Personeelsreis en de Belastingdienst

Uitleg over personeelsreizen en WKR, fiscaal aftrekbaar, loonbelasting & eindheffing.

Het organiseren van een personeelsreis is een ontzettend leuke bezigheid:  het is met recht eens iets anders voor de collega’s. Een personeelsreis is namelijk een ultieme vorm van waardering, en heel erg goed voor de onderlinge sfeer. Het is een gezamenlijke ervaring & herinnering die mensen dichter bij elkaar brengt, en samen beleefd kan worden. Helaas ziet de Belastingdienst de personeelsreis ook als waardering, maar dan in de letterlijke zin van het woord. Extraatjes in natura vallen namelijk onder de werkkostenregeling, en dat zorgt voor de nodige haken en ogen.  Hoe kunt u een fiscaal aftrekbare personeelsreis organiseren, die binnen de WKR past?  Wij helpen u graag.

De werkkostenregeling op hoofdlijnen

Tot 2015 waren er maar liefst 29 verschillende regelingen, uitzondering en afspraken over diverse vormen van loon in natura (of extraatjes voor het personeel). Denk daarbij aan een fitness plan, fiets van de zaak, laptop vergoeding, telefoon kosten vergoeding etc. Totaal mocht een werkgever maximaal € 454 per werknemer per jaar belastingvrij vergoeden aan deze extraatjes.

In 2015 werden al deze regelingen vervangen voor 1 nieuwe regel: de werkkostenregeling. De werkkostenregeling hield per 2015 in dat 1,2% van de bruto loonsom (van het gehele bedrijf, dus niet per werknemer) belastingvrij vergoed mag worden. Dit is de zogenaamde “vrije ruimte”. Per 2025 is dit 2% geworden (over de eerste € 400.000 loonsom), daarboven 1,18% van de resterende loonsom. Met deze nieuwe werkkostenregeling vervallen dus 29 oude regels (het wordt eenvoudiger), maar de WKR regeling is ook aanzienlijk strikter. Bij een werknemer met een modaal salaris van € 46.500 bruto (modaal salaris 2025), kunt u circa 2% belastingvrij vergoeden (circa € 930 per jaar). Ontdek hier de werkkostenregeling op de site van de Belastingdienst >>

Recente wijzigingen in de werkkostenregeling (geüpdate voor 2025)

De minder ruime mogelijkheden kwamen de overheid op veel kritiek te staan, vooral gedurende de corona periode. Daarom is de werkkostenregeling aangepast en verruimd. Tot een totale loonsom van € 400.000 bedraagt voor 2025 de vrije ruimte 2,0%. Boven de loonsom van € 400.000 geldt nog steeds 1,18% als vrije ruimte. Een rekenvoorbeeld van een bedrijf met 20 full-time medewerkers:

• • Totale bruto loonsom, inclusief vakantiegeld: € 760.000
  • 2,0% x € 400.000 = € 8.000
  • € 760,000 -/- € 400.000 = € 360.000 x 1,18% = € 4.248
  • De vrije ruimte van het bedrijf bedraagt aldus € 8.000 = € 4.248 = € 12.248.
  • Bij 20 medewerkers is dat aldus € 612,40 per medewerker (maar let op: de vrije ruimte wordt niet per werknemer, maar voor het gehele bedrijf berekend)

Let op: de vrije ruimte kan niet meegenomen worden van jaar naar jaar. Heeft u (bijvoorbeeld door de coronacrisis) het bedrijfsfeest of personeelsreis uitgesteld, dan kunt het niet genoten bedrag binnen de vrije ruimte niet meenemen naar het volgende jaar. De teller begint ieder jaar weer op 0 :-(. Lees daarom vóóral onze supertip

Personeelsreis en de Belastingdienst | WKR (werkkostenregeling)

Ook een personeelsreis wordt door de Belastingdienst aangemerkt als een “consumptief karakter”, en zou daarmee in de vrije ruimte van 2% resp. 1,18% moeten vallen. Met andere woorden: een consumptief karakter (dus geen zakelijk karakter; het gaat immers om de fun, eten, drinken) is een extraatje voor het personeel en dat wordt als salaris in natura gezien. Het moet derhalve binnen de vrije ruimte vallen. Ervan uitgaande dat u (naast een personeelsreis) ook nog andere extraatjes voor uw werknemers heeft gepland (de zomer BBQ, een kerstpakket e.d.) is het begrijpelijk dat er weinig vrije ruimte meer resteert. Oftewel: doorgaans is de vrije ruimte binnen de WKR te gering voor een personeelsreis. Er resteren dan 3 opties:

