Teambuilding tips

Teambuilding organiseren? Deze teambuilding tips en teambuildingactiviteiten zijn voor elk team een opsteker!

Het lijkt zo normaal, een organisatie of afdeling die optimaal samenwerkt om de gestelde doelen te behalen. Helaas is de praktijk vaak anders, en blijkt dat een samengestelde groep mensen niet automatisch een team vormt. Teambuilding kan u daar bij helpen, mits op de goede manier ingezet. Met de volgende “teambuilding-tips” helpen we u graag op weg om de juiste teambuilding keuze te maken.

Teambuilding organiseren wordt populair

De afgelopen jaren is het besef van teambuilding als middel voor een goed samenwerkend team sterk gegroeid. Daar zijn we erg blij mee (trots zelfs; het is een erkenning voor het werk dat evenementenbureaus als Showtime verzorgen). Tegelijkertijd zien we ook dat de hype van teambuilding een keerzijde heeft:  elke solextocht of muziekworkshop wordt aangeduid als “teambuilding“, terwijl er in onze ogen een zeer groot verschil is tussen een “teamuitje” of een inhoudelijk “teambuilding” programma. Het containerbegrip teambuilding, en de tips die u kunt gebruiken om de juiste wijze van teambuilding te bepalen, nemen we in dit artikel daarom graag met u door.

Naast nut & inhoud wordt een teambuildingevent ook vaak ingezet omdat het de sfeer op de werkvloer verhoogd. Ondanks de nut, noodzaak en kosten die gepaard gaan met een teambuilding programma, zien wij toch vaak dat een medewerker wordt uitgekozen om “even” een teambuildingevent te organiseren. Hij/zij medewerker vraagt diverse offertes op bij een evenementenbureau maar weet soms niet de achterliggende gedachte is waarom het team-building event georganiseerd moet worden. Weet hij/zij het doel voor het event? Waar moet de dag aan voldoen? En wat voor invulling wilt u geven aan een teambuilding event?

Om te voorkomen dat uw team-building event niet de juiste invulling heeft en de gestelde doelen niet worden behaald geven wij u graag bruikbare tips voor een geslaagd teambuilding event:

Teambuilding tip 1: formuleer een duidelijke doelstelling

De belangrijkste vraag bij teambuilding is de “waarom”. Onze absolute teambuilding-tip is dus het in kaart brengen van de redenen van uw teambuilding programma. Wat wilt u bereiken met teambuilding, waarom wilt u dit bereiken en wanneer wilt u de eerste resultaten duidelijk zichtbaar zien op de werkvloer? Is er sprake van een cultuur probleem, wilt u alleen een stimulans geven, nieuwe mensen goed laten integreren in het team, of….?  Er zijn 1001 redenen te bedenken waarom u aan uw team wilt werken. Het belangrijkste puzzelstukje voor een geslaagd teambuilding event is daarom de doelstelling. Laat u goed informeren door uw directie of leidinggevende over deze vragen. Hoe meer u weet des te concreter kunt u de juiste teambuildingactiviteit erbij zoeken.

Enkele voorbeelden van verschillende doelstellingen uit de praktijk:

 

• Het installatiebedrijf die te kampen had met twee afdelingen: het “kantoor” en de “monteurs”. Planningen werden amper gehaald en verwijten daarover gingen over en weer. De directie wilde graag 1 team creëren die goed zou gaan samenwerken. Hier was een specifieke vorm van teambuilding benodigd, waarbij we een trainer, klant, teambuilding activiteiten en evaluatie toepasten.
• Een detacheringsbureau met veel technisch specialisten. Als gedetacheerde werken veel mensen langere periodes bij andere bedrijven, en het detacheringsbureau wil graag de eigen interne identiteit versterken. De detacheerders moeten vóóral het gevoel hebben bij het detachering team te horen, in plaats van bij de teams van opdrachtgever. Wij werkten een lange termijn team opzet uit, waarin onderdelen als “Samen”, “Trots” en “Persoonlijke groei” werden uitgewerkt in een 24 maanden teambuilding programma.
• Een klant van ons kreeg een vrijwel nieuw managementteam, van nieuwe mensen komend uit geheel NL. Zij zouden veel contact met elkaar gaan hebben, maar door de afstanden zouden zij niet de hele week een kantoor met elkaar gaan delen. Begrip, respect en het kennen van elkaars kwaliteiten was essentieel om als team (zij het verspreid door NL) te gaan opereren. Wij organiseerden een teambuilding weekend voor hen, met zowel inhoudelijke als fun elementen.

Teambuilding tip 2: Kies de juiste opzet van je teambuildingprogramma

Uit bovenstaande praktijk voorbeelden blijkt al dat “teambuilding” en “teambuilding” twee volledig verschillende programma’s kunnen zijn. Het kiezen van de juiste setting van uw teambuilding programma is dan ook onze tweede teambuilding-tip.

