Werkkostenregeling tips 

 

Het zakelijke woord voor 2015 is ongetwijfeld “WKR”; de Werkkostenregeling. Leuker maken ze het niet, maar eenvoudiger wordt uw administratie in 2015 wel. Alle loon in natura kunt u –vrijstellingen en nihil waarderingen daargelaten – onderbrengen in de vrije ruimte van 1,2% van uw totale loonsom. Dat rekent u eenvoudig uit.

De WKR rekent echter ook af met alle “plezante” zaken, die al snel als loon in natura gelden. Een keer dat extraatje voor het team, een fietsplan of een jubileumreis: het wordt afwegen hoe u dit binnen de vrije ruimte gaat inpassen. Met de volgende regels, interpretaties en tips kunt u uw event, personeelsfeest, bedrijfsuitje of jubileum in ieder geval in uw voordeel laten werken.

 

Werkkostenregeling voor Teambuilding, personeelsfeest of bedrijfsuitje

Overweeg het inzetten van een/uw personeelsvereniging. Dit is immers een juridische eigen identiteit. Uw bijdrage aan de personeelsvereniging valt binnen de WKR, maar het personeel kan zelf het andere deel bijdragen. Een mooie win-win situatie, waarmee u direct de medewerkers betrekt bij de festiviteit.

Fiscaal interessant uw jubileum vieren? Een groot jubileumfeest of die fraaie jubileumreis past waarschijnlijk niet in de vrije ruimte van 1 jaar. Met de PV kunt u meerdere jaren “inleggen” tot uw jaarlijkse vrije ruimte, om vervolgens dat grote jubileumfeest of jubileumreis te organiseren vanuit de PV. Zonder eindheffing.

Werkkostenregeling en een personeelsfeest in uw bedrijf Consumptieve bestedingen op de “eigen” werkplek (lees: de plekken waarvoor u ARBO technisch verantwoordelijk bent) vallen onder de Nihil waardering van de werkkostenregeling. Een familiedag op het eigen buitenterrein, het jubileumfeest in uw bedrijfshal, de kerstborrel in de kantine…allemaal 100% fiscaal aftrekbaar. Ook voor werknemers van andere vestigingen.

 

WKR en trainingen, cursussen, congressen

* Vergoedingen of verstrekkingen voor het onderhouden / verbeteren van kennis en vaardigheden voor uw werk zijn onbelast. Hieronder vallen trainingen, cursussen en congressen, maar ook teambuilding, studiedag, coaching- en kennismakingssessies. No questions asked zover.

* Dikwijls vindt echter een training- of teambuildingsevent plaats met een gecombineerd programma. Een trainer, lunch, activiteit en praktijkmoment kunnen dan afwisselend wel/niet aftrekbaar zijn, en wellicht onder de WKR vallen. Ons advies is uw dag goed te plannen en beargumenteren, zodanig dat het gehele programma een (grotendeels) zakelijk karakter heeft. De dag is dan volledig aftrekbaar, ook de lunch en consumpties. Showtime beschikt over programma opzetten die geaccrediteerd zijn door de belastingdienst als teambuilding/training. Vraag ons ernaar; het werkt in uw voordeel!

 

Personeelsfeest met uw concern?

* Uw concern telt verschillende vestigingen en BV’s, hoe gaat u dan met het personeelsfeest / bedrijfsuitje en de WKR om? U moet de werkkostenregeling dan per werkgever toepassen. Organiseert u dus een personeelsfeest op een externe locatie, dan berekent u de kosten door naar elke werkgever, op basis van het aantal aanwezige deelnemers per bedrijf.

* Ook kunt u ervoor kiezen het feest op de eigen locatie plaats te laten vinden. Kies dan de grootste werkgever als locatie, daar deze de kosten (voor eigen werknemers) volledig fiscaal kunnen aftrekken. We kunnen ons voorstellen dat u creatief te werk gaat bij het doorrekenen van deze kosten, maar probeer het altijd te onderbouwen.

 

Klantendag, relatie event of sales meeting organiseren

Overweegt het zakelijk karakter deze dag? Dan is het volledig aftrekbaar. Bovendien zijn op een dergelijk event vaak slechts een aantal werknemers van uw bedrijf aanwezig; de rest is immers klant / relatie. Ongeacht waar u dit evenement plaats laat vinden.

 

Slim: Plan een personeelsfeest nadien!

De locatie is reeds gehuurd, het meubilair geplaatst en alle faciliteiten stonden gereed voor uw klantendag / open dag. Waarom nadien niet uw personeelsfeest geven in deze faciliteiten? Met duidelijke afspraken met toeleveranciers kunt u inzichtelijk maken dat 95% van de kosten voor de klantendag gemaakt zijn. Enkel het consumptieve deel (eten / drinken) moet u dan nog onder brengen in de vrije ruimte van de WKR. Creativiteit loont!

 

Werkkostenregeling tip: Onderbouwen is bewijzen!

Bij een mogelijke controle kan de belastinginspecteur uw helicoptervlucht een luxe personeelsuitje vinden, terwijl u dit plande als incentive voor de behaalde doelen van uw salesteam. Met een goede onderbouwing en kopie van de originele sales afspraken kunt u het zakelijke karakter van uw programma aantonen en daarmee aftrek afdwingen. Daarom altijd onderbouwen & archiveren. Het is een kleine moeite om een kopie van interne afspraken, offertes en dagverloop bij te voegen, maar kan veel discussie voorkomen. Ja, de belastingdienst maakt het makkelijker 😉

 

Wij zijn Werkkostenregeling Proof; u ook?

Elk jaar organiseren we veel trainingen, klantendagen, bedrijfsuitjes, open dagen en jubilea. We weten als geen ander welke programma’s – of met welke benadering & onderbouwing – WKR proof zijn. Een aantal van onze programma’s en trainingen zijn zelfs geaccrediteerd door de belastingdienst en gegarandeerd aftrekbaar. Dit geeft u zekerheid. Tijdens een kennismaking vertellen we u er graag meer over. De koffie staat niet klaar (die zetten we graag vers 😉 en dat mag van de belastingdienst zelfs WKR proof! Tot spreeks, dan krijgt u nog een paar persoonlijke tips van me, Met creatieve WKR groet, Niek Bolscher