• • U berust in de situatie, en zorgt (koste wat kost) dat u binnen de 2% resp. 1,18% blijft. Lees over “binnen de eindheffing blijven“
  • U gaat willens en wetens de vrije ruimte te boven. Er zijn ruwweg drie opties:
    • Tip 1: gebruik de personeelsvereniging
    • Tip 2: zorg voor een zakelijk karakter
    • Of u bent bereid de extra eindheffing te voldoen
  • Als laatste een rekenvoorbeeld voor 2 bedrijven

Eindheffing Personeelsreis

Wij spreken diverse managers die willens en wetens de 2% van de vrije ruimte te boven zullen gaan. Veel gehoord argument is: “mijn collega’s hebben het verdiend, de 80% eindheffing is mee begroot”. Want – alhoewel 80% als een hoog percentage klinkt – is het alleen van toepassing op de bedragen bóven die vrije ruimte van 2% resp. 1,18%. De Belastingdienst berekent dan een 80% eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte valt. Komt u bijvoorbeeld € 100 per werknemer te hoog uit, dan komt hier 80% (= € 80) aan eindheffing bij. De € 80 extra op een personeelsreis naar Maastricht van zegge € 300,00 per persoon, zijn niet schokkend. Met een goede begroting kunt u die eindheffing dus in de hand houden én toch een fraaie personeelsreis binnen de WKR organiseren.

Personeelsvereniging voor de personeelsreis inzetten

Als u bang bent dat de WKR (werkkostenregeling) vrije ruimte niet toereikend zal zijn voor uw bedrijf, kunt u erover nadenken om een ​​/ uw personeelsvereniging te gebruiken. De personeelsvereniging is namelijk een aparte juridische entiteit. Een personeelsvereniging hoeft daardoor niet aan de WKR te voldoen (een personeelsvereniging heeft werknemers en kent daarom ook geen vrije ruimte). Veel werkgevers leveren doorgaans wél een bijdrage aan de personeelsvereniging. Deze bijdrages vallen wél onder de vrije ruimte van de WKR. Een personeelsvereniging verkrijgt echter ook geld door de lidmaatschappen van het personeel.

Zorg ervoor dat de werknemers altijd minimaal 50% inleggen (dit een strikte regel van de Belastingdienst). U kunt bijvoorbeeld als werkgever het bedrag betalen dat past binnen uw vrije ruimte en de werknemers kunnen zelf het andere deel inbrengen. Een mooie win – winsituatie, waarmee je de medewerkers meteen bij de personeelsreis betrekt.

Tip: in 2025 is de vrije ruimte tot 2% verhoogd. Wij begrijpen dat u niet elk jaar op personeelsreis gaat. Maar leg in dergelijke “rustige” jaren dan wel tot 2% geld in bij de personeelsvereniging. Zo gebruikt u de maximale vrije ruimte binnen uw bedrijf, terwijl de personeelsvereniging het bedrag opspaart. Zo kunt u (na een aantal jaren) de personeelsreis laten boeken én voldoen door de personeelsvereniging. Ook wanneer deze normaliter de vrije ruimte te boven zou gaan, geldt voor de personeelsvereniging geen eindheffing. Een goede financiële planning belangrijk; uw collega’s en u zijn de lachende derde! 🙂

Personeelsreis met zakelijk karakter?

In de tweede alinea van dit artikel spraken we al over een “consumptief karakter”. De Belastingdienst gaat er namelijk vanuit dat uw personeelsreis gebaseerd is op begrippen als waardering, gezelligheid, informeel, eten en drinken. Het is echter denkbaar dat u een “personeelsreis met zakelijk karakter” organiseert, en de gezelligheid en eten/drinken maar bijzaak zijn. In dat geval kan de personeelsreis (of delen daarvan) gewoon als zakelijke kosten opgevoerd worden.  Een aantal voorbeelden van personeelsreizen met een zakelijk karakter:

 

• Het high-tech ICT bedrijf dat overgenomen wordt door een Amerikaanse holding. De holding nodigt de nieuwe Nederlandse collega’s uit voor een kennismaking in het hoofdkantoor in Silicon Valley. Op het programma staan een presentatie van de CEO en een bezichtiging van de Amerikaanse bedrijfslocatie. Dit is een duidelijk voorbeeld van een reis met een zakelijk karakter. Het is beargumenteer dat de zakelijke kosten (vliegreis, hotel, transfers naar hoofdkantoor) volledig zakelijk zijn, de randactiviteiten en diners moeten wel als consumptief karakter genomen worden. Dit kan ook als zodanig in de werkkostenregeling gesplitst worden (deel zakelijk karakter en deel consumptief karakter).