Wanneer de doelstelling van uw teambuilding programma bepaald is, kunt u gaan nadenken over de juiste setting van het event. Hiermee bedoelen we zaken als:  moeten de deelnemers zich meer gaan openbaren tijdens het event? Zoekt u meer een luchtige setting met wat leuke onderdelen? Wilt u kort aan teambuilding werken (bijvoorbeeld een middag) of langer / grotere zaken behandelen? Kies dan bijvoorbeeld voor een weekend. Het kiezen van de juiste setting is bepalend hoe de deelnemers zich zullen voelen, en dat is weer essentieel voor de uitkomst van uw programma.

Teambuilding tip 3: kies de juiste trainer

Okay, niet elke teambuilding sessie heeft een trainer nodig. Maar laten we afspreken dat het woord “trainer” ook voor “begeleider” of “evenementenbureau” kan staan. Een teambuilding event moet inspirerend en verrijkend zijn voor uw medewerkers. Kies daarom altijd een externe trainer om dit te verzorgen.  Een eigen manager heeft nooit de invloed en inspiratie die een externe trainer zal hebben. Bovendien heeft een extern persoon een frisse kijk op uw team, vreemde ogen dwingen meer en uw medewerkers staan sneller open voor tips over uw organisatie.

Passend bij de doelstelling en setting, kiest u de juiste trainer. Een inhoudelijk verbeter traject (waarbij je ieders kwaliteiten wilt leren kennen om het team verder te brengen) vraagt om een andere trainer dan een informele sessie (bijvoorbeeld waarbij de mensen elkaar voor de eerste keer zien en kennis moeten maken). Maar:  hoe weet je wie de juiste trainer is?  Juist daar komt de expertise van een evenementenbureau goed van pas. Zij kunnen u adviseren over de juiste trainer voor uw event. Een goed bureau zal u een passende trainer voorstellen, en biedt u de mogelijkheid om persoonlijk contact te hebben met de trainer.  Zo kunt u vernemen of de trainer ook daadwerkelijk bij uw bedrijf en doelstelling past. Een intake (vaak telefonisch) voorafgaand aan het event is ook een pré.

Naast trainers zijn er ook activiteiten begeleiders

U kent ze wel: jongens van 18 die uw teamuitje begeleiden.  Voor het jaarlijkse fun uitje is dit misschien prima, maar voor teambuilding wil je ervaren en daadkrachtige begeleiding.  Personen die de groep kunnen sturen en (wanneer nodig) ook gerichte feedback kunnen geven. Schroom niet om uw teambuilding aanbieder hiernaar te vragen: welke begeleiding kunt u verwachten? Maar ook: welke vorm van begeleiding ervaart u als meest prettig?  Zo kunt u gezamenlijk bekijken welke begeleiding het best passend is.

Teambuilding tip 4: kies een passende locatie

Kies voor teambuilding altijd de juiste locatie.  Dat hoeft niet noodzakelijkerwijs een externe locatie te zijn, maar de ervaring leert wel dat dit erg prettig werkt. Een externe locatie werkt verfrissend en er zijn geen dagelijkse kantoorbeslommeringen. Kies voor jullie teambuilding event een passende locatie en zorg ervoor dat het bij de invulling van het programma past. Dit zorgt voor meer inspiratie, waardering en creativiteit van de medewerkers.

Enkele voorbeelden uit de praktijk:

 

• Een teambuilding sessie om elkaar beter te leren kennen kunt u prima organiseren op uw eigen locatie (bijvoorbeeld met een activiteit) of op de locatie van de activiteit.
• Een inhoudelijk programma – waarin je meer teruggetrokken wilt zitten – zou goed kunnen op een inspirerende locatie. Kies bijvoorbeeld voor een vergaderlocatie middenin de natuur.
• Een sessie om verschillende afdelingen beter samen te laten werken – met trainer en bijpassende activiteit – organiseer je op een plek met weinig afleiding, en mogelijkheden voor een activiteit. Bij een tweedaagse sessie, zoekt u bijvoorbeeld naar een inspirerend hotel.

Teambuilding-tip 5: smartphone en social media vrij

U kent vast die vergaderingen of meetings waarbij de ene smartphone na de andere rinkelt. Het zorgt voor afleiding, en uiteindelijk voor frustratie.  Teambuilding betekent werken aan je team, en niet het vergroten van de onderlinge frustratie. Bovendien is een smartphone storend wanneer die afgaat, afleidend om steeds op te kijken en in het ergste geval moet een telefoongesprek buiten de zaal gevoerd worden. Zorg er daarom altijd voor dat alle telefoons en laptops uit staan tijdens het event. Je vraagt een volledige inzet van het team, dus even geen social media of email. Zo kunnen uw medewerkers zich optimaal focussen op de sessie / trainer / inhoud. Je zou bijvoorbeeld wel een “schermpjes pauze” kunnen houden, of vooraf kunnen communiceren dat de telefoons tijdens de meetings op de hotelkamer blijven.

