsuitje’. Maar je gaat ook mee om evenementen te organiseren. Van een Buggy Rally tot een Ik hou van Holland spelshow, maar ook de feestavonden voor +/- 80 personen. En dan is het leuk, dat je ziet hoe het programma die jij verkocht hebt, ook daadwerkelijk wordt beleefd.

Wat vinden studenten belangrijk bij het kiezen van een evenementen stage?

Een groot aantal van de leerlingen kiest een stage die ze makkelijk lijkt en direct vinden passen in hen profiel. Maar soms moet je verder kijken dan iets simpels. Voor veel leerlingen is de keuze op een oriënterende stageplek, die net iets is, waar je op voorhand geen rekening mee had gehouden, een perfecte keuze.

Je rolt bij een bedrijf binnen en je hebt het helemaal naar je zin. Dat is toch wat iedere stagiaire wilt?

Voor een onderzoek is gevraagd wat studenten belangrijk vinden in de keuze voor een stagebedrijf. De helft van de ondervraagde personen kiezen een stage waarin het bedrijf mogelijkheden biedt voor een fulltime baan. Ook houden leerlingen het verkrijgen van referenties voor hen CV in het achterhoofd, want hedendaags heb je een uitgebreide CV nodig om aan de bak te kunnen bij bedrijven. Een leuke bijkomstigheid is het krijgen van stagevergoeding, dit is vanuit het leerbedrijf geen verplichting dus zal je het ook niet op elke stageplaats krijgen.

Stage lopen bij een evenementenbureau: rechten van een stagiaire

Een stagiair is verplicht om vanuit de opleiding die hij/zij volgt, een stage te lopen. Dit kan een oriënterende stage, ervaringsstage of afstudeerstage zijn. In de stage die de persoon loopt heeft diegene wel bepaalde rechten. Een stagiaire mag bijvoorbeeld niet maar zo voor alles worden ingezet, en heeft natuurlijk recht op pauze. De werkgever is verplicht de benodigde werkmaterialen te betalen voor zijn werknemer, denk hierbij aan een kladblok, schrijfblok, of bepaalde licenties op internet.

Showtime heeft een aantal opdrachten die de stagiaire gedurende de stageperiode dient te voltooien. De opdrachten zijn op chronologische volgorde opgesteld. De eerste opdracht is een verdieping en verkenning in Showtime. Bij deze opdracht breng je in kaart wat Showtime doet en op welke doelgroepen het bedrijf zich richt. Hoe verder je komt in de opdrachten, hoe uitgebreider ze worden. Een opdracht die al richting het einde van de stageperiode gaat is de offerte opdracht. Een aanvraag van een bouwgroep komt binnen; 200 personen, ongeveer € 90,00 p.p. te besteden en deze klant wil op een informele manier andere collega’s en partners beter leren kennen. Een super leerzame opdracht waarin je een complete offerte moet uitbrengen.

Wat maakt een event stage compleet?

De nazorg is ook een belangrijk onderdeel om de goede leerervaring compleet te maken. Voordat je begon aan je stage heb je bepaalde verwachtingen en doelstellingen. Je hebt een logboek bijgehouden en bepaalde opdrachten tijdens de periode uitgevoerd. Ken je kwaliteiten en houd je doel voor ogen is de doelstelling geweest in deze periode. Wanneer je het gevoel hebt dat je deze doelstellingen hebt voltooid is het naar mijn mening een leuke en vooral een leerzame periode geweest.

Kortom; Kies een leerbedrijf die hoort bij jou interesses, aansluit bij je verwachtingen en waar je het beste gevoel bij hebt. De periode is namelijk heel erg lang, wanneer je niet op je plek zit. Voorkom dit!

Hoe ziet een stage bij Showtime Evenementenbureau eruit?

Showtime werkt al meer dan 10 jaren met stagiaires, en heeft al tientallen studenten opgeleid tot eventmanager. Elke event opleiding en elk eventbureau heeft zijn eigen werkwijze, en in dat web leiden wij onze stagiaires op tot allround eventmanager. Binnen ons bedrijf hebben we jaarlijks 4 stageplekken:

• Twee stageplekken als “event accountmanager”, waarbij je leert hoe je een event voorstel bedenkt en schrijft. Daarbij is ook marktkennis, marktonderzoek, klantkennis en leveranciersonderzoek heel erg belangrijk. Er is plek voort één stagiaire in het voorjaar, en één in het najaar.
• Twee stageplekken als “eventmanager“: je helpt om events die gerealiseerd moeten worden verder voor te bereiden. Dat varieert van locatie bezoeken tot draaiboeken schrijven, van leverancier- en personeelplanning tot het zelf begeleiden van uitjes. Na het event verwerk je de gegevens en foto’s. Er is plek voort één stagiaire in het voorjaar, en één in het najaar.

Wil jij meer weten over onze stages? Kijk dan op onze vacature pagina, waar de stages vermeld worden >>