 

• De Nederlandse machinefabriek die grote machines maakt voor de auto- & vrachtwagen branche. Op uitnodiging van de klant komt het bedrijf met alle werknemers naar Autostadt, de grote Volkswagen fabrieken in Wolfsburg. Na een presentatie van de klant, krijgt het bedrijf een rondleiding en lunch aangeboden. De ingenieurs bekijken apart nog een aantal nieuwe vraagstukken en innovaties van de klant. Het zakelijke karakter van dit onderdeel is beargumenteerbaar. De directeur van de machinefabriek besluit er een volwaardige personeelsreis van te maken. De groep zet de trip voort naar Berlijn voor een leuke dag & avond. Daags erop gaan zij weer huiswaarts. Het laatste deel van de reis kent een consumptief karakter. Dit kan ook als zodanig in de werkkostenregeling gesplitst worden (deel zakelijk karakter en deel consumptief karakter).

 

• De nieuwe trend “workation” biedt in bepaalde gevallen ook mogelijkheden.  Lees hier meer over workations.  De kosten van een workation zijn namelijk aftrekbare bedrijfskosten indien en voor zover het zakelijke activiteiten zijn. Als hoofdvoorwaarde geldt dat de reis voor minimaal 50% een zakelijk karakter moet hebben.Zie hier een praktijk case van een accountant.

 

Vier rekenvoorbeelden van personeelsreizen en de WKR

Voor de duidelijkheid geven we hier vier reken voorbeelden van bedrijven die een personeelsreis binnen de WKR willen organiseren in het jaar 2025.

• Voorbeeld 1: een bedrijf met 50 werknemers bestaat 10 jaar. Ze willen graag een trip maken naar Berlijn. De 50 medewerkers bestaan uit 10 personen op kantoor en 30 productie medewerkers. Er zijn ook 10 oproepers. Gemiddeld is de loonsom € 40.000 per persoon x 50 personen = € 2.000.000. De WKR vrije ruimte bedraagt dan 2% tot € 400.000 = € 8.000 + (€2.000.000 -/- € 400.00 x 1,18%) = € 18.880. Totaal vrije ruimte bedraagt € 26.880. Het bedrijf organiseert jaarlijks een diner, zomer BBQ en kerstpakket, samen ter waarde van € 5.000. Voor de personeelsreis resteert dus € 26.880 -/-  € 5.000 = € 21.880. Het management besluit de personeelsreis naar Berlijn met de 40 vaste medewerkers te organiseren. Hiervoor is dan € 21.880 / 40 deelnemers = € 547 per persoon beschikbaar. Voor dit bedrag kan een mooie reis naar de Duitse hoofdstad gemaakt worden.

 

• Voorbeeld 2: Een middelgroot bedrijf met 175 werknemers is voornemens een personeelsreis te organiseren. De fiscale loonsom bedraagt € 6.8 miljoen (ofwel circa € 39.250 per medewerker, incl. vakantiegeld, etc). Over de eerste € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 2% (= € 8.000), over de resterende € 6,4 miljoen bedraagt de vrije ruimte 1,18% (= € 75.520). De overige activiteiten (zoals een teamuitje en de zomer BBQ) worden door de personeelsverening georganiseerd. Voor de personeelsreis resteert aldus de volledige vrije ruimte van € 8.000 + € 75.520 = € 83.520 ; ofwel € 477 per medewerker.
• Vervolg op voorbeeld 2: Na een eerste inventarisatie blijkt dat niet alle medewerkers mee zullen gaan op reis. Gerekend wordt op een deelname van 100 personen. De partners gaan niet mee. Het bedrag van de vrije ruimte wijzigt niet, dus zou € 83.520 / 100 medewerkers = € 835 per medewerker beschikbaar zijn voor de reis.

• Tip: zou de personeelsvereniging bijvoorbeeld € 150 per persoon bijdragen, dan kan het bedrijf een reis maken ter waarde van € 985 per persoon.

 

• Nog een voorbeeld van slimme planning: na gesprekken met onze project managers organiseert een architecten bureau een fraaie personeelsreis naar Londen & Cambridge. Het kerstpakket voorafgaand aan de reis staat in het teken van Engeland, inclusief een leuke Engelse trolleykoffer, zak Engels drop en de invitatie voor de personeelsreis. De advies kosten van ons kantoor + het Engelse kerstpakket vinden allemaal in het voorgaande jaar plaats, dus gelden deze kosten binnen de WKR van het voorgaande jaar. De volledige WKR kan dus aangewend worden voor de reis in het nieuwe jaar.