Teambuilding tip 6:  Kies voor diverse breaks tijdens het programma

De boog kan niet altijd gespannen zijn. Focus en concentratie kunnen nooit de hele dag aanhouden op hoog niveau.  Zorg daarom altijd dat je programma niet van 08:00 tot 17:00 uur volgepland is, maar zorg voor vodoende breaks. Dat kan een lunch, rookpauze of “schermpjes tijd” (zie tip 5) zijn, maar zorg dat je programma focus en afleiding combineert.

Onze tip is om een teambuilding sessie aan te vullen met een bijpassende activiteit.  Gaat jullie teambuilding sessie over “beter samenwerken”, zorg dan voor een teambuildingactiviteit waarin men moet samenwerken. Aanrader: onze Herbie Hunt activiteit. Gaat de sessie echter over elkaar beter leren kennen, zorg dan voor een activiteit waarin men op laagdrempelige wijze contact kan opdoen (zoals onze Culinaire Connectie). Wij bieden jullie allerlei verrassende teambuildingactiviteit ideeën. Dit kan variëren van een frisse neus halen tijdens bijvoorbeeld een thematische legertocht in de natuur, een Scrapheap Challenge activiteit of Bugxter rijden met teamopdrachten. De activiteit dient bij voorkeur buiten en/of actief te zijn.

Teambuilding tip 7: een duidelijke planning is essentieel

Een meeting loopt vaak uit. Het resultaat is vaak dat de laatste onderwerpen veranderen in haastwerk, terwijl ze niet voor niets op de agenda staan (ze zijn even belangrijk als het eerste punt, terwijl die aanzienlijk meer aandacht kreeg). Werk daarom met een dagplanning en zorg dat uw medewerkers ook een gedetailleerde tijdsplanning krijgen. Spreek af dat u X tijd aan elk onderwerp besteedt, en dat men elkaar daarop wijst. Zo weten uw medewerkers waar ze aan toe zijn, verzandt u niet in eindeloze discussies en blijft iedereen scherper. Uitdaging: probeer de meeting ook eens een uur eerder te laten eindigen, door een goede regie te voeren.

Indien u een meerdaags event organiseert is een planning nog belangrijker.  Nog meer punten op de agenda, betekent ook nog meer kans op uitloop (en doorgaans een grotere tijdsuitloop). Maak ook hier een goede planning van dag 1 en op de volgende dagen. Dit biedt duidelijkheid en houvast voor iedereen.

Teambuilding tip 9: De kracht van de evaluatie en afspraak

Het laatste gedeelte van het event dient in het kader te staan van evalueren en afspraken maken. Wat hebben uw medewerkers van het event geleerd en tot welke inzichten zijn ze gekomen? De uitkomsten dienen door de groep gedragen te worden waardoor het resultaat gezamenlijk gedragen wordt. Dit biedt ook gelegenheid om een goed vervolg te geven aan de dag. Zorg ervoor dat de trainer een duidelijk verslag van de bijeenkomst maakt en vermeld duidelijk de gemaakte afspraken. Maak hiervan een lijst met concrete actiepunten: wie gaat wat doen binnen welke tijdsperiode? Wanneer komen we weer bij elkaar?

Breng eventueel de manager / directie op de hoogte van de uitkomsten zodat ook de directie het resultaat draagt. In sommige gevallen is het goed om 1:1 (of in een klein team) door te praten. Bijvoorbeeld voor het maken van een persoonlijk ontwikkelplan, op basis van de uitkomsten van de teambuilding sessie.

Teambuilding tip 10: herhaling is essentieel

Eén zwaluw maakt nog geen zomer.  En één teambuilding sessie kan geen volledige verandering teweeg brengen. Wanneer er belangrijke doelstellingen behaald dienen te worden is een repeterend karakter (de kracht van herhaling) verstandig. De output van sessie 1 wordt verwerkt, geïmplementeerd, en leidt tot de input van sessie 2. Dit kan een volledig andere sessies zijn, maar soms ook een verdieping daarvan.

Het is dan ook verstandig om te zorgen voor een follow-up, waarbij communicatie naar de totale organisatie of afdelingen een onderdeel kan zijn. Ook kun je met de trainer alvast een vervolg traject inzetten en een vervolgafspraak plannen. Vaak adviseren we bijvoorbeeld om na 3 maanden een inhoudelijke ochtendsessie (evauatie en vervolg) te plannen, met ’s middags een fun activiteit.

Als laatste: laat u inspireren door professionals

Hierboven hebben wij een aantal tips en adviezen gegeven voor een geslaagd team-building event. Een team-building event is er met uw medewerkers en voor uw medewerkers. Een optimale werksfeer op de werkvloer is voor iedere medewerker een stimulans om nog beter te functioneren en samen te werken met andere collega’s. Wanneer u graag meer inspiratie op wil doen? bekijk dan onze vaste vaste teambuilding activiteiten. op Maat verrassen wij ook u graag!

Veel plezier met het organiseren van uw teambuilding event!