 

• Als laatste voorbeeld een afscheidsreis van de directie waarbij de eindheffing bewust wordt genomen: een middelgroot bouwbedrijf neemt afscheid van de directeur. Met een laatste gezamenlijke reis wordt een periode van lange samenwerking afgesloten. Het is een reis vol waardering; er is geen zakelijk karakter mogelijk. Met een loonsom van € 4.500.000 (bij 100 werknemers) is de vrije ruimte 2% over € 400.000 (= € 8.000) + 1,18% over (€ 4.500.000 -/- € 400.000) = € 48.380. Totale vrije ruimte is dus € 56.380. In hetzelfde jaar organiseert het bedrijf ook andere activiteiten en kerstpakketten, waardoor er € 50.000 resteert voor de personeelsreis. Er wordt een fraaie reis naar Valencia besproken (kosten € 1.100 per persoon) waarbij 80 personen uiteindelijk deel hebben genomen (totale kosten aldus € 88.000). De totale reissom is hoger dan de vrije ruimte en het bedrijf ontvangt van de fiscus nadien een eindheffing van (€ 88.000 – € 50.000) = € 38.000 x 80% = € 30.400. De directie stemt hiermee in; de eindheffing in verhouding tot de maandelijkse loonsom van € 375.000 is voor hen acceptabel.

Goede fiscale onderbouwing is essentieel

Wanneer u wilt dat uw personeelsreis niet voor die vervelende eindheffing zorgt, dan is het zaak om alles goed voor te bereiden. Dat kan al 2 jaren vooraf beginnen, waarbij u met het bedrijf een financiële planning maakt van de kosten van de reis. Kiest u ervoor de kosten met het bedrijf te maken of toch met de personeelsvereniging? Welke bedragen kunt u de komende twee jaren (binnen de vrije ruimte, dus zonder eindheffing) inleggen in de personeelsvereniging? Nadat u dit 2 jaren gedaan hebt, is er dan voldoende saldo om de personeelsreis deels door de PV te laten betalen? Maar ook: welke leuke gadgets kunt u bijvoorbeeld in het jaar vooraf al doneren in een “kerstpakket”? 

Wanneer uw reis een zakelijk karakter heeft (of deels een zakelijk karakter), dan is het zaak om dit goed vast te leggen middels dossiervorming. Print de correspondentie – waaruit het zakelijke karakter blijkt – uit en bewaar dit als bewijsstukken. Gebruik nota’s van bijeenkomsten ter plekke, foto’s, programma verslagen e.d. als bewijsstukken van het zakelijke karakter.  Het is niet gezegd dat u gecontroleerd wordt door de belastingdienst, maar controles kunnen tot 7 jaren teruggaan. Dan weet u waarschijnlijk niet meer hoe de vork in de steel zat, en kan alsnog een eindheffing worden opgelegd. Vaak met een boete erbij. Zorg daarom dat u de zaakjes goed voor elkaar heeft.

Voorbeeld van een personeelsreis naar Rome

Tips voor een personeelsreis / incentive

Wanneer u bepaald heeft welke mogelijkheden en onmogelijkheden er voor uw bedrijf zijn binnen de WKR (werkkosten regeling), de vrije ruimte, het zakelijke karakter, én het bepalen van de loonbelasting eindheffing; dan komt feitelijk het leuke werk. U wilt de personeelsreis gaan plannen!  Natuurlijk begint dit met een oriëntatie.  Wilt u de reis bijvoorbeeld zelf gaan organiseren, of dit aan experts overlaten? Kent u ter plekke als in’s & out’s van de regio, activiteiten en leuke restaurantjes? Welke bestemming heeft de voorkeur? Zoveel mensen, zoveel wensen. Daarom tippen we u graag over de leuke mogelijkheden voor personeelsreizen.

Natuurlijk zoek je die leuke bestemming, maar wel voor een vriendelijk budget om binnen de WKR of eindheffing te blijven. Je blijft dan doorgaans op bus & trein afstand, of maakt gebruik van die ene scherpe ticketdeal. Om je te helpen hebben wij de leukste bestemmingen voor een personeelsreis / incentive op korte afstand voor je op een rijtje gezet. Welke vindt jij het leukst?

Personeelsreis naar Antwerpen

Brugge en Gent kennen we inmiddels wel. Antwerpen is dáárom juist zo leuk! Een gezellig centrum, flaneren langs de Schelde, een bezoek aan de Stadsfeestzaal en proeven van de Belgische geneugtes (lekker eten, biertjes en chocolade). Wij hebben de leukste invulling van 2 dagen Antwerpen voor je… Bekijk onze personeelsreis Antwerpen >>

Personeelsreis naar Keulen

Pareltje aan de Rijn, deze eeuwenoude Romeinse stad. Na de WO-II bombardementen werd het centrum hersteld met hedendaagse architectuur en dus ontdek je een wilde variatie van eeuwenoude huisjes naast moderne gevels. Houten gebinten werk naast roze gevels naast glazen facades. En dan natuurlijk de Dom van Keulen, die met haar 550 treden een beproeving is om zeker te proberen…. Want het uitzicht; schon!  Bekijk onze personeelsreis Keulen >>

Personeelsreis naar Amsterdam

Natuurlijk ben je weleens een dagje in Amsterdam geweest, maar ook voor 2 dagen tijdens een uitgekiend programma? Beleef een sloepentocht, het Baantjer Avond Spel, Leidse Plein tocht, een feest op de 17e etage met het allermooiste uitzicht… Zo ontdek je dat een weekend naar Amsterdam héél gezellig is! Bekijk onze personeelsreis Amsterdam >>

Personeelsreis naar Maastricht

Bourgondisch Maastricht is een echte parel! Het doet ons denken aan die klant die al jaren naar Barcelona en Milaan ging, maar het leukste programma beleefde in Zuid Limburg. Een stadstour, kookworkshop en eten op het Vrijthof. Puur, simpel maar o-zo gezellig. Onze tip: ’s middags eerst naar Valkenburg om iets actiefs te ondernemen (grotbiken, abseilen, scootertour)  Bekijk onze personeelsreis Maastricht

Mag de personeelsreis verder weg? Neem het vliegtuig!

Als het budget het toelaat, dan ligt Europa aan je voeten. In slechts 2 tot 3 uren vliegen ontdek je de mooiste bestemmingen. Dat is écht even heerlijk weg met de collega’s! Bijkomend voordeel is dat je de geijkte plekken (Berlijn, Parijs, Londen) links laat liggen, maar voor échte leuke bestemmingen kunt gaan. Wij ervaren deze bestemmingen als de aanraders:

Personeelsreis naar Barcelona

Als je maximaal 2 tot 3 uren wilt vliegen, dan liggen er diverse fraaie bestemmingen op je te wachten. Barcelona is onze favoriet, waar het (bijna) altijd lekker weer is. Iedereen kent de Ramblas, maar wat te denken van varen op een Catamaran, een uitgebreid tapas diner, bezichtiging van Camp Nou en chillen op het strand? Kom ook mee naar Barcelona!  Bekijk de fraaie Barcelona personeelsreis >>

Personeelsreis naar Valencia

Niet zo bekend, maar juist daarom een aanrader. Valencia is de stad van de Spaanse dans, paella, rooftop barretjes, fietsen door de high-tech architectuur die in de bijzondere “oude grachten” is aangelegd. Samen de binnenlanden in met een Jeepsafari is ook superleuk! Bekijk onze personeelsreis Valencia >>

Personeelsreis naar Rome

Ben je meer into culture, dan is Rome het mooiste openlucht museum ter wereld. Wandelen door Forum Romanum, luisteren naar bijzondere verhalen in de kerkers van het Colosseum, een Walking Dinner in de culinaire wijk of toch die tocht op Vespa’s of Fiat500’s? Bekijk onze personeelsreis Rome >>

Personeelsreis naar Stockholm

Lekker eten, ruige natuur, en een stad verdeeld over 14 eilandjes?  Stockholm isbeen verrassende stad die je een keer gezien móét hebben! Zoek je een keer iets compleet anders dan Londen, Berlijn of Parijs, dan adviseren wij Stockholm.  In de hoofdstad van Zweden beleef een bijzondere combinatie van oude cultuur, trendy invloeden en de meest verfijnde keuken van heel Europa. Ga mee op deze personeelsreis naar Stockholm! Bekijk onze personeelsreis Stockholm >>

Personeelsreis naar New York

Eén van de ultieme incentive reis bestemmingen: The city that never sleeps, the big Apple, New York! Deze bruisende stad is een must-see locatie, waarin allerlei mensen en culturen samenkomen tot die bekende smeltkroes. Tijdens deze exclusieve personeelsreis laten wij jullie het fraaie New York beleven op een bijzondere manier… Bekijk onze personeelsreis New York >>